리더로서, 당신은 생산적인 팀을 원하므로 적시성을 강화하고 팀원들이 지연과 같은 나쁜 작업 습관을 피하는 데 도움이되는 것입니다.
꾸물 거리는 것은 지연되는 사람의 생산성을 떨어 뜨립니다. 그보다 더 중요한 것은 지연의 부재에 대한 부담을 덜기 위해 고군분투해야하는 나머지 팀뿐만 아니라 지연 자에게 스트레스 스트레스를 더합니다.
$config[code] not found또한 팀워크를 침해하는 부정적인 감정을 유발합니다. 미루는 사람은 적기에 대해 죄책감을 느끼고 팀원은 공을 떨어 뜨리는 다른 사람을 만회해야한다는 분노를 느낍니다.
말할 것도없이, 물론, 그것은 당신의 사업의 최종선을 해칠 수 있습니다. 지연은 불만족스러운 고객, 지연에 대한 처벌 및 향후 판매 손실을 초래할 수 있습니다.
소프트웨어는 팀이 지연 시간을 깨뜨리는 데 도움이되는 쉬운 솔루션을 제공합니다. 여기에는 5 가지 간단한 방법으로 소프트웨어를 사용하여 지연을 방지하고보다 효과적으로 생산성을 높일 수 있습니다.
가장 큰 잠재력을 발휘하는 캘린더 사용
디지털 캘린더는 쇠퇴의주기를 깨는 데 이상적입니다. 팀에서 다음과 같은 캘린더 기법을 시도해 보도록 권장하십시오.
- 캘린더에서 중요한 프로젝트 또는 작업을 수행하는 일정 기간을 차단하십시오. 캘린더에 1 시간 또는 2 시간 정도의 시간을두고 있다면 캘린더를 할 일 목록에 작업을 올려 놓는 것보다 한 걸음 더 가까이 다가 갈 수 있습니다.
- 일정 관리 통지를 설정하면 작업에 필요한 모든 문서에 대한 링크를 일정 통지에 추가하십시오. 그렇게하면 시작할 때 문서를 검색하는 데 시간을 낭비하지 않게되거나 혼란에 빠지게됩니다.
- 조직에서 공유 일정을 사용하여 가용성을 확인하기 위해 앞뒤로가는 것을 피하십시오. 공유 캘린더를 사용하면 누가 무료인지 알 수 있습니다. 또한 캘린더 프로그램의 기능을 배우면 스케줄링을 쉽게 해주는 해킹이 거의 없습니다. 예를 들어 Outlook 일정에는 모임 설정을 더 빠르게 할 수있는 일정 도우미라는 것이 있습니다.
린스 및 반복: 템플릿, 템플릿, 템플릿
아무 것도 그 다음 프로젝트를 시작할 곳이 궁금한 빈 화면을 보는 것처럼 지연을 조장하지 않습니다. 템플릿을 사용하면 보고서 작성, 프레젠테이션 작성 또는 미팅 아젠다 작성과 같은 작업을 신속하게 수행 할 수 있습니다.
두 종류의 템플릿이 있습니다. 하나는 온라인 또는 심지어 사용중인 Office 제품군에서 찾을 수있는 일반적인 템플릿입니다. 예를 들어, Office 365에는 스프레드 시트 및 프레젠테이션과 같은 다양한 모듈에 많은 무료 템플릿이 있습니다.
템플릿의 또 다른 종류는 귀하의 비즈니스에 특별히 맞춤 설정된 템플릿입니다. 시간이 지남에 따라 영업 프레젠테이션, 보고서 등을위한 템플릿을 제작할 수 있습니다. 열쇠는 모든 사람이 필요할 때 찾을 수 있는지 확인하는 것입니다. 중앙 템플릿 라이브러리를 만들고 모든 사람들이 그것을 사용하도록 권장하십시오. 공유 폴더 및 클라우드 파일 저장소를 사용하면이 설정을 매우 쉽게 할 수 있습니다.
Tick Tock: 시간 관리 타이머 사용
때로 지연은 중요하지 않은 작업에 너무 많은 시간을 소비함으로써 도움을받습니다. 팀이 가장 긴급하고 중요한 업무에 시간을 더 잘 배분하는 방법을 이해하도록 도와줍니다.
