과거에는 한 비서가 회사 토템 기둥에서 가장 낮은 비율로 간주되었습니다. 하지만 시간이 달라졌고 총무의 역할이 행정 보조자가되어 조직 전체를 운영하는 데 종종 도움이되는 사람입니다. 직원이 단일 임원, 여러 관리자 또는 전체 조직에서 근무하는 경우 조수가 관리 직무를 처리하면 다른 모든 직원이 전략 우선 순위에 더 많은 시간을 투자하고 비즈니스를 성장시켜 세부 사항이 통제된다는 사실을 확신 할 수 있습니다.
$config[code] not found행정 업무 개요
가장 일반적인 의미에서 행정 업무는 일상적인 업무 운영의 일부인 업무 및 활동입니다. 여기에는 전화 응답, 메시지 수신, 서신 관리, 소모품 주문, 공유 사무실 영역의 체계적이고 기능적인 유지가 포함됩니다. 직무에는 보고서 작성, 데이터 입력 및 관리, 파일 관리, 기본 회계 및 기타 재무 업무가 포함될 수 있습니다. 이러한 임무 중 많은 부분은 행정 보조원에 의해 관리되며, 직무의 일부 또는 전부를 수행하여 개인이나 팀을 도우려고하는 업무이지만, 많은 입문 및 중급 직책에는 공정한 관리 업무가 포함됩니다. 예를 들어, 관리 보조원은 프로젝트 관리 시스템에서 자신의 업무를 업데이트하거나 전자 메일에 응답 할 책임이 있습니다. 대부분의 행정 업무는 사무적이며 종종 정보를 관리하고 배포하는 것으로 귀결됩니다.
과학 기술
기술에 대한 방법을 아는 것은 행정 업무에서 가장 중요한 측면 중 하나입니다. 여기에는 컴퓨터, 팩스기, 복사기, 스캐너, 전화기 및 기타 사무 장비와 같은 도구 사용이 포함됩니다. 일반적으로 대부분의 관리 작업에는 워드 프로세서, 스프레드 시트, 데이터베이스 및 데스크탑 게시 소프트웨어와 같은 일반적인 컴퓨터 소프트웨어 프로그램이 필요합니다. 공유 장비의 문제를 해결하는 기능은 많은 관리 업무 설명의 일부이기도합니다. 예를 들어 관리 전문가가 용지 걸림을 해결하거나 프린터 및 복사기의 토너를 교체해야하는 경우는 드물지 않습니다.
일부 비즈니스에서는 관리 도우미가 일정 및 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 방법을 알고 있어야합니다. 경영진을 위해 직접 일하는 사람들은 일반적으로 상사의 일정을 관리해야하며, 부서 행정 보조자는 회의 예약, 휴가 및 병가를 추적해야하며 일반적으로 사람들이 어디에 있고 무엇을하고 있는지 파악해야합니다.
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또 다른 중요한 행정 업무는 통신을 포함합니다. 행정 보조원은 종종 서면 및 구두로 의사 소통을해야합니다. 그들은 메모를 작성하거나, 이메일을 사용하여 동료 또는 고객과 연락하거나, 회사 핸드북 또는 웹 사이트를 업데이트하거나, 다른 사람의 작업을 편집하고 교정하도록 요청받을 수 있습니다. 보조원은 대개 전화 응답, 상사를 대신하여 전화를 걸고 방문객과 상호 작용하는 일을 담당합니다. 따라서 성공적인 행정 보조원은 훌륭한 의사 소통 기술을 갖추고 명확하고 전문적으로 글을 쓸 수 있어야합니다.비서, 문법 및 전문 서면 의사 소통의 기준을 확실하게 파악하는 것은 보조자가 상사를 대표하기 때문에 중요합니다.
부기와 구매
지출을 추적하는 것은 모든 비즈니스에서 중요하며,이 작업은 스프레드 시트 또는 부기 프로그램에 비용을 입력하고 직원의 지출 보고서를 수집 및 확인하고 환급금을 관리해야하는 관리 보조자에게 해당되는 경우가 많습니다. 중소기업에서는 행정 보조원이 채권 처리, 청구서 발송 및 지불 처리, 회사 예금 처리를 담당 할 수 있습니다. 행정 전문가는 때로는 소액 현금을 관리하고 필요시 경비를 추적하고 자금을 추가합니다. 이 분야의 다른 업무로는 비용 분석, 예산 지원 및 공급 업체 분쟁 처리가 있습니다.
