각서 또는 메모는 조직 내에서 의사 소통하는 데 사용되는 문서입니다. 이 유형의 문서는 일반적으로 문제 또는 통지를 조직 구성원에게 전달하고, 다른 사람들이 조치를 취하도록 설득하거나 피드백을 요청합니다. 메모는 반드시 짧고 간결하며 특정 형식을 따르십시오. 거의 모든 전문가 분야에서 의사 소통을 위해 메모를 사용합니다. 하나를 쓰는 법을 배우는 것은 종종 전문적인 성공에 중요합니다.
$config[code] not found실제 문서를 작성하기 전에 귀하의 메모와 의도 된 청중에 대한 일반적인 아이디어를 적어주십시오. 메모 작성시 청중에 대한 배려가 중요합니다. 예를 들어, 문제가 소수의 사람들 만 포함하는 경우 전체 조직에 메모를 보내지 마십시오. 많은 사람들에게 적합한 언어를 고려하십시오. 부하와는 상급자에게 다르게 메시지를 전달하고자 할 수 있습니다.
헤더 섹션을 작성하십시오. 모든 메모에는 동일한 섹션이 있어야합니다. 첫째, "수신자"섹션에는 수신자 이름이 포함됩니다. 예를 들어, "To: John Smith"또는 "To: Smith Co. Staff"는 "To:"행에서 작동합니다. "받는 사람:"줄 아래에 "From:"줄에 이름을 적어주십시오. "보낸 사람:"행 바로 아래에는 메모가 작성된 날짜가있는 "날짜:"섹션이 있습니다. 달은 종종 생략됩니다. 2 월은 "2 월"이됩니다. 마지막으로 메모 제목을 나타내는 "제목:"행을 포함하십시오.
다음에 메시지를 작성하십시오. 한 페이지 이상을 목표로하지 마십시오. 귀하의 첫 번째 문장은 메모의 목적과 맥락을 명확하게 기술해야합니다. 다음으로, 적절하다면 메모의 주제, 상황 또는 상황의 배경을 간단하게 설명하십시오. 다음에, 메모를받는 사람들이 원하는 것을 정확하게 설명하십시오. 메모가 반드시 페이지보다 길면 분명히하기 위해 메시지 끝 부분에 간략한 요약 단락을 포함 할 수 있습니다.
정중 한 결말로 닫습니다. 메모를 읽는 데 시간을 할애하여 수령인에게 감사하고 메모 자체의 내용에 대한 토론 또는 의견을 초대하십시오.
메모와 함께 추가 서류를 동봉해야하는 경우 마감 후 "첨부:"행을 포함하십시오. 이 줄에있는 첨부 파일의 제목을 "Attached: Resume"과 같이 간단하게 기재하십시오.
메모를 검토하여 불필요한 정보를 잘라 내고 문장을 단순화하십시오. 메모의 목표는 간결합니다.
맞춤법 및 문법 문제에 대해서는 메모를 확인하십시오. 메모는 일반적으로 전문적인 문서로 간주됩니다. 부주의 한 실수와 문법에 대한 부주의는 작가에게 잘못 반영 될 수 있습니다.
