효과적인 회의는 기업에 진정한 가치를 부여합니다. 그들은 아이디어를 내고, 방향을 제시하고, 채권을 강화하고, 활기를 회복시킵니다. 동시에 기업은 끝없는 자원을 헌신 할 수 없습니다. 핵심은 적절한 시간과 적절한 공간에서 필수적인 사람들을 초대하는 것입니다. 공통의 목적을 향해 직접 상호 작용하고 명확한 행동 계획으로 끝납니다.
명확한 목적
모든 효과적인 회의에는 분명한 목적이 있습니다. 이것은 의제로 해석됩니다. 한 번에 너무 많은 항목을 덮으려고하면 회의가 과도하게 진행됩니다. 테이블에 주제가 너무 적 으면 전자 메일, 일대일 토론 또는 다른 형태의 의사 소통이 더 실용적입니다. 의제는 적절한 순서로 논의 될 특정 항목을 개략적으로 설명해야합니다. 사전에 사물을 쓰는 것은 회의의 초점을 명확하게하는 데 도움이됩니다. 또한 참가자가 "바이 인 (buy-in)"을 갖도록 보장하여 토론이 진행됨에 따라 가치있는 아이디어를 얻고 궤도에 섰습니다.
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물류는 효과적인 회의에 필수적입니다. 한 가지 측면은 토론 할 작업을 수행하는 사람들의 적절한 그룹을 초청하고, 해당 작업에 대한 결정을 내리거나 그렇지 않으면 영향력을 행사하는 것입니다. 모든 참석자에게 무료 일뿐만 아니라 다른 업무 우선 순위 또는 에너지 수준과 경쟁하지 않는 시간을 선택하십시오. 회의 길이도 중요합니다.대부분의 경우, 2 시간은 건강한 최대치입니다. 또한 각 아젠다 항목의 시간과 존중 한도를 계산하는 데 도움이됩니다. 당신의 위치는 사람들로 하여금 편안하고 실용적 이도록해야합니다. 경우에 따라 개인 위치, 회의 통화 또는 회의 오프 사이트를 의미합니다.
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효과적인 회의를 위해서는 효과적인 의사 소통이 필요합니다. "우리 목표의 일부는 순이익을 15 % 증가시키는 내년도 예산을 개발하는 것입니다. 학과에 대한 새로운 비용 범주를 제안하는 경우 다른 영역에서 감축을 준비하거나 추가 비용으로 어떻게 수익이 증가 할 것인지에 대한 건전한 논거를 작성하십시오. "시너지 효과를 창출하는 방법에는 참가자가 전화를 걸 수있는"문제 조사 " 관심 분야 또는 브레인 스토밍 분야에서 공동으로 아이디어를 창출 할 수 있습니다. 중재자는 그룹 대화를 장려하고 각 사람의 관심사를 토대로 전체 회의를 계속 진행하는 비밀 무기입니다.
의미있는 결과
회의가 끝날 때까지 명확하고 실행 가능한 결과가 있어야합니다. 이것을 장려하는 한 가지 방법은 "다음 단계"를 의제의 마지막 주제로 나열하는 것입니다. 모든 느슨한 끝을 묶기 위해 10 분에서 15 분을 할당하십시오. 참가자가 해결 한 문제를 요약합니다. 해결되지 않은 모든 항목을 명시하고 언제 누가 그 문제를 해결할 책임이 있는지 지정하십시오. 오프라인이 아닌 공개적으로 수행하면 책임감이 강화됩니다. 또한 분 또는 토론 및 그 결과에 대한 일반적인 요약을 배포 할 계획을 세웁니다. 경우에 따라 다음 단계에는 다른 회의 예약이 포함됩니다. 지속적인 진행을 보장하기 위해 다음 회의가 열리기 전에 후속 작업을 담당하는 동료들과 연락하십시오.
