익숙한 소리가 들리면 알려주십시오. 모든 사람이 큰 회의에 참석하거나 전화 회의에 참여해야합니다. 즉, 모든 사람이 몇 시간 동안 책상에서 떨어져있을 것입니다. 회의는 중요하지만 회의가 방해하는 작업도 중요합니다.
직장에서의 두 가지 필요를 해결할 수있는 방법이 있습니다. 다음은 효율성을 높이고 자동화를 개선하고 기술을 사용하여 생산을 계속 유지하면서 회의를 개최하는 방법에 대한 정보입니다.
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- 내부 프로세스를 검토하십시오. 당신은 당신이없이 할 수있는 당신의 일과의 일원 인 몇몇 업무가 있을지도 모르다. 그들이 무엇인지 알게되면 중요한 작업을 더 이상 필요하지 않은 작업과 분리 할 수 있습니다.
- 대리자. 프로젝트 합리화를 위해 할 수있는 일에 대해 팀과 의사 소통을하십시오. 자신이 할 수있는 일과 증원이 필요한 것을 알아야합니다.
- 휴식을 취하다. 이것은 모순되는 것처럼 보일 수 있지만 때로는 계속 일하기를 멈추어야합니다. 포브스 (Forbes)는 "앉아있을 때는 혈류에서 지방을 분해하여 에너지로 전환시키는 효소 인 지단백질 리파아제 (lipoprotein lipase, LPL)가 현저하게 떨어져서 지방 세포를 만들어 낸다. 즉, 운동 부족은 에너지 감소와 같습니다. "
- 점심을 먹고 하루를 계획하십시오. 우리 중 많은 사람들이 아침에 날카 롭기 때문에 깊은 분석과 생각이 필요한 일에 그 시간을 사용하십시오. 당신이 앉 자마자 보고서와 위기 수를 작성하십시오. 점심 식사 후, 재충전하면 회의 및 전화 회의와 같은 아이디어를 공유하고 상호 작용하도록 요구하는 것에 집중하십시오.
- 목록을 만드십시오. 우선 순위와 소요 시간 순서대로해야 할 모든 것을하십시오. 각 작업을 확인하면서 어떤 시간대가 가장 생산성이 좋은지를 알 수 있습니다.
오토메이션
- 소셜 미디어 작업을 자동화합니다. Hootsuite는 아마 가장 잘 알려져 있지만 다른 많은 소셜 미디어 앱과 도구도 있습니다. 예를 들어 버퍼를 사용하면 특정 패턴에 따라 게시물을 예약 할 수 있습니다. 따라서 평일 오전 10시에 게시하려면 Buffer가 도움이 될 수 있습니다. 또 다른 플랫폼 인 Dlvr.it을 사용하면 Facebook, Twitter 및 LinkedIn 사이트를 동기화 할 수 있습니다.
- 일반적으로 사용되는 문서의 템플릿을 만듭니다. 매주 동일한 유형의 인보이스 또는 서신을 발송한다고 가정 해 보겠습니다. 이 템플릿을 만들어 시간을 절약 한 다음 적절한 이름, 날짜 및 숫자 만 입력하면됩니다.
- 클라우드에서 온라인 캘린더를 사용하고 공유하십시오. 회의에 앉아 있으면 시간이 걸릴 수 있지만 회의를 예약 할 수는 있습니다. 동료와 고객에게 무엇을 할 것인지, 언제 할 것인지를 알리면 많은 전자 메일과 전화를 절약 할 수 있습니다.
- 고객 후속 작업 및 유사한 작업을 자동화합니다. 내부 프로세스를 검토 한 결과, 30 분 이내에 자동화 할 수있는 작업 낭비가 많이 발생한다는 것을 알 수 있습니다.
- 동일한 응답 시간을 필요로하는 전자 메일에 대해 "미리 준비된"전자 메일 응답을 만듭니다. 그렇게하면 응답 할 때마다 동일한 이메일을 입력 할 필요가 없습니다. 또는 같은 질문을 몇 번이나 반복해서 묻는다면 FAQ 페이지 나 문서를 작성하여 온라인에 게시하거나 동료에게 제공하면 답변을 받고 통신 요구 사항을 줄일 수 있습니다.
과학 기술
- 체크리스트를 클라우드에 배치하여 함께 가져 가서 공유 할 수 있습니다.. Forgett을 사용하면 공유하거나 비공개로 유지할 수 있으며 애니메이션 GIF를 추가 할 수도 있습니다. 그리고 Checkli는 동일한 기능을 많이 가지고 있으며 목록의 PDF 버전을 만들 수 있습니다.
- 매크로 (일명 지름길)에 익숙해지기. Microsoft Word와 같은 프로그램에는 사용자가 일상적인 작업을 자동으로 수행 할 수있는 기본 제공 기능으로 매크로가 있습니다. 그것들을 생성하고 사용자 정의하는 것은 쉽습니다. 어떤 것은 충분히 쉽다. 이탤릭체). 일단 당신이 그들에 손잡이를 가지고, 당신은 당신이 쓸 때 시간을 절약 할 수 있습니다. Microsoft Word 용 매크로 작성에 대한 자세한 내용은 Microsoft Office 지원 페이지를 참조하십시오. 이 기사의 정신으로이 정보를 문서로 저장하고 동료 및 직원과 공유하여 필요를 간소화하십시오.
- Word, Excel 또는 Powerpoint에서 템플릿을 만드는 방법을 배우려면 Office에서 무엇을 말해야하는지 확인하는 것이 가장 좋습니다. 또한이 기사는 팀 공동 작업에 초점을 맞추기 때문에 유용합니다.
- 회계 소프트웨어를 사용하여 인보이스 및 청구 업무를 간소화하십시오. 동일한 서비스에 대해 매달 동일한 금액으로 청구되는 클라이언트에 대한 인보이스를 수동으로 생성 할 필요가 없습니다.
- 이메일받은 편지함에서 라벨, 폴더 및 태그를 사용하십시오. 이렇게하면 항목을 정렬하고 구성하는 데 도움이되며 더 중요한 것은 메시지를 신속하게 검색하는 데 도움이된다는 것입니다.
중요한 일은 회의에서 발생하며, 누락 된 부분에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 회의 개최 방법에 대한 몇 가지 팁을 따르면 이사회 방의 큰 업무에 집중할 수 있도록 사무실 주변의 작은 업무를 줄일 수 있습니다.
Shutterstock을 통한 회의 이미지
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