당신 앞에서 글쓰기 프로젝트가 있고 빈 종이가 있습니다. 추운 땀을 흘리면 카피라이터를 고용하는 것이 더 쉬울 수도 있다고 생각하기 시작합니다 (결국, 작가가되기 위해 사업에 뛰어 들지 않았습니다). 다시 생각 해봐. 5 가지 간단한 단계와 연습을 통해 자신의 카피라이터가 될 수 있으며 비즈니스에 대한 외부 도움에 지출 한 돈을 재투자 할 수 있습니다.
비지니스 글쓰기가 중요한 이유
글쓰기 또는 비즈니스 의사 소통의 어떤 종류가 중요한 이유는 우리가 비즈니스에 종사하는 것과 동일한 이유입니다: 긍정적 인 비즈니스 결과를 창출하십시오. 효과적인 비즈니스 작성은 다음과 같은 다양한 방법으로 긍정적 인 비즈니스 결과를 창출 할 수 있습니다.
- 이해 관계자를위한 가치 창출
- 이해 관계자를 회사 전략 및 목표에 부합시키는 데 도움
- 작가가 지속적인 학습에 참여하도록 허용
아래 서면 제안은 비공식 전자 메일에서 전체 비즈니스 제안에 이르기까지 언제든지 작성하는 방법을 개선합니다. (변화하는 유일한 것은 각 글쓰기 작업에 소요되는 시간입니다.)
1 단계: 잠재 고객을 파악합니다.
위, 아래 또는 옆으로 소통하고 있습니까? 잠재 고객이 조직의 내부 또는 외부입니까? 이들은 청중과 관련된 가장 기본적인 질문입니다. 조사에서 여기서 멈추는 경우, 글쓰기 과정에서 더 이상 나아갈 충분한 정보가 없을 것입니다.
가능한 한 독자에게 알리십시오. 특정 사람이라면 어떤 통찰력을 줄 수있는 조수가 있습니까? 아마 그 사람의 직접 보고서가 당신에게 어떤 조언을 줄 수 있습니까? 관심사와 의사 소통 스타일을 결정하는 데 도움이되는 사람의 프로필이 있습니까? 명령 체계를 판매하거나 의사 소통하는 경우,이 질문에 대한 응답은 독자가 독자의 글을 읽고 그에 따라 행동하는지 여부를 결정하는 중요한 요소가 될 수 있습니다.
잠시 시간을내어 독자가 선호하는 커뮤니케이션 스타일을 고려하십시오. 그들이 당신과 다른 사람들과 어떻게 대화하는지 생각하십시오. 그들은 "요점에 도달"하기를 원하십니까? 아니면 가족이 어떻게 행동하고 있는지 묻는 것으로 시작합니까? 미국 서면 의사 전달에서 널리 퍼진 지혜는 바로 그 지점에 도달하는 것입니다. 하나; 많은 비즈니스 전문가가 먼저 관계를 구축하는 것을 선호하며, 비즈니스로 바로 이동하는 의사 소통으로 평가 절하를 느낀다면 전자 메일을 읽지 않습니다. 잠재 고객을 아는 것은 처음부터 끝까지 주요 지점을 어디에 두어야 하는지를 의미합니다.
잠재 고객을 고려할 때 기억해야 할 가장 중요한 사항은 관심사를 파악하는 것입니다. "나를 위해 무엇이 들어 있습니까?"라는 질문에는 아무런 문제가 없습니다. 독자를 대신하여 질문하지 않으면 메시지가 간과 될 수 있습니다.
2 단계: 통신 채널을 결정합니다.
잠재 고객을 알게되면 사용할 채널에 대한 정보에 입각 한 결정을 내릴 수 있습니다. 채널 또는 커뮤니케이션 모드는 내부 또는 외부, 공식 또는 비공식으로 나눌 수 있습니다. 다시 말하지만, 이것은 첫 번째 단계 일뿐입니다. 독자가 귀하의 정보를 전달할 것인지 고려하십시오. 그렇다면, 누구에게 그 사람을 따라가는가? 이 질문들은 브로셔, 편지, 메모, 전자 메일 또는 기타 비즈니스 서면 양식이 필요한지 여부를 결정하는 데 도움이됩니다.
예: 상사에게 서면으로 유급 휴가 요청과 관련하여 새로운 정책을 수립해야한다고 설득 할 것입니다. 보다 공식적인 내부 요청이므로 메모 형식을 사용합니다. 이 메모는 감독자가 토론을 위해 인사 담당 이사에게 가져갈 수 있도록 작성됩니다.
3 단계: 원하는 동작을 말하십시오.
비즈니스 글쓰기에서 워크샵을하는 동안 참가자들은 종종 청중과 커뮤니케이션 채널을 이해하지만, 전반적인 목표를 파악해야 할 시점에서 "나는 사람들에게 그것을 읽기를 원합니다"라고 생각합니다.이 목표는 비즈니스 목적에 미치지 못합니다 쓰기 - 행동을 바꾸기. 독자가 원하는 것을 말로 표현하면 특정 행동을 유도 할 수 있습니다. 독자가 새로운 정책을 따르기를 원하십니까? 당신은 그들이 보여주는 또는 예심 제안을 요구하고 싶은가? 변화를 제안하거나 즉각적인 조치가 필요한 요청을하고 있습니까?
