21 원활한 운영을위한 Office 저장소 및 조직 아이디어

잘 조직 된 사무실은 시간을 절약하고 더 행복한 당신과 더 행복한 동료를 만듭니다.

신문, 뒤죽박죽 서랍, 얽힌 전선, 물건 상자 등을 걸어 다니는 것은 큰 문제가 아닐지 모르지만, 쉽게 찾을 수있는 것들을 사냥하는 데 소요되는 시간을 고려할 때 실제 육체적 인 부담이됩니다. 그러나 그렇지 않다. 전자 파일의 혼란과 혼란은 큰 문제입니다.

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그러면 정신적 부담이 있습니다. 의식적으로 깨닫든 말든간에, 혼란 스러움은 모두에게 스트레스를 줄 수 있습니다.

다음은 귀하의 신체 및 전자 작업 공간을 구성하는 21 가지 방법입니다.

바닥에서 꺼내십시오.

책장 및 선반 유닛과 수직으로 이동하십시오. 종종 데스크톱 공간이나 바닥 공간이 부족합니다. 수직 보관은 공간을 효율적으로 사용하고 눈높이에 더 많은 영향을줍니다.

"활동 센터"만들기

한 곳에서 활동을 완료하는 데 필요한 모든 것을 넣으십시오. 특히 활동을 정기적으로 수행하는 경우 특히 그렇습니다. 당신은 당신이 필요로하는 것을 찾고 시간을 낭비하는 것을 피할 것입니다. 예를 들어, 포장 및 선적 용품과 도구는 한 영역에 있어야합니다. 또는 여행 가방, 네오프렌 슬리브 및 휴대용 충전기와 같이 여행 할 때 가지고 다니는 품목의 선반을 만드십시오.

파일, 스캔, 파쇄

수표와 같은 중요한 종이를 잃어 버릴 수 있으므로 데스크탑을받은 편지함으로 사용하지 마십시오. 종이 형태로 보관하려는 서명 된 계약서 및 기타 항목은 즉시 제출해야합니다. 다른 것을 디지털 형식으로 스캔하십시오. 종이를 파쇄하고 버리거나 재활용하십시오.

모든 것을위한 폴더

모든 종이 문서 용 폴더가 있어야합니다. Pendaflex 교수형 폴더는 마닐라 내부 폴더와 함께 저렴한 솔루션입니다. 둘 다 레이블하십시오. Pendaflex 폴더는 파일 캐비닛의 자리 표시 자이며 항상 보관해야합니다. 내부 마닐라 폴더는 필요에 따라 꺼내는 폴더입니다. 완료되면 마닐라 폴더를 pendaflex로 다시 정리하는 것이 쉽습니다.

랩 컴퓨터 코드

얽힌 엉망으로 컴퓨터 케이블과 전기 코드를 얻었습니까? 당신은 유일한 사람이 아닙니다. 다행스럽게도 특수 트위스트 넥타이 및 코드 커버로 물건을 깔끔하게 유지할 수 있습니다. 코드에 레이블을 지정하면 연결을 끊거나 이동해야 할 때 올바른 코드를 찾을 수 있습니다.

Corkboards를 사용하여 "Top of Mind"항목을 앞에 두십시오.

작업 또는 어떤 종류의 알림에 대한 점검 목록을 참조해야하는 경우 책상 근처의 코르크 판에 고정하십시오. 이것은 새로운 습관이 될 때까지 어떤 새로운 과정에도 좋습니다. 더 이상 참조 할 필요가 없을 때 항목을 간단히 누르십시오.

한 곳에서 모든 매뉴얼을 저장하십시오.

프린터의 사용 설명서를 참조해야합니까? 또는 Bluetooth 헤드셋과 함께 제공되는 작은 안내 전단을 찾으십시오. 모든 서가를 전용 서랍, 플라스틱 상자 또는 폴더에 보관하면 사냥 할 필요가 없습니다.

분할 된 서랍 만들기

서랍에 내장형 칸막이가없는 경우 저렴한 금속 또는 목재 칸막이 판을 사거나 재활용 플라스틱을 사용하는 것이 좋습니다. 장치 충전기 구성; 펜; 종이 클립; 메모장 및 스티커 메모; 가위 및 기타 항목. 조직 된 서랍은 시간을 절약 할뿐만 아니라 하루에 여러 번 혼란에 빠져들 필요가 없다면 덜 스트레스를받을 것입니다.

선반을 보관할 때 라벨러 사용

레이블이 필요한 파일 만이 아닙니다. 서가와 서랍에 라벨을 지정하면 도움이됩니다. 그렇게하면 사무실의 모든 사람들이 물건을 반환 할 수있는 적절한 장소를 알고 있습니다.