구매와 관련하여 행정 보조원은 일반적으로 소모품을 담당합니다. 즉, 사무 용품을 구성 및 모니터링하고 필요한 경우 보충을 주문합니다. 그들은 벤더에 대한 연구를 수행하고 필요에 따라 구매 주문을 요청하거나 발급합니다. 경우에 따라 관리 보조자는 소프트웨어 또는 정기 가입에 대한 라이센스 추적 및 관리를 담당하여 신속하게 지불하고 올바르게 사용하도록 할 수 있습니다.
연구 및 계획
많은 행정 전문가들이 연구 프로젝트를 관리하고 정보를 수집해야합니다. 전화 번호 나 주소를 찾는 것만 큼 간단 할 수도 있고 복잡한 프로젝트는 고객 정보 조회, 세부 사항 상호 참조, 정교한 스프레드 시트 또는 보고서 작성을 포함 할 수도 있습니다. 이 프로젝트는 일반적으로 기한 내에 작업하고 정보를 제시해야합니다.
많은 경우 행정 업무에는 기획도 포함됩니다. 주간 직원 회의에서 주요 행사에 이르기까지 행정 보조원은 세부 사항을 관리해야합니다. 미팅을위한 회의실을 예약하거나 전체 건물 또는 층의 객실 예약을 관리하고, 다과를 주문하고, 회의가 시작될 때 모든 기술 장비가 준비되고 작동하는지 확인해야 할 수 있습니다. 여행 계획은 또 다른 큰 책임입니다. 회사에 여행 부서가없는 경우 행정 보조원은 항공편 및 호텔을 연구하고 예약하고 식사 예약을하고 회의 등록과 같은 기타 세부 정보를 처리하는 사람이 될 수 있습니다.
특수화 된 작업
특정 산업 분야에서 행정 전문가는 전문 지식이나 기술이 필요한 작업을 처리하도록 요구받습니다. 예를 들어, 법률 및 의료 행정 보조는 종종 업계 용어 및 절차에 대한 이해가 필요한 작업을 완료해야합니다. 법무 장관은 법적인 지식과 이해의 기본 수준을 요구하는 소환장, 이의 제기 또는 청구와 같은 법적 문서를 작성하고 서류를 작성하도록 요청받을 수 있습니다. 법률 연구를 수행하는 방법을 알고있는 것처럼 법원 시스템 및 절차에 대한 이해 또한 이러한 행정 보조자에게 중요합니다.
인적 자원 부서의 직무는 고용 문제에 초점을 맞추고 인터뷰 일정 수립, 백그라운드 수표 처리 및 응용 프로그램의 초기 검토를 통해 완료되었는지 확인하는 등의 작업이 포함될 수 있습니다. 이 능력을 가진 사람은 인적 자원 및 고용 법에 대한 이해와 경험이 있어야 할 가능성이 큽니다. 기본적으로 행정 보조원이 근무하는 특정 분야와 부서가 특정 직무의 결정 요인이되며 일부 분야는 다른 분야보다 많은 경험과 지식이 필요합니다.
행정 보조 자격
대부분의 직무는 최소한 일부 행정 업무를 포함하지만 대부분은 행정 보조원이 처리합니다. 거의 모든 산업 분야에서 기회가 있으며, 대부분의 초급 직위는 고등학교 졸업장 또는 이와 동등한 자격을 가진 개인에게 공개됩니다. 일부 고용주는 학사 학위 나 현장 경험이있는 행정 보조원이나 비서를 고용하는 것을 선호합니다. 법률 및 의학과 같은 특정 분야에서는 일반적으로 보조원이 현장과 관련된 추가 교육을 받아야합니다.
교육 수준에 관계없이 대부분의 고용주는 워드 프로세싱, 스프레드 시트 및 데이터베이스 관리를 포함하여 사무 업무에 경험과 기술을 갖춘 행정 보조원을 찾습니다. 일반적으로 고용주는 보조자가 Microsoft Office 제품에 기술을 보유 할 것을 요구합니다. 일부 커뮤니티 칼리지, 임시 기관 및 성인 교육 프로그램은 사무실 관리에 인증서 프로그램을 제공하므로 직업을 찾고있을 때 이점을 얻을 수 있습니다. 대부분의 고용주는 또한 보조원이 자신의 특정 업무에보다 신속하게 적응하고 익숙해 질 수 있도록 실무 교육을 제공합니다.
