이메일은 중요 할 수 있지만 올바른 방법으로 의사 소통을하지 않으면 실제로 사업에 해를 끼칠 수 있습니다.
이메일 통신이 확실한지 확인하기 위해 따르는 비즈니스 이메일 에티켓 규칙 및 지침이 있습니다. 여기에 50 가지 팁이 있습니다.
비즈니스 이메일 에티켓 팁
전문 이메일 주소가 있어야합니다.
이메일 전송을 시작하기 전에 실제 이메일 주소가 적절한 지 확인해야합니다. 이상적으로는 회사 URL로 끝나는 공식 이메일 주소가 있어야합니다. 그러나 개인 Gmail 계정이나 이와 유사한 것을 사용하는 경우 귀엽거나 재미있게하려고하는 대신 이름이나 이니셜로 간단하게 유지하십시오.
$config[code] not found직접 제목 줄 포함
각 전자 메일에는 전자 메일의 내용을 정확하게 반영하는 제목 줄을 포함시켜야합니다. 단지 몇 단어로 요약하면 수신자가 실제로 메시지를 읽기 전에 무엇을 기대해야하는지 알 수 있습니다.
필요한 경우 '전체 답장'만 사용하십시오.
조직의 모든 사람 또는 소수의 사람이 포함 된 전자 메일을 받으면 응답에 모든 사람을 포함하려는 유혹을받을 수 있습니다. 그러나 이것은 메시지가 그들과 관련이없는 경우 많은 사람들에게 낭비되는 시간을 초래할 수 있습니다. 따라서 절대적으로 필요한 경우에만 신경을 써서 회신하십시오.
교정
맞춤법 및 문법 오류로 인해 굉장한 전자 메일 메시지 만 작성되도록 시간을 낭비하고 싶지는 않습니다. 따라서 전송하기 전에 교정 및 철자 검사에 잠시 시간을내어 잠재적 오류를 포착하십시오.
톤을 다시 읽습니다.
그러나 수신자가 읽는 방법에 대해 실제로 생각하고 메시지를 읽어야합니다. 때로는 이메일에서 음색이 손실 될 수 있습니다. 그래서 당신이 의도 한대로 읽는 지 확인하십시오.
예의를 지키세요
그리고 물론, 제발 기쁜 말을 포함하고 각 메시지에 감사해야합니다.
고객 / 상사를 위해보다 공식적인 모습을 유지하십시오.
전자 메일에는 여러 가지 수준의 형식이 있습니다. 그래서 너무 편안하기 전에 각 사람과의 관계를 고려해야합니다. "얘들 아"친구들에게 적절한 인사말이 될지도 모릅니다. 그러나 고객과 거래 할 때 좀 더 전문적으로 지키고 싶을 것입니다.
새 연락처에 형식 사용
마찬가지로 이메일을 처음으로 보내고있는 사람들과의 관계를 정정 할 수있을 때까지 사람들과 공식적인 관계를 유지하는 것이 좋습니다.
수락 가능한 인사말 사용
보다 구체적으로 말하자면, 각자 사용하는 인사말을 고려하는 것이 좋습니다. 일반적으로, 당신은 당신이 잘 아는 사람들에게 "어이 …"라고 지켜야합니다. "안녕하세요"와 성명은 고객 또는 처음으로 연락하는 사람에게 더 적합합니다.
포인트에 충실하다.
이메일의 실제 본문에 가능한 한 짧게 유지하고 싶을 것입니다. 수령인에게 당신의 요점이 무엇인지 알기 위해 소설을 읽지 마라.
$config[code] not found긴 메시지 나누기
당신이 할 여러 포인트가 있다면, 더 쉽게 읽을 수 있도록 다른 단락이나 숫자로 텍스트를 나누십시오.
행동 촉구와 함께 분명히하십시오
당신은 또한받는 사람이 당신의 메시지로 무엇을하기를 원하는지 고려해야합니다. 특정 정보로 답장을 보내고 싶다면 이메일 끝 부분에서 바로 알리십시오.
약어 Jargon과 함께 사용
전자 메일에 두문자어 또는 업계 고유의 특수 용어를 포함시킨 경우 수신자에 대한 지식을 고려하십시오. 예를 들어, 서로 다른 업계의 고객을 상대하는 경우 동료보다 정보를 조금 더 포함시킬 수 있습니다.
폐회 고려하십시오.
그런 다음 각 이메일 끝 부분에서 적절한 종료 문을 선택해야합니다. 비즈니스 이메일에는 "감사합니다"또는 "최고"와 같은 것을 사용하십시오.