"해야할 일"목록 유지

정신 혼란은 물리적 인 혼란만큼이나 많은 이슈입니다. Getting Things Done 시스템의 핵심 포인트 중 하나는 머리와 종이 (또는 전자리스트)에 아이템을 가져 오는 것입니다. 그렇게하면, 당면 과제에 집중할 수 있습니다. 할일 목록을 짧고 깔끔하게 유지하십시오.

주간 유지 보수 및 정리 수행

매주 주말에 일주일 동안 사용 된 물건을 자기 집으로 되돌려 놓으십시오. 파쇄 또는 파일 용지 더미. 혼란을 너무 오래 축적시키지 않으면 정리하기가 더 쉽습니다.

회사 문서의 중앙 클라우드 위치 사용

시간을 절약하고 모든 사람들이 자신의 "가상 파일링"시스템을 구축 할 필요가 없도록하는 환상적인 방법은 회사 문서를위한 하나의 중앙 클라우드 위치를 사용하는 것입니다. Google 드라이브 또는 OneDrive와 같은 옵션을 사용하면 주제 나 클라이언트별로 중앙 폴더를 설정하고 문서를 공유 할 수 있습니다.

프로젝트 관리 또는 작업 관리자 소프트웨어 사용

프로젝트 관리 시스템을 통해 직원들은 프로젝트를 추적 할 수 있습니다. 더 중요한 것은 종이 작업 목록 및 이메일 지침을 제거하고 그로 인해 발생하는 혼란을 없애는 것입니다.

클라우드에서 영수증을 스캔하고 저장하십시오.

그런 다음 종이 영수증을 버릴 수 있습니다. 최신 모바일 앱을 사용하면 스캐너가 필요하지 않습니다. 사진 찍기 만하면됩니다. 고급 앱을 사용하면 영수증을 회계 기록이나 신용 카드 기록과 자동으로 동기화 할 수 있습니다 (수동 키 입력은 피함).

빠른 참조 용 브라우저 책갈피 사용

반복되는 참조 사이트 또는 로그인 화면에 대한 링크를 찾기 위해 사냥을 한 적이 있습니까? 아니면 어디에서 찾을 수 있는지 기억하지 못합니까? 북마크하고 폴더에 북마크를 정리하면 몇 번의 클릭만으로 북마크를 볼 수 있습니다.

반복 주문에 대한 즐겨 찾기 목록 저장

또 다른 시간 절약은 정기적으로 사용하는 온라인 소매 업체에서 즐겨 찾기 목록을 저장하는 것입니다. 그렇게하면 구입할 때마다 동일한 소모품을 찾을 필요가 없습니다. Staples.com과 같은 사이트는 즐겨 찾기 목록을 저장할 수 있으며 매우 편리합니다.

이전 파일 보관

지난 1 년 정도 컴퓨터 파일 (특히 전자 메일)을 사용하지 않은 경우 해당 파일을 보관하십시오. 당신은 여전히 그들을 가질 것입니다,하지만 당신은 그들을 통해 현존하는 아이템을 찾을 필요가 없습니다. 특정 시간이 지나면 아카이브 파일을 삭제하는 정책을 설정하는 것도 고려하십시오.

알맞은 안티 바이러스 및 맬웨어 방지 소프트웨어가 있어야합니다.

컴퓨터 바이러스 및 맬웨어 공격으로 인해 손실 된 파일 또는 손실 된 시간보다 더 많은 혼란이 발생할 수 있습니다. '그런가 말했다!

노트 구성 앱 사용

Evernote, Microsoft의 OneNote 및 SimpleNote와 같은 응용 프로그램은 웹 연구 및 전자 메모를 구성하고 저장하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

진정으로 "스마트"폰은 시간을 절약 해줍니다.

지혜롭게 사용 된 스마트 폰은 시간을 절약하고 우리를 더욱 행복하게 만들 수 있습니다. 중요한 일이 생길 경우를 대비하여 우리는 아직 연락을하고 있기 때문에 죄책감이없는 가족 행사를 위해 사무실을 벗어날 수 있습니다. 필요한 앱을 실행하기에 충분한 내부 메모리가있는 강력한 스마트 폰을 사용하십시오.

모든 장치에 대한 자동 동기화

스마트 폰에 대해 말하면, 비즈니스 소유자와 직원 모두 똑같은 날에 일인당 데스크탑 컴퓨터, 태블릿 및 스마트 폰 같은 여러 장치를 사용하고 있습니다. 클라우드 파일 저장 또는 적어도 파일을 자동으로 동기화하는 기능은 시간을 절약하고 최신 파일을 가지고 있지 않은 혼란을 피하는 데 필수적입니다.