회의는 사업의 중심이며 결정과 행동을 촉발시킵니다. 가장 생산적인 회의는 다른 중요한 의제 주제에서 벗어나지 않고 행동 항목을 관리합니다. 조치가 제대로 관리되지 않으면 완료되지 않은 작업, 의도 된 목표를 달성하지 못하거나 조직에 아무런 가치를 가져다주지 못하는 귀중한 시간을 낭비 할 수 있습니다. 클로저에 이르기까지 액션 항목을 효과적으로 관리하는 것은 회의록에서 정확하게 캡처하여 시작합니다.
$config[code] not found정의
오해의 여지가없는 작업을 명확하게 정의하십시오. 회의 참석자가 예상 한 내용에 동의하고 이해하는지 확인하기 위해 문서화되는대로 조치를 다시 알려주십시오. 회의에 참석 한 사람에게 그 행동을 할당하고 그 사람이 언어로 책임을 느끼도록하십시오. 문제가 제기되었을 때 참석하지 않은 사람에게 잘못 지정된 행동 항목을 무기한 공개 할 수 있습니다.
녹음
미팅 기록에는 표준화 된 형식을 사용하고 작업 항목 목록을 위해 특별히 지정된 섹션을 사용하십시오. 형식을 일관되게 유지하면 효율적인 후속 조치를 위해 문제점을 올바르게 포착하는 데 도움이됩니다. 수행해야 할 일, 발생 여부 확인, 문제 제기 날짜 또는 조치가 지정된 날짜 및 조치가 완료 될 것으로 예상되는 날짜를 기록하십시오. 각 작업마다 주 소유자와 백업 담당자를 지정하십시오. 백업은 주 소유자의 공동 작업자 역할을 할 수 있으며 호출 될 경우 작업을 지원할 수 있습니다.
오늘의 비디오
그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.배포
회의록을 배포하는 데 너무 오래 기다리지 마십시오. 모임 중에 누군가 전자 노트를받는다면 회의록이 끝나 자마자 바로 회의록을 배포 할 수 있습니다. 지연이 길면 참석자가 즉각적인 감각을 상실 할 수 있습니다. 보다 최근의 작업 할당은 회의 중에 발행 된 것보다 우선 순위를 가질 수 있습니다.
추적
작업 항목 목록을 사용하여 확인 된 만기일을 기준으로 배정을 추적하십시오. 회의가 정기적으로 개최되는 시리즈의 일부인 경우 공개 된 작업을 검토하여 다음 회의를 시작하십시오. 참석자에게 사전에 알리고 진행 상황보고에 필요한 자료를 준비 할 수 있도록하십시오. 회의가 독창적 인 또는 독립 실행 형 세션 인 경우 작업 소유자를 개별적으로 또는 새로운 회의에서 후속 조치를 추적하여 독점적으로 종결하도록합니다.
시계
기한을 놓친 경우 또는보고 된 조치가 기대치를 충족시키지 못하면 팀 구성원이 이러한 사실을 볼 수있게하십시오. 지연을 야기한 원인, 조치가 불충분하다고 여겨지는 이유를 명확하게 설명하는 서면 설명을 비롯하여 조치 항목 목록을 재배포하고 궤도를 도는 데 필요한 조치를 취하십시오. 로드 블록을 제거하기 위해 관리 지원이 필요한 경우 관리 팀의 해당 구성원과 시간을 예약하여 문제와 팀에서 권장하는 솔루션에 대한 간략한 요약을 제공하십시오.
폐쇄
작업이 완료되면 문제가 마감 된 날짜를 식별하여 작업 항목 목록을 업데이트하십시오. 팀 구성원에게 목록을 다시 배포하여 폐쇄 된 작업과 종료 된 작업을 확인할 수 있습니다. 모두가 닫힌 항목을 본 후에 목록에서 제거하십시오. 폐쇄 된 품목은 팀의 요구 나 경영진의 기대에 따라 보관하거나 삭제할 수 있습니다.
