가상 전화 서비스가 귀하의 비즈니스를 도울 수있는 16 가지 방법

중소기업을 시작할 때 전화 시스템을 설정하는 것에 대해 생각한 적은 거의 없습니다.

당신은 혼자가 아닙니다:이 기사를 연구하는 동안 우리가 온라인으로 봤던 25 개 이상의 스타트 업 체크리스트 중 오직 하나만이 전화 시스템이었습니다. 우선 순위 측면에서 꽤 멀리 떨어져있었습니다.

이것은 대단히 놀랍지 않습니다. 2013 년에 시작된 소기업의 4 분의 3 이상이 4 명 이하의 인력을 보유하고 있습니다. 이러한 소규모 팀을 통해 개별 휴대폰을 사용하는 것이 합리적입니다.

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그러나 직원 및 고객 측면에서 비즈니스가 성장함에 따라보다 정교하면서도 저렴한 전화 시스템에 대한 필요성이 드러납니다. 결국 전화 한 통도 놓치기 싫어 하죠?

그리고 그것이 바로 가상 전화 시스템이 그림으로 들어가는 곳입니다.

가상 전화 서비스 란 무엇입니까?

수십 년 동안 비즈니스 전화 시스템은 모든 책상 위에 전화기를 제공했습니다. 음성 메일에서 콜 라우팅, 착신 전환 및 전화 회의에 이르기까지 현대 전화 시스템은 비즈니스가 고객, 파트너 및 자체 벽과 커뮤니케이션하는 방식을 변화 시켰습니다.

그러나 많은 중소기업에서 사내 전화 시스템의 가격은 엄청났습니다. 장비 자체 (전화기 포함) 이외에도 시스템 관리, 문제 해결 및 유지 관리 비용이 많이 들었습니다.

그러나 1990 년대 후반에 새로운 해결책이 제시되었습니다: 가상 전화 서비스. 클라우드에서 사용하는 온라인 응용 프로그램과 마찬가지로이 서비스를 통해 중소기업은 모든 하드웨어, 관리 및 유지 관리 비용을 처리하고이를 여러 비즈니스에 전파함으로써 적은 비용으로 더 많은 기능을 사용할 수있었습니다. 또한 가상 전화 서비스를 사용하는 기업은 벽이나 모바일에 유선 연결되어 있는지 여부와 관계없이 기존 전화 장치를 사용할 수 있습니다.

결과? 중소기업은 이제 훨씬 저렴한 가격으로 강력한 비즈니스 전화 서비스에 액세스 할 수있었습니다.

가상 전화 서비스가 귀하의 비즈니스를 도울 수있는 16 가지 방법

도입 된 이후로 가상 전화 서비스는 지속적으로 서비스를 제공했습니다. 사용할 수있는 범위의 폭을 파악하는 데 도움이되는 가장 일반적인 기능은 물론 아래의 드문 기능을 확인하십시오.

가상 전화 서비스의 공통 기능

다음은 가상 전화 서비스가 제공하는 가장 일반적인 기능의 예입니다.

