전화 통화는 의료 사무실에서 의사 소통의 중요한 수단입니다.이런 이유로 많은 의사들은 근무 시간 외의 전화 응답 서비스를 사용하여 하루 24 시간, 일주일에 7 일 전화 응답을합니다. 효율적이고 효과적인 전화 통화 절차는 전문적인 방식으로 환자와 직원의 요구를 충족시킵니다.
수신 전화 처리
환자에게 필요한 정보가 무엇인지 파악하십시오. 전화를받을 때 발신자에게주의를 기울이십시오. 명확하고 천천히 말하십시오. 대화 할 때 노트를 녹음하십시오. 발신자에게 그의 이름을 말하게하십시오. 대화 중에 발신자에게 이름을 지정하십시오. 많은 전화는 약속을해야하는 환자가되지만 일부는 간호사 나 의사의 진찰을 받아야합니다. 콜백이 필요한 경우 그 사람의 이름과 전화 번호를 기록하십시오. 그의 이름을 철자하도록 요구하십시오. 그의 요청에 응답하기 위해 그의 기록에 액세스 할 경우, 생년월일과 같은 정보를 확인하도록 요청하십시오. 이렇게하면 환자 이름과 생년월일이 일치해야 정확한 기록을 얻을 수 있습니다. 전화의 성격에 관한 명확하고 간결한 메모를 작성하십시오. 시간, 날짜 및 이니셜을 기록하십시오. 환불을 기대할 수있는시기에 대해 환자에게 알려주십시오. 당신이 말하는대로 미소 지으십시오. 웃는 소리 효과. 전화를하기 전에 모든 발신자의 질문에 대답했는지 물어보십시오.
처방전 리필에 대한 요청 처리
환자가 처방전 리필을 요청하면 환자 이름과 전화 번호, 약물 이름, 환자가 복용 한 기간, 증상, 약국 이름 및 약국 전화 번호 등의 정보가 필요합니다. 리필이 주문되었음을 확인하기 위해 다시 전화 할 경우 환자에게 알리십시오.
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담당 의사는 전화 상 즉시 자신의 존재를 요구하는 비상 사태의 구성 요소를 결정합니다. 일반적으로 의사는 다른 의사 나 가족 구성원을 제외하고는 전화를받지 않습니다. 긴급 통화를 제외한 다른 모든 통화는 하루 동안 또는 하루가 끝날 때 편리하게 반환됩니다. 환자에게 전화를 걸어 의사에게 연락을 취하고 가능한 경우 하루 중 대략적인 시간을 제공하십시오.
기타 사무용 전화 필수품
전화를받는 동안 껌을 마시거나 먹거나 씹지 마십시오. 세 번째 링으로 전화를 받으십시오. 속어 또는 전문가가 아닌 단어와 구를 사용하지 마십시오. 발신자를 대기 상태로두기 전에 항상 묻습니다. 30 초 이내에 발신자에게 다시 확인하십시오. 필요한 경우 몇 분 후에 환자에게 다시 전화 할 수 있는지 물어보십시오. 한 번에 여러 통화를 보류하지 마십시오. 항상 당신이 직업적인 환경에 있다는 것을 기억하십시오.
큰 소아과 관행은 전화 번호를 말하기 전에 사업 명칭을 말하고 "기다려주십시오."라고 말하면서 일상적으로 전화에 응답했습니다. 이 프로답지 못한 태도가 자극적이었습니다. 실제로 의사 중 한 명이 전화를 걸어 환자의 부모와 같은 치료를 받았을 때 중단되었습니다. 그는 즉시 전화 응답 프로토콜을 개정했습니다.
