비서 기능에는 전화기 응답, 타이핑, 파일링, 메일 열기, 커피 가져 오기와 같은 다양한 사무 직무가 포함될 수 있습니다. 관리자의 비서로 근무하는 비서도 비슷한 기능을 수행합니다. 그러나이 종류의 비서는 관리자에게 직접보고하며 (회사의 다른 모든 사람들과 반대 됨) 관리자를 지원하여 다양한 방법으로 업무를 편하게하고 조직을 유지합니다.
$config[code] not found통신 기능
매니저의 비서로서, 회사 내외부에서 상사에게 다가 가려는 사람들에게 가장 먼저 연락하는 사람이됩니다. 전체 직원을 위해 전화에 응답하는 안내 원이나 사무 총장과 달리, 관리자에게만 걸려 오는 전화에 응답하는 것은 귀하의 책임입니다. 발신자를 도울 수 있는지 또는 사장이 전화를받을 수 있는지 결정하기 위해 전화를 스크린해야합니다. 관리자를 돕는 것은 관리자의 사무실로 와서 관리자의 지시에 따라 방문자를 안내하는 것입니다. 관리자를위한 비서 업무에는 서신 통신, 전화 걸기 및 이메일 전송을 통해 다른 전문가와 연락하는 것이 포함될 수 있습니다.
조직 기능
관리자는 비서가 조직 될 것으로 기대합니다. 귀하는 사무실 파일이 규칙적으로 보관되고 기밀 문서가 안전한 장소에 보관되도록 할 책임이 있습니다. 들어오는 메일을 분류하여 관리자에게 보내거나 버려지는 것을 결정해야 할 수도 있습니다. 매니저를 돕는 일은 종종 자신의 스케줄을 유지하는 것을 포함합니다. 그는 당신이 그의 약속을 추적하고, 회의를 계획하고, 필요할 때 여행 일정을 잡을 것을 기대할 것입니다. 추가 기능으로는 회의 통화 설정 및 회의 참석은 물론 아젠다 제공과 회의록 확보가 포함됩니다.
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그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.관리 기능
관리자의 비서 임에도 불구하고 귀하의 책임 중 일부는 관리를 포함 할 수 있습니다. 관리자를 돕는 것은 때로는 관리자 역할을하는 것을 의미 할 수 있습니다. 상사가 데이터베이스 관리 또는 보고서 작성 및 업데이트와 같은 특정 프로젝트를 감독 할 수 있습니다. 사무실에 다른 직 원 직원이있는 경우 직 원 관리 및 일일 업무 할당에 대한 책임이있을 수 있습니다. 관리자 대신 관리자에게 직접보고 할 수 있으며 직속 상사가 될 수 있습니다. 당신은 또한 다른 직원을 훈련시키고 사무실 기계를 조작하는 방법이나 소프트웨어 패키지를 이용하는 방법을 가르치는 것과 같은 문제에 대해 상사에게 지시 할 수 있습니다.
