전자 사무소의 오늘 날, 당연한 것으로서 서류 제출이라는 개념을 취하는 것이 가능합니다. 효율적인 오피스 파일링 정책을 개발하면 중요한 문서를 사용할 수 있고 활성 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다. 컴퓨터에서 얼마나 많은 문서 작업이 수행 되든 관계없이 언제든지 손으로 인쇄하여 제출해야하는 일정 금액이 있습니다. 사무실 접수를 계속 유지하면보다 효율적인 사무실을 운영 할 수 있습니다.
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회사의 서류 제출 정책이 얼마나 상세 하든지에 관계없이, 누군가는 정책이 효과적 이도록하기 위해 매일 정책을 이행 할 책임이 있습니다. 제출 권한을 위임하는 것은 정보의 양, 파일 시스템의 복잡성 및 정보를 검색하고 다시 제출해야하는 빈도에 따라 달라질 수 있습니다.
좋은 서류 정리 방침을 가지고서, 제출은 책임자에 의해서만 행해져 야합니다. 다른 사람이 문서를 제거하면 해당 문서가 책임 당사자가 제출할 "있음"바구니에 놓이는 규칙이 있어야합니다. 서류 작성 책임자가 여러 명인 경우 마지막으로 무언가를 제출 한 사람이 이니셜에 서명해야하는 각 폴더에 시스템을 만들어야합니다. 좋은 접수 시스템을 유지하려면 책임있는 사람들이 책임을 져야합니다.
색상 코딩
PowerHomeBiz.com에 따르면 파일을 체계적으로 정리하는 방법 중 하나는 색으로 구분하는 것입니다. 컬러 탭 스티커를 사용하여 코드 파일을 색칠하거나 다양한 색상의 파일 폴더를 구입하여 캐비닛에서 사용할 수 있습니다.
색상별로 구분할 때보다 포괄적 인 제목에 대해서는 색상 코딩 시스템을 사용하고 하위 제목에 대해서는 다른 시스템을 사용하는 것이 더 효율적일 수 있습니다. 예를 들어, 모든 재무 문서를 녹색 파일로 저장할 수 있지만 세금 정보와 관련된 문서에는 자체 시스템이 있습니다. 색상 코딩 시스템을 사용하여 실험 해보십시오. 녹색 폴더는 재무 문서로 사용할 수 있지만 빨간색 탭 스티커는 세금 관련 정보에 넣을 수 있습니다.
오늘의 비디오
그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.활성 및 보관
가장 많이 사용되는 파일은 활성으로 간주되어야하며, 정기적으로 참조되지 않는 파일은 보관할 수 있습니다. 활성 파일 시스템은 동적이며 확장 및 추가 공간을 제공합니다. 문서가 활성 단계를 넘어서는 것으로 간주되면 보관 처리로 이동합니다. 필요한 파일을 활성 파일로 유지하고 매일 활성 파일을 정리하십시오.