서명 블록 포함
또한 이메일 하단에 몇 가지 추가 정보가 포함 된 서명 블록을 포함 할 수 있습니다. 이름과 연락처 정보를 포함하십시오.
모든 첨부 파일에 메모 작성
전자 메일에 문서를 첨부하는 경우받는 사람에게 내용을 알리면 찾으려면 열지 않아도됩니다.
부착을 잊지 마라.
사람들이 무언가를 첨부하고 실제로 그것을하는 것을 잊어 버리고 있다고 말하는 것은 또한 매우 일반적입니다. 따라서 보내기 전에 두 번 확인하십시오.
파일 크기 확인
큰 파일을 첨부 할 때는주의하십시오. 절대적으로 필요한 경우에만 그렇게하십시오. 또는 사진의 크기를 조정하거나 더 작은 조각으로 파일을 분할하여 관리하기 쉽게 할 수 있습니다.
큰 파일 압축
대용량 파일을 첨부해야 할 경우 수신자가 쉽게 사용할 수 있도록.zip 파일에 넣으십시오.
첨부 파일에 대해 먼저 묻기
수신자에게 미리 큰 파일을 보내도되는지 물어 보는 것도 좋은 습관입니다. 그런 파일을 보내는 것이 가장 좋은시기가 언제인지 알아보십시오.
파일 형식에 대해 문의하기
또한 수신자가 액세스 할 수있는 프로그램을 확인하고 볼 수 있으므로 보낸 첨부 파일을 열 수 있는지 확인할 수 있습니다.
가능한 경우 PDF 보내기
그러나 PDF 파일은 모든 유형의 장치에서 쉽게 볼 수 있습니다. 따라서 가능한 경우 특정 프로그램이 필요한 파일 대신 PDF 파일을 보내십시오.
모르는 사람의 첨부 파일을 열지 마십시오.
그 방정식의 다른 측면에서, 당신이 기대하지 않았던 이메일에 첨부 파일을 가져올 때, 그것을 여는 것에 조심하십시오. 확실하지 않은 경우 발신자에게 실제로 첨부 파일을 열어달라고 요청하십시오.
기밀 정보를 공유하지 마십시오.
이메일은 쉽게 전달하고 공유하거나 실수로 잘못된 사람에게 보낼 수 있기 때문에 민감한 정보 나 기밀 정보를 공유하는 올바른 형식이 아닙니다.
유머와주의 사용
또한 이메일에 약간의 재미 또는 유머를 추가하려는 유혹을받을 수도 있습니다. 그러나 전자 메일의 톤을 해독하기가 어려울 수 있기 때문에 매우 명확한지 확인하거나 실제로 편안하게 대화 할 수 있습니다.
어리석은 글꼴에서 멀리 체재하십시오
이메일은 또한 디자인 요소로 창의력을 발휘할 수있는 적절한 곳이 아닙니다. 고전적이고 읽기 쉬운 글꼴로 고정하십시오.
흑인과 백인 스틱
마찬가지로 고유 한 글꼴 색상 및 배경 무늬를 유지하십시오. 클래식 흑백이 가장 읽기 쉽습니다.
느낌표 사용 제한
느낌표는 흥분이나 강조감을 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 초과 사용하지 않으면 메시지가 전문적으로 보이지 않습니다.
모든 대문자와 함께주의 사용
모든 대문자는 약간의 강조점을 추가 할 수 있습니다. 그러나 비명을 지르는 것처럼 보일 수도 있습니다. 따라서 실제로 필요하지 않으면 이탤릭체 또는 다른 것을 사용하는 것이 좋습니다.
특정 사람과 만 이모티콘 사용
스마일이나 이모티콘에 관해서는 친구들이나 동료와 대화 할 때 오해하지 않거나 전문가가 아닌 것으로보아야합니다.
다른 문화와 언어를 고려하십시오.
다른 문화 나 배경을 가진 사람들과 때때로 대응할 수도 있습니다. 그러므로 상대방을 불쾌하게하거나 혼란스럽게하지 않도록 응답을 할 때 고려해야합니다.
감정적 인 메시지를 보내기 전에 뒤로 물러서십시오.
화난 이메일이나 감정적 인 이메일을 보내야하는 상황에 처한 경우에는 메시지를 작성한 다음 잠시 떨어져서 머리를 깨끗이 지우십시오. 그런 다음 메시지를 다시 방문하여 실제로 말하고자하는 내용인지 확인하십시오.
우발적 인 메시지에 회신
귀하를위한 것이 아닌 이메일을 받았다면, 발신자에게 신속하게 알리십시오.
