다양한 정부 부처에서 근무하는 직원들의 책임 중 하나는 정책 입안자를위한 브리핑 메모를 작성하는 것인데 정책 입안자는 메모를 사용하여 문제에 대해 교육하고 프로토콜, 절차 및 법률을 작성하는 데 도움을줍니다. 브리핑 메모는 독자에게 행동 요청을 제시하는 문제 또는 사례에 대한 간략한 요약입니다. 성공적인 메모는 독자가 이해하고 평가하기 쉬운 구체적인 증거를 제시함으로써 행동하도록 유도합니다.
$config[code] not found"받는 사람:"및 "보낸 사람:"을 작성하여 메모를 시작합니다. 콜론 다음에 보낸 사람과받는 사람의 이름을 입력하십시오. 다음 줄에 메모를 쓴 날짜를 적으십시오. "Subject:"다음에 메모가 참조하는 주제를 써서이 섹션을 완성하십시오.
메모의 첫 번째 문장이나 단락에서 수행 할 작업을 지정하십시오.
5 문장을 초과하지 않는 간결하고 간결한 단락을 사용하여 독자의주의를 유지하십시오. 행동을 취하는 이유를 설명 할 때 각 이유를 별도의 단락에 기입하십시오.
경험적 증거를 사용하여 독자에게 제안 된 행동 방침의 필요성을 설득하십시오. 예를 들어, 특정 조닝 정책에 변화가있을 때 저소득 주택 통계를 인용하십시오. 사실로 지원할 수없는 일반화는 피하십시오.
행동이나 정책의 대안 과정을 개략적으로 설명하고 각각의 장단점을 설명하십시오.
불필요하게 말 또는 형식적인 표현을 피하십시오 (예: "토론과 같이"). 사실과 숫자를 인용 할 때 기술 전문 용어. 독자가 이해할 수있는 단순하고 직접적인 언어를 사용하십시오.
메모를 통해 수동적 인 목소리를 사용하여 행동을 유도하십시오. 메모의 수신자를 잘 아는 경우 "나"와 "우리"와 같은 일인칭 대명사를 사용하십시오. 왜냐하면 사람들은 개인적으로 알고 있다고 느끼는 사람들을 위해 뭔가를 할 가능성이 더 많기 때문입니다. "나"와 같은 수축을 사용하여 이러한 개인적 관계를 더욱 강조하십시오.
메모가 끝날 때까지 조치의 필요성을 반복하십시오. 충족되어야하는 조치의 기한이 있는지를 표시하십시오.
경고
길이가 2 페이지를 초과하는 브리핑 메모가 보고서가되며, 독자는 수령 즉시 읽을 수 없습니다.