전화 번호 - 하나의 메인 번호를 광고하거나 필요한만큼 많은 로컬 직접 다이얼 및 가상 번호 800 번호를 만듭니다 (경고: 숫자가 많을수록 비용이 높아짐). 일반적으로 사용할 발신자 번호를 설정하여 전화를 건 사람에게 회사 이름이 표시되도록 할 수 있습니다.
가상 수신자 및 셀프 서비스 메뉴 - 전문 인사와 함께 발신자에게 인사하고 길을 보내거나 확장 디렉토리뿐만 아니라 위치 및 업무 시간과 같은 옵션이있는 메뉴를 제공하십시오.
음악 보관 - 너 자신을 골라 낼 수도있어!
통화 라우팅 - 호출자가 즉시 변경할 수있는 자동화 규칙을 사용하여 적절한 사람에게 연락하도록하십시오. 그룹 대기열 및 동시 벨 울림과 같은 기능을 사용하여 누가 전화를 받을지 결정하고 모바일 장치로 모든 통화를 전달하는 "follow-me"기능으로 이동 중에도 전화를받을 수 있습니다. 중요도가 낮은 전화가 음성 메일로 전송되는 동안 중요한 전화가 사용자에게 전송되도록 검열 규칙을 설정할 수도 있습니다.
기타 전화 기능 - 대부분의 가상 전화 서비스는 통화 전송, 통화 대기, 발신자 표시, 통화 대기 및 방해 금지 기능을 제공합니다. 일부는 발신자를 알리기도합니다 (예: 발신자에게 이름을 말하고 녹음 한 다음 전화를 수락하기 전에 재생).
클릭 투 콜 - 고객이 웹 사이트 버튼을 클릭하여 전화하게하십시오.
전화 회의 - 일을 끝내는 온라인 파티 같아.
팩스 - 팩스를 받고 이메일을 통해 전달하십시오.
음성 메일 - 음성 메일을 수신하는 단순한 기능보다 더 크게 생각하십시오. 많은 가상 전화 서비스는 즉시 재생할 수있는 이메일 주소로 음성 메일 녹음을 전달합니다.
계정 관리 - 사용하기 쉬운 온라인 대시 보드로 전화 시스템을 변경, 관리 및 모니터링하십시오. 복잡한 시스템을 관리 할 필요가 없으며 처리 할 하드웨어가 없습니다.

가상 전화 서비스의 흔치 않은 기능

라이브 전화 교환 - 실제 사람이 회사 전화에 응답하는 것보다 나은 것은 없습니다. 일부 가상 전화 서비스를 사용하면 안내 원을 고용 할 필요없이 그러한 경험을 제공 할 수 있습니다.
음성 메일 녹음 내용 - 이메일을 통해 전달되는 각 음성 메일을 녹음하는 것은 좋지만 회의 중 하나를들을 수는 없습니다. 그 때 텍스트로 된 당신의 메시지가 정말로 유용하게 쓰인 음성 메일이 올 때입니다.
플립 호출 통화 도중에 퇴근해야합니까? 통화 전환을 사용하면 통화를 휴대폰으로 전송하여 이동 중에도 계속 통화 할 수 있습니다.
웹 및 화상 회의 - 일부 가상 전화 서비스는 필요에 따라 웹 및 화상 회의를 호스팅 할 수있는 기능을 제공합니다.
완성 - 자주 사용하는 응용 프로그램과 가상 전화 서비스를 통합하면 효율적인 프로세스를 설정할 수 있습니다. 예를 들어 RingCentral을 사용하면 인바운드 팩스를 특정 Box 폴더로 보내고 Zendesk 고객 서비스 솔루션에서 "클릭하여 통화"할 수 있습니다.
통화 녹음 - 법적 또는 교육 목적으로 전화를 녹음해야하는 경우 일부 가상 전화 서비스가 해당 기능을 제공합니다.

VOIP (Voice-Over-IP) 결정

가상 전화 서비스는 다음 두 가지 방법 중 하나로 제공 될 수 있습니다.

가정과 휴대폰에서 사용하는 것과 동일한 회선을 사용하는 PBX (사설 교환기)를 사용하는 전통적인 전화 서비스. 또는
VOIP는 인터넷을 통해 전화를 라우팅하는 방법입니다.

VOIP은 종종 비싸지 만, 그 접근 방식을 이용하는 가상 전화 서비스를 선택하기 전에 고려해야 할 두 가지 중요한 사실이 있습니다.

신뢰할 수 있음 - VoIP는 꾸준하고 강력한 인터넷 연결이 필요합니다. 그게 가능하지 않다면, 왜곡되고 끊어진 전화를 보게 될 것입니다.
긴급 서비스 - 응급 서비스는 PBX를 사용하지만 VOIP 서비스를 사용하지 않는 전통적인 전화 서비스와 완전히 통합됩니다. 즉, 911과 같은 서비스는 VOIP 전화를 추적 할 수 없으며, 문제가 발생할 경우 심각한 제한 사항입니다. 이 문제는 해결되는 동안 여전히 중요한 문제입니다.