기록 보관은 오늘날 많은 비즈니스 유형에서 필수적인 부분입니다. 의료 사무소, 대학, 법률 회사 또는 기타 기관에서 근무하는 경우에도 이러한 비즈니스를 운영하는 양식을 관리하는 것은 흔히 풀 타임 업무입니다. 때로는 조직에서 생성 한 서류 작업의 양이 압도적으로 많아 질 수 있습니다. 기록 관리가 직면하는 공통적 인 문제는 시스템을 처리하여 문제를 해결할 수 있습니다.
$config[code] not found잃어버린 기록
잃어버린 기록은 기업의 사소한 불편 함에서 해결하기까지 수개월 또는 심지어 수년이 걸리는 엄청난 번거 로움까지 다양합니다. 예를 들어 고객이 회사의 문서를 정기적으로 요청하고 적시에 (또는 전혀) 제공 할 수없는 경우 향후 비즈니스 손실이 발생할 수 있습니다. 소송으로부터 회사를 보호하는 것과 같이 법적인 문제에 대해 중요한 기록이 필요한 경우 적절한 문서를 제공하지 않으면 엄청난 돈이 들거나 사업이 완전히 해체 될 수 있습니다. 레코드 손실을 피하는 한 가지 방법은 상세한 조직 및 저장 프로세스를 갖추는 것입니다.
레코드 조직
적절한 파일 관리는 우수한 기록 관리의 초석 중 하나입니다. 일반적으로 회사는 연 단위로 파일을 구성한 다음 클라이언트 이름순으로 알파벳 순으로 정리합니다. 회사의 기록을 하드 카피하는 것 외에도, 전자 스토리지는 기업이 다른 용도로 사용할 수있는 공간과 시간을 절약 할 수있는 실행 가능한 옵션입니다. 그러나 귀중한 파일의 대부분을 조직의 컴퓨터에 저장하기로 결정한 경우에도 하드 카피는 레코드 저장 및 구성에 적합합니다. 공증 된 서명과 같은 원본 문서는 종종 특정 연도 또는 때로는 무한정 보관해야합니다.
오늘의 비디오
그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.레코드 스토리지
회사가 운영 한 기간뿐만 아니라 기록을 보관하는 업무 유형에 따라 보관해야하는 파일 캐비닛의 모든 파일 캐비닛에 대해 공간이 부족할 수 있습니다. 이 문제에 대한 잠재적 해결책은 관계없는 기록을 남기지 않는 것입니다. 귀하의 비즈니스가 실제로 이러한 양식을 보유해야하는 기간을 고려하십시오. 연방 조세 목적 상, 반환되는 서류의 유형에 따라 국세청 (Internal Revenue Service, IRS)의 지시에 따라 지정된 시간이 지난 후에 대부분의 서류를 처리 할 수 있습니다 (참고 자료 섹션 참조). 법률 및 의료 사무실과 같은 여러 사업장은 운영 상태에 따라 정해진 수년 동안 고객 정보를 보관해야합니다. 또 다른 해결책은 대여 저장 장치와 같은 별도의 시설에 레코드를 저장하는 것입니다. 이런 식으로 조직을 운영하는 데 사용할 수있는 귀중한 공간을 비즈니스 공간에서 차지하지 않습니다. 그러나 이러한 단위는 저장해야하는 레코드 수에 따라 비용이 많이들 수 있습니다.