사무적 기술 외에도 고용주는 의사 소통 기술 (서면 및 구두 모두), 조직 기술, 의사 결정 및 문제 해결 능력, 대인 관계 기술을 보유한 개인을 고용하려고합니다. 전문성은 멀티 태스킹 및 우선 순위 지정 기능과 마찬가지로 필수 요소입니다. 많은 고용주가 민감한 정보를 다루고 종종 연방 규정에 구속되기 때문에 기밀 유지 능력과 재량은 중요한 요소입니다.
임금 및 고용 전망
행정 보조원의 평균 급여는 매우 낮으며 중저가의 20 대 급여를받는 보급형 보조원과 6 명에 육박하는 최고 임원 보조원이 있습니다. PayScale.com은 행정 보조원이 $ 38,736의 중간 급여를 받았다고보고합니다. 노동 통계국 (Bureau of Labor Statistics)에 밀접한 수치 인 37,870 달러로 중간급을 지급합니다. 행정 보조원의 절반이 더 많은 수입을 얻고 절반은 적게 벌 수 있습니다. BLS는 가장 높은 유급 보조자가 연간 62,000 달러 이상의 수입을 올리며, 그 액수는 간부를 위해 85,000 달러로 증가한다고보고합니다. 가장 많은 경험을 쌓은 사람들과 함께 수년간의 경험으로 급여가 증가합니다.
불행히도, BLS는 또한 2026 년까지 행정 보조자에 대한 수요가 5 % 감소 할 것으로 예상하고 있습니다. 대부분의 직책은 새로운 직원이 아니라 오히려 직원 퇴사를 대체하기 때문입니다. 기술 개발과 다른 직원들에 대한 많은 관리 직무의 이동이 감소의 대부분을 차지합니다. 또한 많은 조직이 운영을 간소화하므로 보조자가 둘 이상의 관리자 또는 부서에 할당되어 더 많은 책임을 맡습니다.
행정 업무를 성공적으로 수행하는 방법
놀라운 행정 비서가 특히 산업 및 비즈니스에 대한 대학 학위와 심층적 인 이해가있는 경우 판촉 활동의 최우선 순위에 있습니다. 귀하의 직업을 진지하게 생각하면 더 크고 좋은 일이 생길 수 있으므로 상사와 직장 동료에게 없어서는 안되는 방법을 찾는 것이 가장 중요합니다.
이를 수행하는 가장 좋은 방법 중 하나는 사장님의 목표와 우선 순위에 대해 배우고 자신의 필요를 예상하는 것입니다. 상사가 요구 사항이나 요구 사항을 미리 준비하기 전에 미리 살펴보고 미리 준비하십시오. 예를 들어, 상사가 매주 또는 매월 특정 회의에 참석하는 경우, 회의록을 미리 읽은 다음 상사가 회의에 미리 제출할 것으로 예상되는 문서 나 보고서를 준비하십시오. 상사가 하루 종일 회의를하지 않고 하루 종일 회의에 참석할 것이라는 것을 알게되면 점심을 주문하여 커피 포트를 신선하게 유지하십시오. 사장님을 잘 보이게하는 것이 당신 직업이기 때문에 가장 전문적이고 유능한 이미지를 보여주기 위해해야 할 일을하십시오.
귀하의 산업을 따라 가면 록 스타 조수가 될 수도 있습니다. 용어를 배우고 추세를 따라 가십시오. 이 방법을 사용하면 대화에 기여하고 작업에서보다 정확하게 할 수 있습니다. 세부 사항이 중요하므로 모든 사람이 말하는 내용을 이해하면 값 비싼 실수를 피하는 데 도움이됩니다. 위대한 조수는 또한 수완이 있으며 행동을 취할시기와해야할 일을 정확히 알고 있습니다. 모든 질문이나 문제로 사장에게 달릴 수는 없습니다. 당신의 상사는 당신이 일을 돌보고 배우기로 돌아갈 것을 기대합니다. 조직 내외부, 정보 및 회사 정책 및 절차를 찾을 수있는 곳을 알면보다 많은 자원과 문제를 해결할 수 있습니다.
마지막으로 훌륭한 비서가 되려면 훌륭한 조직 기술이 필요합니다. 주어진 순간에 질문에 답변하거나 상태 업데이트를 제공하거나 다른 문제를 해결할 수있는 사람이 필요할 수도 있습니다. 아직 조직되지 않았다면이를 수행 할 수 없습니다. 가장 중요한 행정 의무는 모든 판을 회전시키고 조직하는 것이 그 기술의 기초입니다.