메시지가 바로 도착할 수없는 경우 영수증을 확인하십시오.
그리고 당신에게 의미가 있지만 즉시 응답 할 수있는 것이 아닌 이메일을받은 경우, 보낸 사람에게받은 이메일과 언제받을 수 있는지 알려주십시오.
새로운 과목을위한 새로운 이메일 체인 시작
자주 연락하는 사람에게 이메일을 보내면 연속적으로 하나의 사슬 만 유지하려는 유혹을받을 수 있습니다. 그러나 이로 인해 대화를 체계적으로 정리하는 것이 어려워 질 수 있습니다. 그래서 각각의 새로운 주제에 대해 새로운 사슬을 시작하십시오.
필요한 경우 전달 메시지 만
전달은 이메일 사용자에게 유용한 기능입니다. 그러나 또한 남용 될 수 있습니다. 따라서 메시지를 전달하기 전에 실제로 필요한지 확인하여 이메일로 사람들에게 폭탄을 퍼붓지 않아야합니다.
전달시 개인 메시지 추가
전자 메일을 전달해야 할 필요가있을 때 맨 위에있는 개인 메시지를 추가하여 전달할 필요없이 컨텍스트없이 전자 메일 전체를 읽도록하십시오.
전달하기 전에 내용 확인
그리고 개인적으로 보증 할 수없는 뉴스 또는 모든 유형의 정보를 전달하는 경우, 정확하지 않은 정보로 다른 사람의 시간을 낭비하지 않도록 정확성을 확인하기 위해 신속한 조사를 수행하십시오.
가입하지 않은 사람들을 이메일 목록에 추가하지 마십시오.
그룹 이메일 체인이나 이메일을 정기적으로 보내는 목록이있는 경우 자신의 허락을받은 사람 만 해당 목록에 추가하십시오.
공식적으로 가입하지 않은 목록을 벗겨달라고 요청하십시오.
그리고 가입하지 않은 목록에 추가 된 적이 있다면 발신자에게 연락하고 정중하게 이륙하라고 요청하는 것을 두려워하지 마십시오.
사람들에게 미리 알림을 보내기 전에 충분한 시간을 제공하십시오.
이메일을 보내고 응답을받지 못한 경우 빠른 알림을 보내고 싶을 수 있습니다. 그 사람에게 보통 하루 정도 걸리는 시간에 따라 하루나 이틀 만 응답하도록하십시오.
스팸 폴더 확인
사람들에게 알림 전자 메일을 보내기 전에 정크 또는 스팸 폴더를 확인하는 것도 좋은 생각입니다. 이미 보낸 경우를 대비하여.
방학 중 휴가 메시지 사용
방학이나 외출시 하루나 이틀 이상 자동 응답 또는 부재 중 메시지를 설정하면 사람들이 이메일을 보내면 사람들이 빠른 응답을 얻습니다.
응답 할 때 사람들에게 알리십시오.
이 메시지에는 사무실에 돌아갈 날짜와 이메일을 보낼 수있을 것으로 예상되는 시점을 포함하여 응답시기를 알 수 있습니다.
긴급 사태에 대한 또 다른 접촉
그리고 어떤 문의 사항이 특히 긴급한 경우 귀하의 비즈니스에 연락 할 수있는 다른 연락처를 포함 시키십시오.
마지막 이메일 주소 추가
새로운 이메일을 작성하는 경우받는 사람의 이메일 주소를 추가하기 전에 제목과 내용으로 시작하십시오. 이렇게하면 우연히 너무 일찍 보내는 것을 방지 할 수 있습니다.
수신자를 재확인하십시오.
당신은 또한 당신이 올바른 사람에게 그것을 보내고 있는지 확인하고자합니다. 따라서 항상 보내기 전에 두 번 확인하십시오.
트리플 검사 이름 철자법
그리고 돌아가서 한 번 더 확인하여 이메일에있는 사람의 이름을 정확하게 입력하십시오. 이 경우에는 너무 조심할 수 없습니다.
귀하의 이름이 정확하게 표시되는지 확인하십시오.
또한 서명과 보낸 사람 필드에 자신의 이름이 올바르게 표시되는지 확인해야합니다.
필요한 경우 빨리 삭제
Gmail과 같은 일부 이메일 클라이언트에는 보낸 이메일을 즉시 삭제할 수있는 기능이 있습니다. 그래서 만약 당신이 두 번 체크하는 것을 잊어 버렸다면, 실제로 수신자에게 도착하기 전에 이메일을 빨리 삭제하십시오.
Shutterstock를 통해 사진 이메일 보내기
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