비즈니스 세계는 회의의 축을 돌고있는 것처럼 보이지만 모든 회의가 생산적이지는 않습니다. 회의가 성공적으로 끝나기 위해 생산적인 세션을 계획 할 시간을 투자하십시오. 성취해야 할 대상과 참여해야 할 대상에 대해 신중히 생각하십시오.
목표와 청중을 결정하십시오.
회의의 목적을 설정하고 간단하고 명확하게 기재하십시오. 예를 들어 구체적인 목표를 설명하는 짧은 글 머리표 목록을 작성하십시오. 회의의 목표는 중요한 정보를 전달하고 의사 결정을 내리고 문제를 해결하거나 행동을 할당하는 것입니다. 간결하고 투 포인트 인 목표는 회의 주최자가 회의에 참석해야하는 사람을 결정하는 데 도움이됩니다. 목표를 실제로 달성 할 수있는 존재가있는 팀원과 각 목표를 일치시켜 초대 대상자 목록을 작성하십시오.
$config[code] not found일정 설정
목표의 각 목표에 따라 회의의 의제를 설정하십시오. 목표가 프로젝트의 시작을 알리는 것이라면 PowerPoint 프레젠테이션과 같이 해당 정보를 제공 할 사람과 정보를 공유하는 방법을 식별하는 의제 항목을 설정하십시오. 목표가 행동을 할당하는 것이라면 과제가 어떻게 작성되는지를 설명하는 의제 항목을 설정하십시오. 모든 목표에는 하나 이상의 의제 항목이 직접 정렬되어야합니다.
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그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.날짜 및 시간 선택
회의 진행자와 가장 중요한 초대 대상자의 참석 여부에 따라 회의 날짜와 시간을 선택하십시오. 초대 대상자 목록이 클수록 모든 사람이 사용할 수있는 시간과 시간을 찾는 것이 더 어려워집니다. 가능한 한 많은 일정에 맞는 시간을 수락하십시오. 시간을 설정하기 전에 시간대를 생각하십시오. 일부 초대 대상자가 전화 또는 인터넷으로 참여하는 경우 근무 시간뿐만 아니라 근무 시간도 고려하십시오. 오후 1시 동부 표준시 모임은 중부 표준시의 점심 시간 모임입니다. 같은 회의가 도쿄에서 오전 2시에 있습니다.
위치 선택
모든 의제 항목을 달성 할 수있는 회의실을 찾습니다. 참석할 사람들의 수에 맞게 편안하게 크거나 작은 방을 선택하십시오. 40 명을 수용하는 방은 10 명과의 만남을위한 좋은 선택이 아닙니다. 마찬가지로, 군중이 너무 꽉 조이는 것을 원하지 않으면 여분의 의자를 가져와야합니다.
재료 및 사고 계획
프리젠 테이션이 예상되는 경우, 방에 프로젝터가 설치되어 있는지 확인하십시오. 그렇지 않은 경우에는 프로젝터를 가지고 오도록 준비하십시오. 또한 스크린이나 흰 벽과 같이 투사 할 물건이 있는지 확인하십시오. 마른 지우기 마커가있는 화이트 보드, 플립 차트 및 오프 사이트 참여자를위한 스피커폰과 같은 다른 우발적 인 사고의 가용성을 고려하는 것을 잊지 마십시오. 여러 시간의 모임을 가지려면 음식과 음료를 준비하십시오. 참가자들은 위보다는 주제에 집중하십시오.
초대 대상자에게 알림
초청자에게 회의 목적, 날짜, 시간 및 위치를 사전에 충분히 알려서 제대로 준비 할 수 있도록하십시오. 대부분의 경우 적어도 일주일 전에 통보하는 것이 바람직합니다. 직장 캘린더 소프트웨어를 사용하여 모든 참석자에게 회의 약속을 보냅니다. 많은 프로그램이 회의 시작 몇 분 또는 며칠 전에 초대 대상자에게 알리거나 필요에 맞게 알림을 사용자 지정합니다.