여기 타이머가 도움이 될만한 곳이 있습니다. 팀 구성원 중 중요하지 않은 전자 메일을 너무 오래 읽는 경향이 있거나 회의를 다시 시작할 수있는 경우 타이머를 사용하면 일주일에 몇 시간이 걸릴 수 있습니다.
나는 시간을 더 의식하는 것으로 놀라운 효과가 있음을 발견했습니다. 추적을 시작할 때까지는 중요도가 낮은 작업에 얼마나 많은 시간을 낭비했는지 알지 못했습니다.
Windows 10에는 무료 타이머 앱이 내장되어 있습니다. 웹에서 타이머 앱을 찾거나 스마트 폰에서 타이머와 알람을 사용하기 만하면됩니다.
즉각적인 변경: 공유 문서를 통한 협업
일부 팀원이 인터넷을 통해 나가기 전에 미리보고 싶은 보도 자료가 있다고 가정 해보십시오. 의견을 제출하고 응답해야하는 모든 사람에게 시간을 할애 할 수 있도록 노력하십시오. 특히 팀 내의 지연 자에게 특히 그렇습니다.
여기서 클라우드는 공유 클라우드 문서의 형태로 구조에 나옵니다.
실시간 공동 저자가 될 수있는 기능을 사용하여 Word에서 공동 작업을 할 수 있다는 것을 알고 계셨습니까? 다른 사람이 문서에서 작업 할 때 문자별로 편집 내용을 추적 할 수 있습니다. 그렇게하면 모든 사람이 통화에 참여할 수 있고 실시간으로 모든 입력을 신속하게 수집 할 수 있습니다. 따라서 일부 사람들이 추월하는 경향을 피할 수 있습니다.
Microsoft Office 365는 멀티 파티 HD 비디오 및 오디오 플랫폼 팀을 제공하므로 그룹은 서로 다른 위치의 전화 번호, 캠페인 및 프로젝트에 대해 토론 할 수 있습니다. 최신 캠페인에 대한 아이디어를 함께 넣으려는 고객이있는 경우 모든 사람을 동일한 온라인 페이지에 둡니다.
Planner는 Office 365 용으로 특별히 제작되었으며 모든 장치에서 작동합니다. 파일, 작업을 추가하고 팀이 어디에 있든 팀과 이야기 할 수 있습니다. 전자 메일 알림을 사용하면 팀 구성원이 새 작업을받은시기를 쉽게 알 수 있습니다. 플래너는 모든 사람을 끌어 들이고 모든 개발 상황에서 업데이트되도록합니다.
지연을 피하려면 Office 365 비디오가 또 다른 옵션입니다. 회사를 통해 비디오 컨텐츠를 업로드하고 공유하면 필기 노트 및 지침에 얼굴과 실사가 적용됩니다.
Cortana와 같은 가상 길잡이 사용
여기에 한 가지 더 지연 방지 회피가 있습니다: 가상 조수를 사용하여 메모를하고 다음 프로젝트를 연구하십시오. 예를 들어, Cortana를 사용하여 큰 보고서에 대한 몇 가지 메모를 구두로 지시하고 OneNote에 저장할 수 있습니다. 때로는 보고서에 포함 할 것들에 대한 몇 가지 메모를 지정하는 것과 같이 아기 단계로 시작할 때 시작하는 것이 훨씬 쉽습니다.
Cortana를 사용하여 대화식으로 프로젝트의 웹 연구를 수행 할 수도 있습니다. Cortana와 같은 것을 사용하여 사물을 보는 경우, 힘들게 일하는 느낌이 적고 간단한 토론과 같은 느낌을줍니다.
이 예가 보여주는 것처럼 기술을 사용하여 지연을 방지하고 시작하는 데는 여러 가지 방법이 있습니다. 그래서, 무엇을 기다리고 있니? 이 도구 중 일부를 사용하여 시작하십시오!
이 글을 쓰는 시점에서 Anita Campbell은 Microsoft Small Business Ambassador 프로그램에 참여하고 있습니다.
Shutterstock을 통한 노트북 사진의 남자
추가 정보: Microsoft, 스폰서 1
