"우리는 프로젝트 예산에 대해 이야기해야합니다 …"
$config[code] not found중역 및 고위 경영진의 마음에 두려움을 불러 일으킬 수있는 문구는 예산을 논의하는 긴급 이메일과 비슷합니다.
프로젝트 관리자라면 시간과 예산에 맞춰 프로젝트를 유지하는 것이 얼마나 어려울 지 잘 알고 있습니다. 변화하는 프로젝트 범위, 비현실적인 고객 요구 및 예기치 않은 방해 사이에서 프로젝트 관리는 종종 고양이를 집단 짓는 것처럼 느낄 수 있습니다.
초기 예산이 야구장에서 완전히 보였다하더라도 예산을 초과하여 일상적으로 팀을 운영하는 것으로 밝혀지면 문제는 팀, 리더십 또는 클라이언트와 관련이 없지만 사용중인 도구로 인해 발생할 수 있습니다. 네, 저는 비싼 (그리고 혼란스런) 프로젝트 관리 플랫폼에 대해 이야기하고 있습니다.
잘못된 온라인 프로젝트 관리 도구를 선택하면 여러 가지 문제점을 해결할 수 있습니다. 그것은 기업이 실현하지 못한 채 심각한 현금을 낭비하게 만드는 가장 일반적인 방법 중 하나입니다. 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하는 데 어려움을 겪고 있습니까? 아니면 현재 플랫폼이 팀의 요구에 적합한 지 확실하지 않은가요?
다음과 같은 붉은 깃발 조심하십시오:
빨간 깃발 No. 1
프로젝트 계획 및 임시 작업은 동일한 플랫폼을 사용하지 않습니다.
프로젝트 매니저는 자신의 시간을 의사 소통하는 데 90 %를 소비합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어가이 프로세스를 더 쉽게 처리해야합니까?
프로젝트 관리 시스템을 선택할 때 단일 시스템에서 프로젝트의 모든 측면을 쉽게 추적 할 수있는 플랫폼을 선택하십시오. 임시 작업이 팝업되면 이러한 작업을 동일한 프로젝트 플랫폼에 추가하여 각 팀 구성원의 작업 부하 및 가용성을 쉽게 추적 할 수 있습니다.
일정에 더 많은 시간을 가진 멤버를 쉽게 식별하고 우선 순위 및 가용성 변화에 따라 작업 부하를 원활하게 전환하기 위해 과도하게 노력한 멤버를 쉽게 식별합니다.
레드 플래그 2 번
표준화 된 온 보딩이 없습니다.
가상 팀을 관리 할 때 성공을위한 첫 번째 단계는 온 보딩 프로세스를 표준화하는 것입니다.
새로운 플랫폼을 사용하기위한 기본적인 사용법 튜토리얼을 통해 처음부터 같은 페이지에있는 모든 사람들을 얻으십시오. 통신 가이드 북 및 연락처 정보 시트를 통해 가용성에 대한 기대치를 설정하십시오.
최고의 프로젝트 관리 플랫폼에는 가상 채팅 도구 및 내부 메시징 프로그램이 포함됩니다. 프로젝트 관리 소프트웨어에 포함 된 동일한 채팅 도구를 사용하면 작업 할당을 즉시 조정하거나, 다른 작업에 메모를 추가하거나, 프로그램을 종료하지 않고 마감 시간을 변경할 수 있습니다.
레드 플랙 3 호
하나의 서비스를 프로젝트 관리 용으로 사용하고 다른 서비스는 클라우드 파일 공유 용으로 사용합니다.
예, DropBox 및 Google 문서 도구는 훌륭하지만 주요 프로젝트를 관리 할 때 할 일 목록 및 화면 공유 / 공동 작업 회의와 같은 위치에 모든 파일을 보관하는 것이 훨씬 쉽습니다.
팀에 모든 파일 이름에 버전 번호와 마지막 사람의 이니셜을 포함시켜 파일을 수정하게하십시오. 이 방법으로 콘텐츠에 대한 질문이나 변경된 내용이 있으면 즉시 연락 할 사람을 알 수 있습니다. 이렇게하면 파일이 전자 메일 체인에 묻혀서 복제되지 않도록 편집 할 수 있습니다.
선택한 파일 명명 규칙에 관계없이 파일 관리 및 추적을위한 시스템을 첫 번째 위치부터 배치하고 한 곳에서 모두 유지하십시오.
레드 플래그 제 4 호
협업 토론이나 가상 회의를위한 공간이 없습니다.
작업을 추적하고 파일을 저장하는 것보다 프로젝트 관리 소프트웨어가 더 있습니다.
가상 팀을 운영 할 때 정기 모임이 어려울 수 있습니다. 즉, 명확한 의사 소통 없이는 전체 프로젝트가 분리 될 수 있습니다. 주간 프로젝트 상태 체크인 세션을 갖기 위해 요일과 시간을 선택하십시오 (매주 월요일 오전 10시와 목요일 오후 2시).
다른 시간대에 살고있는 팀 구성원을 배려하십시오. 정오 모임은 일반적으로 모든 사람들이 "참석"하는 것이 가장 쉽습니다. 특정 날짜와 시간을 일관되게 미리 계획하게하면 모든 사람이 같은 페이지에서 프로젝트를 진행할 수 있습니다.
레드 플랙 5 호
많은 종소리와 휘파람, 아직 핵심 기능이 충분하지 않습니다.
프로젝트 관리 플랫폼을 선택할 때, 가장 훌륭한 기능을 가진 플랫폼을 선택해야합니다.
핵심 기능이 이러한 종소리와 휘파람을 뒷받침하는지 확인하십시오. Gmail 및 DropBox와의 완벽한 통합, 전자 메일에서 프로젝트 작업으로의 원 클릭 변환 또는 공유 작업 공간에서의 인스턴트 메시징은 가상 팀에 적합한 기능을 선택합니다.
Wrike, Zoho Projects 및 Clarizen은 비슷한 기능을 제공하는 프로젝트 공동 작업을위한 세 가지의 웹 기반 옵션입니다. 단일 플랫폼으로 커밋하기 전에 테스트 드라이브를 가져와 자신의 요구에 가장 적합한 플랫폼을 결정하십시오.
결론
완성 된 프로젝트는 완전한 의지력으로 실현되지 않습니다. 업무를 수행하지 않는 값 비싼 프로젝트 관리 플랫폼에 너무 많은 돈을 지출하는 것은 회사의 수익을 해칠뿐만 아니라 생산성을 떨어 뜨리고 마감 시간을 연장시킵니다.
작업, 개요, 파일 저장, 전체 팀 구성원 개요를 제공하고 동일한 장소에서 손쉽게 가상 회의 / 인스턴트 메시징을 제공하는 프로젝트 관리 플랫폼으로 궤도에 돌아옵니다.
Shutterstock을 통한 붕대 상처 사진
