30 분 안에 자동화 할 수있는 10 개의 시간 낭비 작업

시간은 비즈니스 소유자에게 가장 소중한 자산 중 하나입니다. 그러나해야 할 일 목록에 많은 시간을 낭비하게되면 작업을 통제해야하거나 작업을 제어 할 수 있습니다. 다행히 기술이 도움이 될 수 있습니다.

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다음은 시간을 절약하기 위해 자동화하는 10 가지 일반적인 시간 낭비 작업입니다.

전자 메일 정렬

전자 메일에 응답하기 전에 전자 메일을 구성하는 것이 좋습니다. 전자 프로그램에서 레이블, 태그 및 / 또는 폴더 기능을 사용하는 것이 가장 효율적인 방법 중 하나입니다. 그렇게하면 중요한 전자 메일을 먼저 처리 할 수 있으며 이후 중요도가 낮은 전자 메일은 나중에 처리 할 수 있습니다 (또는 전혀 사용하지 않을 수도 있음). 효율성을 위해 전자 메일을 "일괄 처리"하는데도 도움이됩니다.

예를 들어, 일부 메시지는 즉각적인 응답이 필요한 반면 다른 메시지는 대기 할 수 있습니다. 또는 한 번에 하나의 특정 프로젝트와 관련된 전자 메일에 집중할 수도 있습니다. 이러한 상황은 분류 된 폴더에 적합합니다.

Gmail과 같은 이메일 플랫폼은 지정한 규칙에 따라 이메일을 폴더로 자동 분류 할 수 있습니다. 예를 들어, 주간 뉴스 레터는 하나의 폴더로 이동할 수 있습니다. 고객의 전자 메일은 우선 순위 폴더로 보내거나 "중요한"것으로 분류 할 수 있습니다.

이메일에 응답하기

이메일에 응답 할 시간이되면 동일하거나 적어도 유사한 몇 가지 응답이있을 수 있습니다. 예를 들어 잠재 고객이나 일반 대중으로부터 문의에 대해 유사한 응답을 보낼 수 있습니다.

이 경우 Gmail에서 미리 준비된 답변을 사용하거나 Outlook의 이메일 템플릿을 사용하여 많은 시간을 절약 할 수 있습니다.

소셜 미디어에 게시

소셜 미디어에 개인적으로 참여하는 것이 중요합니다. 귀하는이를 건너 뛰어서는 안됩니다. 그렇다고해서 모든 일을 수동으로해야 할 필요는 없습니다.

일반적인 업데이트, 링크 또는 유사한 콘텐츠를 게시 할 때 Buffer 및 Hsusuite와 같은 응용 프로그램을 예약하면 일주일 내내 게시되도록 일정을 계획하여 시간을 절약 할 수 있습니다. 사이트와 앱 사이를 오가는 대신 하나의 대시 보드에서 모든 것을 관리합니다.

워드 프레스와 같은 블로깅 플랫폼과 Etsy와 같은 전자 상거래 사이트는 새로운 링크 나 제품을 소셜 미디어 사이트에 자동으로 게시하는 옵션을 제공합니다.

마지막으로 팔로워를 위해 제 3 자 콘텐츠를 선별하는 것을 선호한다면 99 달러의 소셜 소스와 같은 서비스를 귀하의 지침에 따라 소셜 계정에 게시 할 수 있습니다. 그러면 실행 세부 사항보다는 사회 전략에 대한 작업을 할 수 있습니다.

일정 예약

바쁜 사람들과 약속을 잡으려고 앞뒤로왔다 갔다하여 일하는 날짜와 시간을 찾기 위해 고심한 적이 있습니까? 모두들 달력? 그것은 실망 스러울 수 있습니다.

약속 시간을 많이 정하면이 시간 낭비 작업에 매년 여러 시간을 할애 할 수 있습니다. 대신 ScheduleOnce와 같은 온라인 예약 응용 프로그램을 구현하지 않으시겠습니까?

기존 캘린더를 앱에 연결하기 만하면됩니다. 좋은 스케줄링 응용 프로그램은 Outlook 및 Google 캘린더와 같은 인기있는 캘린더와 통합됩니다. 그런 다음 타사에 온라인으로 이동하여 일정에서 제공되는 것이 무엇인지 확인하고 그 날짜와 시간을 편리하게 선택하십시오.