결과적으로 이상적인 행동에 대해 분명하지 않으면 독자의 행동이 명확하지 않으며 행동하지 않을 것입니다. 반대로, 당신의 의사 소통의 목표가 무엇인지에 대한 명확한 생각을 가짐으로써, 당신은 당신의 독자가 행동하도록 설득 할 가능성이 더 높습니다. 시간은 비즈니스 글쓰기의 핵심입니다. 관객에게 당신이해야 할 말은 가치 있고 행동이 필요하다는 것을 알리는 순간이 있습니다.
4 단계: 기자처럼 생각하십시오.
기자와 마찬가지로 "다섯 가지 W"(What, where, where, when, why (and how))에 대답하십시오. 그것이 중요 할 때 비즈니스 문서 작성이 더 명확하다는 것을 기억하십시오. 당신이 독자가하기를 원하는 것과 직접 관련이 있지 않는 한 역사와 "흥미로운"배경 정보를주지 마라.
상당한 세부 사항을 좋아하는 독자가 있으면 서면으로 다음 질문에 답하는 것을 고려하십시오.
- 왜 독자는 관심을 보입니까?
- 독자는 어떻게 유익합니까?
- 독자는 무엇을해야합니까?
- 독자는 언제해야합니까?
- 독자가 행동을 취하면 어떻게됩니까?
- 독자가 하지 않는다 행동을 취하다?
- 또 누가 혜택을 볼 것인가? 왜?
- 독자는 더 많은 정보를 얻기 위해 어디에서 가야합니까?
5 단계: 판매를 종료하십시오.
비즈니스 의사 소통이 끝나면 판매를 요청하십시오. 독자가 기대하는 행동과 예상 할 때를 독자에게 요청하십시오. 이것은 미국 관객에게 가장 효과적인 "마감"기술입니다. 국제 관객을 대상으로 글을 쓰는 경우 다른 단계가 있습니다. 그러나 설득력있는 목적을 제공하면 의사 소통이 강화됩니다.
쓰기 과정의 다섯 단계를 모두 사용하는 예제를 살펴 보겠습니다.
받는 사람: Evan Datta 출처: Soma Jurgensen, x555 날짜: 2010 년 12 월 29 일
제목: Re: 유료 시간 (PTO) 요청의 효율 향상 최근의 직원 회의에서 나는 우리의 시간을 우선시하고 더 많은 일과 삶의 균형을 조직으로 발견하기 위해 프로세스의 효율성을 향상시키고 자하는 소망에 감동 받았다. 그날 당신의 사려 깊은 아이디어가 저에게 영감을주었습니다. 이 메모를 회사의 무한한 비효율 성과 재 작업 비용으로 인해 발생하는 프로세스 변경 요청으로 간주하십시오. 이 변경 요청으로 무장 한 다른 프로세스를 추가하여 프로세스를 간소화하여 사람들에게 집중하는 전략을 지원할 수 있습니다. 현재 정책은 직원들이 PTO를 위해 관리자에게 전자 메일을 보내는 것입니다. 그런 다음 감독자는 직원의 일수를 조사한 다음 직원이 요청을 승인하기 전에 완료하고 서명 할 양식을 부분적으로 채 웁니다. 지난 해의 구조 조정 과정에서 우리 회사는 각 관리자에게보고하는 직원 수를 늘려 나감에 따라 관리자의 PTO 요청 시간이 기하 급수적으로 증가했습니다. 직원 한 명만 있으면 HR 담당자에게 개별 직원 PTO 발생 요청에 대한 요청이 넘쳐납니다. 결과는 많은 시간을 들여 요청을 조사하고 만족 시키는데 많은 오류가 발생했습니다. 회사 인트라넷을 사용하여 양식을 배포하고 HRIS 시스템을 사용자 로그인으로 사용자 정의하면 많은 연구 및 양식을 직원이 직접 수행 할 수 있습니다. 새로운 시스템은 다음과 같이 작동합니다. 이 절차 변경을 채택하면 직원, 관리자 및 인사에 시간을 할애 할 수 있습니다. 절약 된 시간은 일상적인 질문 이상의 직원과 개인적으로 접촉하여 인사 부서에서 제공하는 고객 서비스를 향상시키는 데 사용할 수 있습니다. 현재 정책을 계속 수행하면 시간과 자원을 낭비하게됩니다. 현재 정책에 관한 좌절감에 대한 자세한 정보는 HR 보조원과 연중 무휴로 만날 수 있습니다. 우리는 HR 디렉터와의 회의에서 이러한 변화를 뒷받침하는 구체적인 세부 사항을 제공 할 수 있습니다. 이 새로운 프로세스는 6 개월 동안 시행 될 수있어 회사는 2011 년 (2011 년)에 이익을 얻고 정책을 간소화하여 사람들에게 초점을 맞추는 전략을 신속하게 강조합니다. 이 기회에 대해 더 자세히 논의하기 위해 연초의 1 주일 이내에 연락 드리겠습니다. 그 동안에 질문이 있으시면 메모 머리글에있는 내 확장 프로그램에 문의하십시오. 진정으로, XXXX
맺음말 이 5 단계 프로세스를 사용하여 생각을 정리하는 데 몇 초의 시간을 할애해도 내용에 관계없이 작업을 향상시킬 수 있습니다. 상호 보완적인 각 단계를 수행하면 비즈니스 작성자가 비즈니스에 긍정적 인 결과를주는 강력한 의사 소통을 촉진 할 수 있습니다.
