대부분의 중소기업 소유자가 잊고 싶어 할 책임이 있습니다. 그러나 독점 소유권보다 큰 것을 운영하는 사람에게는 필수적입니다. 직원에 대한 기록을 유지하는 것은 귀하의 책임입니다. 이것이 비즈니스를 운영하는 데있어 가장 흥미로운 부분은 아니지만 중요합니다.
직원 기록 보존 요구 사항
연방, 주 및 지방 정부는 직원 및 비즈니스를 보호하기 위해 채용 및 기타 HR 기능에 대한 정확한 문서를 유지할 때 다양한 요구 사항을 갖고 있습니다. 사업체로서 이러한 기록을 보관하지 않으면 자신을 변호하기위한 서류없이 부당한 종결 소송이나 유사한 반향에 대해 공개 할 수 있습니다. 직원 기록을 유지할 때 비즈니스가 만족해야 할 몇 가지 요구 사항이 있습니다.
$config[code] not found1 년 동안 채용 기록 보관
새로운 직책을 위해 고용 할 때, 미국 장애인 법 (American With With Disabilities Act) 및 타이틀 VII와 같은 연방법은 고용 과정에서 차별이 없도록 요구합니다. 따라서 일자리를받지 못한 당사자가 소송을 제기하기로 결정한 경우 채용이 완료된 후 적어도 1 년 동안 채용 절차에서 모든 신청서, 이력서 및 기타 문서를 보관해야합니다.
3 년간 급여 기록 보관
임금 기록은 근로자가 근무한 시간에 대해 공정한 보상을 받고, 초과 근무 및 최저 임금 요건을 준수하는지 확인하는 데 필수적입니다. 법에 따라 비 면제 직원의 경우 3 년 동안이 기록을 보관해야합니다. 그러나 근로자는 초과 근로에 대한 임금을 다시 지불해야한다고 생각하면 소송을 제기 할 수도 있습니다. 따라서 해고 후 최대 5 년 동안 계속 유지하는 것이 유익 할 수 있습니다.
해지 후 1 년 동안 I-9 양식 유지
I-9 양식은 직원이 미국에서 일할 수있는 자격이 있음을 증명했음을 증명해야합니다. 법률에 따라 직원을 고용 한 후 3 년 동안, 또는 직원이 해고 된 지 1 년 후 어느 날짜 에든 나중에이 양식을 보관해야합니다. 또한이 양식을 다른 인사 기록과 별도로 보관해야합니다.
해지 후 5 년간 분리 서류 보관
부당 해지 문제에 직면 할 경우 해지 또는 분리와 관련된 서류를 보관하는 것이 필수적입니다. 직원이 퇴사 한 후 3 년 동안 사직서를 보관하고 면접 서류를 종료하고 5 년간 서류를 분리하십시오.
종료 후 FMLA는 3 년 동안 보고서를 남겨 두십시오.
가족 의료 휴가 법 (Family Medical Leave Act)은 유자격 직원이 의료 또는 가족 문제 발생시 직장을 보호받는 무급 휴가를받을 수 있도록하기위한 것입니다. 직원이 FMLA 휴가 요청서를 제출하는 경우 휴가가 부여되었는지 여부에 관계없이 해당 직원이 귀하의 비즈니스에 참여한 후 최소 3 년간 해당 정보를 기록에 보관해야합니다.
6 년간의 퇴직 연금 유지 양식
직원에게 퇴직 급여를 제공하는 경우 직원 퇴직 또는 해고 후 최소 6 년 동안 직원 퇴직 소득 보장법에 따라 정보를 보관해야합니다. 또한 법원은 보상 범위가 충분하지 않다는 직원의 책임이 아니라 직원이 소송을 제기 할 때 충분한 보상 및 혜택을 제공했음을 입증하는 것이 회사의 책임임을 결정했습니다.
5 년간의 약물 검사 기록 보관
어떤 경우에는 신원 확인 및 약물 검사 정보가 다른 고용 정보의 기준에 해당 될 수 있습니다. 그러나 업무가 운송과 관련된 경우, 교통부의 안전 규정의 일환으로 5 년간 수행 된 약물 검사 기록을 보관해야합니다.
4 년간 직원 세금 기록 유지
IRS는 직원 관련 세금에 관해서 감사의 경우 4 년 동안 기록을 유지할 것을 권장합니다. 여기에는 모든 임금, 연금, 팁 정보, W-2 및 W-4 양식 및 기타 관련 정보가 포함되어야합니다.
5 년간 직원 건강 및 안전 기록 유지
산업 안전 보건법은 근로자가 작업장에서 얻은 모든 상해 및 질병에 대한 기록을 간단한 설명과 기타 관련 정보와 함께 기록하고 보관하도록 요구합니다. 이는 직원들에게 안전한 작업 환경이 제공되고 그에 따라 문제가 처리되도록하는 것입니다.
최대 7 년 동안 실업 보험 정보 유지
실업 보험 기록 요구 사항은 주마다 다릅니다. 그러나 경우에 따라 4 년에서 7 년 동안 기록을 보관해야 할 수도 있습니다. 특히 워싱톤 디씨 (Washington D.C.)는 기업이 7 년 동안이 기록을 보관할 것을 요구합니다.
최대 5 년간 계약 유지
독립적 인 계약자 또는 제 3 자와 함께 일하는 경우, 일부 주 기록 보존 요건을 충족해야 할 수도 있습니다. 버지니아 주에서는 기업은 계약이 체결 된 후 5 년 동안 계약을 유지해야합니다. 그리고 다른 일부 주에서도 3 년에서 4 년 사이에 유사한 요구 사항을 가지고 있습니다.
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