영리한 사람들 중에는 전자 메일 서명에 온라인 캘린더 링크가 포함되어 있기 때문에 한 단계 더 나아갈 수 있습니다.

당신은 시간을 낭비하고 전자 우편을 비교하는 것을 피할 것입니다. 스케줄링 응용 프로그램을 사용하는 것처럼 회의 예약이 결코 쉬운 일은 아닙니다.

반복 송장 전송

매월 같은 금액으로 고객이나 고객에게 청구하면 쉽게 자동화 할 수 있습니다. Xero와 같은 일부 회계 소프트웨어는 정기적 인 반복 송장을 생성하고 이메일로 발송하도록 설정할 수 있습니다. 일부 시스템은 인보이스가 적시에 지불되지 않으면 후속 알림을 보냅니다.

또는 구독과 같이 반복적 인 신용 카드 결제 방식을 사용하는 고객이있을 수도 있습니다. 이 경우 Freshbooks 또는 PayPal과 같은 것을 사용하여 고객의 카드를 매월 청구해야합니다.

많은 중소기업은 유감스럽게도 송장을 발송하고 송장을 처리하는 데 안절부절합니다. 자동화는 물론 시간을 절약합니다. 또한이 중요한 작업이 균열을 빠질 가능성을 낮 춥니 다.

웹 사이트 트래픽 보고서 자동화

더 많은 웹 사이트 트래픽을 유치하는 방법을 배우는 가장 좋은 방법 중 하나는 기존 트래픽을 더 잘 이해하는 것입니다. 오늘 일하는 것이 무엇인지 알 필요가 있습니다. 즉, 방문자가 무엇을 찾고 있는지, 방문자가 사이트에 어떻게 접근했는지, 방문자가 도착하면 무엇을하는지에 대해 잘 알고 있어야합니다. 이 작업을 주기적으로 검토하여 진행 여부를 측정하는 것이 중요합니다.

그러나 엄청난 양의 Google 웹 로그 분석 데이터를 탐색하는 데는 시간이 걸립니다. 그리고 당신은 연기 할 수도 있습니다.

대신 주요 통계 보고서를 작성하는 데 시간을 투자하십시오. 그런 다음 일주일에 한 번 귀하 또는 팀원들에게 이메일로 보내 드린 보고서를 보내주십시오. PDF 또는 CSV 스프레드 시트로 보낼 수 있습니다.

이러한 Google 웹 로그 분석 트래픽 보고서는 장기적으로 엄청난 시간을 절약 해줍니다. Google 애널리틱스 대시 보드를 방문하고 수동으로 데이터를 통과하는 대신 (기억하십시오!) 매주 보고서가 제공되므로 팀 회의를 빠르게 보거나 커버 할 수 있습니다.

고객 지원 커뮤니케이션 처리

중소기업은 정기적 인 이메일을 통해 고객 문제를 처리하는 것이 다루기 힘들게되는 지점에 이르는 경향이 있습니다. 결국 주문 입력 시스템이나 연락처 데이터베이스와 같은 다른 소프트웨어 시스템으로 전자 메일의 정보를 복사하여 붙여 넣습니다.

더 나쁜 것은 중요한 의사 소통이 한 직원의받은 편지함에 묻히는 것입니다. 회사의 다른 사람들은 동료에게 이메일을 보내 수동으로 이메일을 보내는 것을 잊지 않는 한 가시성을 갖지 않습니다.

Groove와 같은 헬프 데스크 소프트웨어는 생명의 은인이 될 수 있습니다. 헬프 데스크 또는 발권 시스템은 고객과의 의사 소통을 한 곳으로 모아 모든 직원에게 자동으로 알립니다.

그런 다음 Zapier와 같은 도구를 사용하여 고객 지원 커뮤니케이션을 사용하는 다른 시스템과 통합하십시오. Zapier를 사용하여 회계 소프트웨어에 대한 통신을 보냅니다 (예: 고객 연락처 정보 업데이트). 또는 프로젝트 관리 시스템에 보냅니다 (예: 특별 계정 유지 보수가 필요한 경우).

다른 시스템과 통합함으로써 중복 데이터 입력이나 혼란과 실수로 인한 시간 낭비를 피할 수 있습니다.