필자는 필자의 마지막 칼럼에서 새로운 Amazon Kindle eBook 독자에 관해 썼습니다.
$config[code] not found"우리는 모두 '종이없는 사무실'의 예지가 실현 될 때까지 기다리고 있었지만,이 약속은 그 어느 때보 다 도망가는 망상으로 보인다."
그러나 아마도 종이없는 사무실이 보일 것입니다. 예, 저는 종이없는 사무실이 여전히 꿈이라고 말하는 사람들을 계속 들었습니다. 그러나 여기서 핵심은 궁극적 인 목표를 달성하는 데있어 완벽하지 않고 종이를 없애기위한 진보를 목표로 삼고 노력하는 것입니다. 올바른 데이터 관리 시스템은 종이의 실용성과 새로운 정보 및 기술의 속도를 결합 할 수 있습니다.
기업가 및 중소기업 소유주로서 우리는 생산, 정리 및 회수에 너무 많은 시간 (및 비용)이 필요하기 때문에 사용하는 종이의 양을 줄이기를 원합니다. 그렇게하면 회사에서 많은 돈을 절약 할 수 있고 더 많은 돈을 벌 수 있습니다.
현재 정보의 확산과 함께, 우리는 오늘날 세계의 속도로 자신과 타인에게 유용한 정보를 제공해야합니다.
비즈니스에서 종이와 파일을 처리하는 방식을 살펴보십시오.
당신이 나를 좋아한다면, 당신이 찾은 것이 당신을 행복하게 만들지 않을 것이라고 제안하는 것처럼 대담 할 것입니다.
세계에서 가장 조직적인 사무실을 운영 할 수 있지만 기록 보관소를 체계화하고 이러한 조직 방법을 유지하는 데 걸리는 시간은 R & D 및 마케팅에 소요되는 시간 인 실제 달러로 변환됩니다.
파일 정리 시스템을 사용하고 모든 것이 어디에 있는지 정확히 알 수 있도록 깔끔한 힙에 물건을 보관합니까? 당신이 항상 무언가를 잊어 버리지 않았 음을 보장하기 위해, 당신이 항상이 더미를 '통과해야 할 필요성을 느끼고 있기 때문에 당신이 느끼는 죄책감뿐만 아니라,이 원인의 물리적 혼란을 생각해보십시오.
서류 파일로 인해 사무실이 파묻혀 있다면 "서류없이"가는 것이 좋습니다. 하지만, 정확히 말하자면, 귀하의 비즈니스에 대한 서류상의 의미는 무엇입니까? 그것은 그것을하기로 결정을 내리고 돌아 서지 않는 것입니다. 즉, 모든 파일을 컴퓨터로 스캔하고 직원이 디지털 파일을 사용할 수 있도록하는 것입니다.
이제는 한 동료에서 다른 고객에게 또는 고객의 비즈니스에서 클라이언트 또는 전망 클라이언트로 발송해야했던 서류는 필요할 때마다 볼 수 있습니다. 귀사는 생산성과 효율성만으로도 많은 시간과 끝없는 달러를 절약 할 수 있습니다.
현실은 사무실에서 항상 종이를 사용합니다. '페이퍼리스'라는 용어는 도달하기에는 너무 높은 표준입니다. 어떤 사람들은 그것을 읽으려면 물건을 써야합니다. 가지고 다니기 위해 인쇄하고 다른 사람들에게 보여줄 것입니다. 모든 프레젠테이션을 PowerPoint에 맞출 수있는 것은 아닙니다. 당신은 그 프린터들을 제거하지 않을 것입니다.
그러나 파일을 컴퓨터로 스캔하고 컴퓨터에 새 파일을 만들 때 파일 캐비닛 또는 파일 중 일부는 제거 할 것이며 파일을 지속적으로 구성해야합니다.
페이퍼없이 갈 때 고려해야 할 사항은 다음과 같습니다.
1. 파일을 스캔 할 때 전용 문서 스캐너가 중요합니다.
2. 파일을 저장할 때, 가장 보편적으로 받아 들여지는 방법은 PDF 형식 또는 휴대용 문서 형식입니다. 이 파일은 파일에서 보듯이 정확하게 보이는 파일을 유지하는 안정된 형식입니다. Adobe에서 제공하는 소프트웨어를 사용하면 온라인으로 읽거나 인쇄 할 수 있고 공간도 적게 들고 손쉽게 만들 수 있습니다.
3. 파일을 디지털화하는 경우 새 "파일 캐비닛"을 보관하는 하드 드라이브와 우수한 데이터 백업 시스템이 필요합니다. 기술 전문가는 휴대용 하드 드라이브 2 개를 사용하도록 권장합니다. 매주 다른 백업을 백업하고 은행 예금 상자와 같은 오프 사이트 위치로 백업을 가져옵니다.
4. 근거리 통신망 (LAN)에 컴퓨터가 없으면 모든 사람이 파일에 액세스 할 수 있도록 컴퓨터를 연결해야합니다. 무선 네트워크 설정 비용은 컴퓨터 한 대당 $ 25-50이며 네 대의 컴퓨터에 대한 "허브"또는 중앙 라우터의 경우 $ 75-100 달러입니다.
대부분의 사람들은 디지털 파일을보고 유지 관리하는 데 문제가 없습니다. 귀하와 귀하의 직원이 어려움을 겪을 수있는 새로운 기록 관리 및 정보 관리 시스템에 익숙해지고 있습니다. 선상에있는 모든 사람들을 만나십시오. 파일 프로토콜의 관점에서. 디렉토리에 어떻게 표시해야합니까? 파일의 이름은 어떻게 지정해야합니까? 모든 사람들이 동일한 표준을 사용하는 것이 필수적입니다. 그 사람들이 무엇이 될지 결정하고 모든 사람에게 사본을 인쇄하십시오. 회사 네트워크에서 사본을 사용할 수있게하십시오.
종이없는 일은 선택의 문제입니다. 그것은 의식적인 라이프 스타일과 업무 스타일 결정입니다. 완전히 헌신하면 생산성, 효율성 및 효율성을 향상시킬뿐만 아니라 우리 모두가 생산하는 폐기물의 양을 줄일 수 있습니다.
종이없는 일을 결정하셨습니까?
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