팀 비서는 다른 임무를 수행하기 위해 사무실 팀 구성원을 해방하기 위해 관리 업무를 수행하여 작업 부하를 운반하는 데 도움을줍니다. 이들은 현재 프로젝트를 도와줌으로써보다 숙련 된 회원들이 프로젝트를 개선하고 문제를 해결하며 고객의 요구를 해결할 수있는 방법에 집중할 수있게합니다. 추가적인 행정 지원은 기한 준수 및 제 시간에 프로젝트 완료에 필수적입니다. 보조원은 팀 리더의 직접적인 감독 아래에서 일합니다.
$config[code] not found행정 업무
팀 보조원은 감독이 거의 필요없는 행정 업무를 지원합니다. 그들은 고객과 약속을 정하고 고객이 문서와 미수금을 제때에받을 수 있도록합니다. 내부 팀 회의를 조직하고 일정을 작성하여 모든 직원이 동일한 페이지에 있는지 확인합니다. 다른 업무에는 중요성별로 이메일 정렬, 마감일에 대한 팀원 경고, 사본 작성, 심부름 실행, 문서 준비 및 전자 파일 정리 등이 포함됩니다. 즉각적인 의사 전달, 효과적인 의사 소통 기술 및 세심한 배려가 최고의 직업 요구 사항입니다.
데이터 및 산출물
작업 팀은 종종 기록 보관, 데이터 관리 및 프로젝트 산출물을 돕기 위해 추가 관리 지원을 필요로합니다. 팀 도우미는 회의 중에 노트를 작성하고 노트를 프로젝트 메모로 컴파일합니다. 팀 구성원이 분석 및 프로젝트 결과를 백업 할 수 있도록 전자 파일로 데이터를 수집하고 입력합니다. 보조원은 페이지 번호, 매력적인 표지, 용어 목록 및 서면 보고서 목차를 추가하여 프로젝트 산출물을 준비합니다. 컴퓨터 기술, 데이터 입력 기술 및 교정 능력은 지원자가 자격을 갖춘 직업 후보로 돋보이는 데 도움이됩니다.
식사 및 여행 준비
프로젝트 보조원은 팀원들과 사무실 점심 식사 및 저녁 식사를 조정합니다. 그들은 마감 시간을 맞추기 위해 오랜 시간 일하는 직원을 위해 식사를 주문하고 집으로 가져옵니다. 그들은 항공편, 숙박 및 렌트카를 포함한 여행 준비를합니다. 회의 일정을 연구하고 팀원에게 세미나 세부 정보를 알리는 방법으로 숙련 된 구성원이 광범위하고 시간이 많이 소요되는 프로젝트에 집중할 수있는 시간을 확보 할 수 있습니다.
재정적 책임
팀이 예산 범위 내에서 유지되도록하는 것은 중요한 업무 책임입니다. 팀 보조원은 프로젝트 경비 및 구매 영수증을 추적하고 회계 소프트웨어 프로그램 및 스프레드 시트에이 번호를 기록합니다. 경영진의 구매 결정을 내리지는 않지만 예산이 적자가 될 때 팀 리더에게 통보합니다. 보조원은 재고가 낮아지면 소모품과 제품을 주문합니다. 예산 책정 및 회계에 대한 기본적인 이해는 프로젝트 보조자가 제안한 재정적 목표를 유지하는 데 도움이됩니다.
