대형 컨퍼런스 숙박 시설의 회의 플래너는 고객과의 최초 접촉부터 그룹이 호텔을 떠날 때까지 고객 이벤트를 담당합니다. 플래너는 회의실 및 호텔 객실 예약부터 음식 및 장비 설치까지 모든 것을 처리합니다. 대규모 시설의 경우 여러 분야의 전문 지식을 보유하고 있으며 그룹 행사를 함께 진행하는 여러 회의 기획자가있을 수 있습니다. 이러한 다른 영역의 예에는 예약, 식음료 및 홍보가 포함됩니다.
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이 역할에서 회의 플래너는 숙박 및 회의 시설의 대표자로서 대중에게 봉사합니다. 플래너의 임무는 시설이 긍정적 인 평판을 받았는지 확인하고 고객 예약을 유도하는 것입니다. 회의 기획자는 시설 서비스 개요를 소개하는 브로셔를 만들고 이벤트 계획 서비스에 대한 이메일 또는 전화 문의에 응답하며 호텔의 웹 사이트에서 사용할 수있는 현재 회의 시설 및 서비스에 대한 정보를 제공합니다. 이 역할에서 플래너는 시설의 이벤트 기획 부서를위한 멀티미디어 광고를위한 콘텐츠를 만듭니다. 플래너는 또한 새롭고 지속적인 사업을 장려하기 위해 기업 및 컨벤션에 연락해야합니다.
예약 및 등록
예약 및 등록에서 주로 일할 때, 회의 플래너는 고객이 참석자를위한 호텔 및 연회장 예약을 도와줍니다. 그룹의 규모와 현장에서 개최 할 활동에 따라 회의 플래너는 회의 센터의 회의실 중 클라이언트의 요구를 가장 잘 충족시킬 수있는 회의실을 제안합니다. 플래너는 또한 고객의 참가자를 위해 호텔 객실 그룹을 예약하고 필요한 오버플로 숙박을 지원합니다. 회의 플래너가 맡은이 역할에는 그룹 할인율 협상과 여행 계획 수립이 포함됩니다. 회의 기획자는 또한 참석자를위한 현장 등록을 지원합니다.
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그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.음식 및 음료
모든 국제 대회에는 식음료 서비스가 필요합니다. 운 좋게도 고객을 위해 현장 회의 계획 담당자가이 문제를 쉽게 처리합니다. 회의 플래너는 예상되는 참석자 수에 필요한 음식의 양을 고객이 파악할 수 있도록 도와줍니다. 이 중 일부는 식사가 뷔페 식 또는 뷔페 스타일로 제공되어야하는지, 어떤 음료가 제공되어야 하는지를 결정하는 데 도움이됩니다. 회의 플래너는 각 식사에 대한 메뉴를 고객과 논의하고 고객을위한 예산 또는 패키지 거래를 개발하는 데 도움을줍니다.
기술적 인 의무
대형 회의실 숙박 시설에는 회의 계획 수립 자의 다양한 기술 측면이 있습니다. 역할의 기술적 재정 측면 중 하나는 고객이 예산을 개발하고 시설의 모든 서비스를 지불하는 방법을 결정하는 것입니다. 회의 플래너는 클라이언트의 전체 이벤트를 구성하여 클라이언트가 언제 어떤 회의실을 사용할 수 있는지 알게하고 이벤트 일정을 개발합니다. 기획자는 고객이 필요로하는 시청각 장비 또는 기타 특수 장비의 위치 지정, 대여 및 설치를 담당합니다. 미팅 플래너는 클라이언트의 요청에 따라 엔터테인먼트를 찾고 배치 할 수 있습니다.
