외교 업무 이메일은 간단하고 정중하며 수령자가 정보를 잘못 이해하거나 오해하지 않도록 노력합니다. 외교 이메일을 작성할 때 공식적이고 정확한 언어를 사용하고 감정적 인 말을 피하십시오. 목표는 악의적 인 느낌을주지 않고도 중요한 메시지를 명확하게 전달하는 재치있는 언어를 사용하는 것입니다.
톤 설정
아이디어, 메시지 또는 지침이 직원에게 어떻게 도움이되는지에 초점을 맞춤으로써 색조를 설정하십시오. 기술 문제 나 좌절과 같은 직면 한 업무와 관련된 모든 문제를 인식하고, 필요 이상으로 필요할 때 질문하십시오. 예를 들어, 기존 프로젝트에 직원을 추가하는 경우 "이 프로젝트가 팀에 스트레스를 가중시키고 있음을 알고 있으므로 Jane Doe에게 사본 편집을 지원하도록 요청했습니다. 주말 전에 대략의 초안? " 외교 언어는 수신자를 편하게하려고하는 예의 바른 톤을 가지고 있습니다..
$config[code] not found전문가 유지하기
외교 이메일로 급여 정보, 인사 문제 또는 내부 갈등과 같은 개인, 기밀 또는 민감한 주제를 피하십시오. 공개 문제에 대해서만 토론하십시오., Inc Inc. 잡지를 제안합니다. 직접 대면하는 개인 또는 기밀 문제를 해결하거나 대면 회의가 불가능할 경우 전화로 해결하십시오. 이메일이 언제 사무실을 통과 할 지 알 수 없습니다. 전문적인 인사말 및 마감을 사용하면 수령인은 통신문이 본질적으로 개인적인 것이 아니라 업무와 관련이 있음을 알 수 있습니다.예를 들어 "안녕하세요", "인사"또는 "좋은 아침"으로 이메일을 시작하십시오. "안녕하세요", "요"또는 "내 친구들에게"가 아닙니다.
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"당신"진술보다는 "나"진술에 중점을 둡니다. 특히 이메일의 결함, 실수 또는 수정 사항을 해결할 때 더욱 그렇습니다.. 귀하의 진술을 설명하여 수령자가 귀하의 목표와 의도를 분명히 이해할 수 있도록하십시오. 예를 들어, 마감 기한의 중요성에 대한 회사 전체의 이메일을 보내려는 경우, "강력한 고객 지원 기반을 유지하기 위해 기한을 맞추는 것이 항상 목표였습니다. 적시성과 효율성은 저의 최우선 순위 중 두 가지입니다 마감일이 어려울 수있는 상황이 발생하면 저에게 연락하십시오. "
직접적이고 구체적이어야한다.
정직하고 서신으로 귀하의 서신을 보내십시오. 따라서 동료는 회선 사이를 읽을 필요가 없으며 귀하가하는 말을 추측 할 필요가 없습니다. 외교 언어는 재치 있고 간결하며 요점은. 직원을 혼란스럽게하거나 이메일을 헛되게하는 과도한 단어, 생각 또는 아이디어를 제거하십시오. 예를 들어 교사의 전자 메일에서 직원 복장 규정 위반 문제를 해결하려면 직원 근무 수첩에있는 복장 규정 요구 사항을 검토하십시오. 학교 시간 중에는 반바지, 탱크 탑 또는 슬리퍼를 착용하지 마십시오. "모든 직원"에게 전자 메일 주소를 지정하십시오.
