중소 기업을위한 Microsoft 팀 사용에 대한 10 가지 팁

Microsoft 팀은 소규모 기업이 직원들과 의사 소통 및 공동 작업을 수행 할 수 있도록 해주는 Office 365의 커뮤니케이션 도구입니다. Microsoft 팀을 사용하지 않은 사람들을 위해 전문가를 통해 유용한 정보와 통찰력을 얻을 수 있습니다.

Microsoft 팀 팁

Simona Millham은 Microsoft 공인 강사이자 CBT Nuggets 플랫폼을 배우는 IT 강사입니다. Small Business Trends와의 이메일 인터뷰를 통해 중소기업을 위해 Microsoft 팀을 최대한 활용할 수있는 유용한 팁을 공유했습니다.

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이메일 통신 최소화

마이크로 소프트 팀의 가장 큰 장점 중 하나는 혼란 속에서 쉽게 잃어 버릴 수있는 긴 이메일 체인에 의존하지 않고 기업들이 모든 커뮤니케이션을 한 곳에서 정리할 수 있다는 것입니다. 따라서 Microsoft 팀을 최대한 활용하려면 내부 통신용 전자 메일 대신 전자 메일 대신 전자 메일을 사용하십시오.

Millham은 다음과 같이 말합니다: "누군가가 비교적 사소한 질문을하는 팀에게 전자 메일을 보내면 모든 사람이 반응합니다. 그러면 엄청난 양의 전자 메일이 생성됩니다. 대화는 팀의 핵심이며, 스레드를 한 번에 쉽게보고 신속하게 대응할 수 있습니다. "

새 팀 구성원과 대화 나누기

마이크로 소프트 팀은 신규 직원을 쉽게 입회시킬 수 있습니다. 새로운 고용을하거나 새로운 프로젝트에 기존 팀원을 추가하면 많은 이메일을 전달하거나 성가신 문서를 전달하는 대신 쉽게 따라 잡을 수 있도록 대화 목록을 프로젝트 또는 스레드와 공유 할 수 있습니다.

몇몇 그룹과 스틱

Microsoft 팀에서는 조직 내의 여러 그룹을 지정하여 관련 팀 구성원과 대화 할 수 있습니다. 그러나 가능한 모든 조합의 직원에 대해 그룹을 만드는 것을 외면하지 마십시오. 누가 프로젝트에서 가장 자주 함께 일하는 지 고려하고, 많은 옵션을 가진 모든 사람을 압도하지 않도록 합리적인 그룹 만 생성하십시오. 나중에 언제든지 더 추가 할 수 있습니다.

각 그룹에 대한 목표 달성

시작할 그룹을 결정하는 데 어려움을 겪고 있다면 각 그룹에 대해 원하는 것을 고려하십시오. 예를 들어, 최상위 레벨 관리만을위한 그룹을 원할 수 있습니다.이 그룹은 큰 전략적 결정을 내릴 때 사용할 수 있습니다. 그러나 IT 지원 및 소셜 미디어 마케팅과 같은 특정 목적을 위해 그룹을 원할 수도 있습니다.

이동하면서 그룹 추가

거기에서 특정 프로젝트가 호출 할 때 항상 그룹을 추가 할 수 있습니다. 함께 일하지 않는 여러 부서의 사람들이 참여하는 특별한 고객 프로젝트가 있다고 가정 해보십시오. 해당 인스 턴 스만을위한 그룹을 만들어서 작업자가보다 일반적인 스레드에서 통신 할 필요가 없도록하십시오.

오디오 컨퍼런싱 설정

Microsoft 팀은 음성 회의 기능을 제공하므로 특정 그룹 또는 1-2 명의 팀 구성원만으로 음성 회의를 주최 할 수 있습니다. 특히 원격으로 작업하는 팀 구성원이있는 경우 특히 유용합니다. 또한 새 게스트 액세스 기능을 통해 외부 클라이언트와 통신 할 수 있습니다.

커뮤니케이션 전략 만들기

물론 Microsoft Teams는 채팅 및 오디오 통화와 같은 통신 기능을 제공하는 유일한 Microsoft 제품이 아닙니다. 그러나 Millham은 사용 가능한 모든 단일 옵션을 너무 많이 사용하지 말라고 경고합니다. 대신 커뮤니케이션 플랫폼과 다른 플랫폼에 대해 Microsoft 팀을 사용할 상황을 설명하는 구체적인 계획을 세우십시오.

Millham은 다음과 같이 설명합니다. "가장 큰 문제 중 하나는 비즈니스 사용자가 Microsoft Office 365 도구를 사용하여 WHEN을 사용하는 것을 이해하도록 돕는 것입니다. Teams, Yammer 및 Skype for Business의 기능이 서로 겹쳐서 사용자에게 혼란을 줄 수 있으며, 일부 지침 없이도 이메일을 다시 사용하지 않을 수 있습니다. 따라서 필자의 권고는 어떤 도구가 조직의 다른 부분에 가장 적합한 지 생각해보고 여러 사용자 그룹과 조종사를 운영 한 다음 최종 사용자에게 지침과 인식을 제공하는 데 시간을 할애하는 것입니다. "

통신 전략 테스트

Millham이 언급했듯이 조직 내에서 서로 다른 커뮤니케이션 전략을 실제로 테스트하여 특정 팀에 가장 적합한 것이 무엇인지 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 대부분의 고객이 이미 Skype ID를 보유하고 있고 Microsoft Teams와의 게스트 액세스를 원하지 않는 경우 클라이언트 호출에 Skype를 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 단순화를 위해 팀 내에서 모든 내부 통화를 유지할 수 있습니다. 직원의 의견을 수렴하여 필요에 맞게 계획을 최적화 할 수 있습니다.