고객의 행복을 유지하는 것은 모든 비즈니스의 성공에 중요합니다. 불만 사항에 대한 즉각적인 대응은 귀사에서 제공받은 서비스에 만족하지 못하는 고객을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 잘 쓰여진 응답 서신은 기본 형식을 따르며 귀사의 불만 사항 해결 프로세스에서 중요한 도구입니다.
상황 요약
고객에게 문제에 대해 알려 주신 것에 감사의 편지를 보내십시오. 고객이 이미 귀하의 회사에 불만을 갖고 있음을 알고 있으므로 긍정적 인 메모로 편지를 시작하는 것이 중요합니다. 자신의 사업을 소중히 여기며 고객이 귀사와 좋은 경험을 쌓을 수 있도록 노력하겠습니다. 해당되는 경우 날짜를 포함하여 불만 사항을 간략하게 요약하십시오. 요약에 문제가 정확하게 설명되어 있지 않은 경우 고객에게 연락하도록 고객에게 요청합니다. 고객의 경험에 대한 질문을 포함하십시오.
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고객에게 왜 그가 화가 났는지 또는 불행했는지 이해했음을 알립니다. 회사가 잘못되었을 경우 오류 또는 상황에 대해 사과하십시오. 회사가 옳다고해도 상황을 비난하여 고객을 길항하지 않는 것이 가장 좋습니다. Intuit 웹 사이트는 고객에게 불만 사항이 부당하다고 판단되면 자신의 기대를 충족시키지 못했다는 사실을 고객에게 알리라고 제안합니다. 이 단락의 요점은 고객과의 관계를 형성하고 자신의 의견이 중요하다고 생각하게 만드는 것입니다.
솔루션 제공
고객에게 상황을 해결하기 위해 수행 할 수있는 조치를 알립니다. 당신이 할 일과 할 일을 자세하게 설명하십시오. 경우에 따라 문제를 해결하기 전에 문서 또는 완성 된 양식과 같은 추가 정보가 필요할 수 있습니다. 고객에게 필요한 정보와 필요할 때 정확히 알려줍니다. 회사 정책을 너무 엄격하게 적용하지 마십시오. 보증 만료 후 언젠가 발생하는 문제를 해결하기를 거절해도 고객은 틀림없이 고객을 잃을 것이며 그 고객은 다른 사람들에게 회사와의 경험에 대해 알릴 것입니다.
편지를 마무리하다.
고객이 문제를 더 논의하기를 원하면 귀하의 연락처 정보로 편지를 완성하십시오. 전자 메일 주소 및 직통 전화 회선과 같이 고객이 연락 할 수있는 여러 가지 방법을 제공하십시오. 일반적인 회사 전화 번호 나 고객이 메시지를 남기기 위해 수많은 안내를 받도록 요구하는 것은 피하십시오. 고객이 귀하에게 연락하기 어려울 경우, 그는 좌절감을 느끼고 자신의 문제를 심각하게 생각하지 않는다고 생각할 수 있습니다. 고객에게 다시 연락해 주셔서 감사 드리며 추가 문제가 있는지 알려달라고 요청하십시오.
