신고 시스템은 정보를 쉽게 찾을 수있는 일관된 규칙에 따라 정보를 구성하는 사무 절차를 수립합니다. 서류 정리 시스템은 다른 개인 및 조직이 회사에 보내는 문서, 회사의 내부 활동 기록 및 회사가 다른 회사 및 개인에게 보내는 정보 기록을 정리합니다.
받은 편지함 및 보낼 편지함
보낼 편지함은 배포되기 전에 나가는 문서를 보관합니다. 보내는 문서에는 보내는 메일, 팩스 또는 문서를 스캔하여 조직 외부의 엔터티에 전자 메일로 보냅니다. 받은 편지함은 들어오는 문서가 내부에 보관되거나 배포되기 전에 보관됩니다. 이러한 문서에는 메모가 포함됩니다. 새로운 프로젝트, 이니셔티브 또는 고객을 상세히 기록한 문서; 그리고 우편물에 들어있는 문서들. 일부받은 편지함에는 두 개의 섹션이 있습니다. 한 섹션은 기존 파일이있는 문서를 보유하고 다른 섹션은 새 파일이 필요한 문서를 보유합니다.
$config[code] not found파일 및 카테고리
파일은 이름, 날짜, 제목, 위치, 프로젝트 또는 기타 데이터에 따라 함께 속한 정보를 보유하는 폴더입니다. 여러 파일이 범주별로 그룹화됩니다. 종종 이러한 범주에는 색상이 지정되고 색상으로 구분 된 폴더 또는 스티커는이 범주를 쉽게 참조하는 데 사용됩니다. 파일 시스템은 카테고리 내의 개별 파일을 논리적으로 배치합니다. 예를 들어 의사의 사무실은 환자의성에 대해 알파벳의 각 문자와 일치하는 색으로 구분 된 범주를 가질 수 있습니다. 다른 파일링 시스템은 주체, 숫자, 지리학 및 시간 범주 및 위치별로 파일을 정렬합니다.
오늘의 비디오
그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.일치
수신 메일은 문서의 정보와 관련된 파일에 저장됩니다. 회사는 들어오는 메일에 대한 응답 사본을 원래 들어오는 문서와 동일한 파일에 저장합니다. 일부 회사는 완성 된 응답의 복사본을 찍어서 아직 배달되지 않은 응답과 구별합니다. 마찬가지로, 보내는 문서의 복사본은 문서의 정보와 관련된 파일에 저장되어 회사가 해당 문서에 대해받는 응답과 동일한 파일에 저장됩니다.
내부 배포
받은 편지함에는 개별 직원, 메모 및 개별 직원이받는 기타 물리적 문서에 대한 메일을 포함하여 조직 내에서 배포되는 문서가 보관됩니다. 내부받은 편지함 문서는 직원 드롭 상자에 문서를 놓고 문서를 원격 직원에게 스캔하거나 팩스로 보내 직원에게 배포됩니다.
제기 키
논리적으로 새 문서와 일치하는 기존 파일이 없으면 파일을 저장하기 위해 새 파일이 만들어집니다. 마찬가지로, 문서에 맞는 기존 범주가없는 경우 새 범주에 대한 새 범주가 작성됩니다. 파일 키는 파일링 시스템에 대한 색인을 제공합니다. 파일 키는 파일 시스템의 모든 카테고리를 나열하고 코드화하며, 각 카테고리 내에서 정보가 어떻게 구성되는지를 나타냅니다. 새로운 카테고리가 생성 될 때마다 파일 키가 업데이트되어 다른 직원에게 배포되거나 중앙 참조 점에 표시됩니다.
