타이핑, 서류 정리 및 응답 전화와 같은 사무 작업은 한때 비서, 중역 보좌관 및 행정 직원에게 맡겨졌습니다. 그러나 기술을 필요로하는 더 많은 일자리가 생기면 전문가 (변호사, 의사, 교사 등)가 일상적인 업무 수행을 위해 직무 기술을 사용하는 것이 일반적이지 않습니다. 많은 근로자들이 컴퓨터를 사용하기 때문에 사무직은 거의 모든 직업과 직업에서 필수적인 부분이되었습니다. GoodTemps 기고가 Carissa Doshi는 입력, 제출, 데이터 입력, 전화 사용 및 Microsoft Word 및 Excel의 능숙도와 같은 6 가지 직무 기술이 사무원에게 왜 중요한지에 대해 설명합니다.
$config[code] not found일반적인 Office 기술
귀하가 중역 보좌관이든 간부 변호사가 되든 상관없이, 서기 기술이 필요합니다. 귀하의 역할에 따라 이러한 기술을 엄격하게 사무용으로 지칭하지 않을 수도 있습니다. 사무실 기술이 더 정확할 수 있으므로 설명하십시오.예를 들어, 행정 조교는 자연스럽게 업무 일의 대부분을 수행합니다. 즉, 변호사, 간호사 및 기타 전문가들은 고객 편지 초안 작성, 의료 사무실 방문 요약 작성, 법정 요약 작성 또는 시험 사용 중 노트북에서 메모를하는 데있어 타이핑 및 관련 기술 기술에 의존합니다. 행정 보조관은 자신의 자격을 설명 할 때 자신의 "직무 기술"을 참조 할 수 있지만 직원 변호사는 단순히 "사무실 기술"이라는 용어를 사용하여 키보드 주위에서 자신의 길을 알고 있다고 설명 할 수 있습니다. 컴퓨터, 랩탑, 태블릿 및 스마트 폰에 대해 사무적이고 일반적인 사무 기술을 광범위하게 사용할 수있는 기능을 사용해야합니다.
타이핑, Microsoft Word 및 Excel에서 능력 향상
키보드에서 글자의 위치와 손가락을 짚는 글자를 이해하는 것이 빠르고 정확한 입력을위한 열쇠입니다. 타이핑을 요구하는 직업에 대한 신청서를 제출하기 전에 LiveChat에서 제공하는 것과 같은 온라인 타이핑 테스트를 받아보십시오. 온라인 타이핑 테스트는 속도 (분당 단어 수 또는 WPM)와 정확성을 측정합니다. 많은 고용주들이 속도보다 정확성을 높이 평가합니다. 예를 들어 분당 100 단어를 입력하고 정확도가 60 퍼센트에 불과하면 실수를 바로 잡는 데 시간을 할애해야합니다. 당신은 50 % WPM을 100 %의 정확도로 입력하려고 노력할 수도 있습니다. 타이핑 기술을 향상시킬 수있는 많은 온라인 자습서가 있습니다.
오늘날의 사무 기술은 일반적으로 컴퓨터에서 Microsoft Word, Excel, PowerPoint 및 Access와 같은 생산성 응용 프로그램을 사용할 수있는 능력과 동의어입니다. Microsoft Word, Excel 및 기타 소프트웨어 응용 프로그램에 대한 귀하의 숙련도는 부분적으로 귀하의 타이핑 기술에 달려 있습니다. 데이터 입력과 동일합니다. 서신, 보고서 또는 기타 서면 자료를 서술 형식으로 작성할 때 Microsoft Word를 사용할 가능성이 큽니다. 제작 한 스프레드 시트에는 데이터 입력 기술과 Microsoft Excel에 대한 지식이 필요합니다. 둘 다 정확해야하며 경우에 따라 작업 속도에 따라 속도가 필요할 수 있습니다. "데이터 입력"이라는 용어는 대개 숫자가 포함 된 키 입력 기술 (즉, 타이핑)을 말하며 10 개의 키가 추가되는 것과 유사한 키보드의 오른쪽 부분과 함께 편안함의 수준을 나타냅니다.
오늘의 비디오
그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.전화 및 사무실 통신
비서, 행정 보조원 및 안내 원은 일반적으로 단일 전화선에서 다중 회선 비즈니스 전화 또는 교환기와 같은 VOIP (Voice over Internet Protocol) 시스템에 이르기까지 다양한 사무용 전화에 응답해야합니다.
응답해야하는 전화 회선의 수에 관계없이 적절한 전화 에티켓은 사무 업무의 중요한 영역입니다. 직장인의 일반적인 전화 업무에는 발신자에게 명확하고 전문적인 방식으로 응답하는 것은 물론 통화를 올바르게 지정하고 리디렉션하는 방법을 알 수 있습니다. 접수 원이 아니더라도 전화가 잘못 걸려 오는 경우 발신자에게 응답하는 올바른 방법을 알아야합니다. 비 관리직을 신청하는 경우 이력서에 전화 기술을 기재하지 마십시오. 서면 및 구두로 의사 소통 기술을 참조하십시오. 전화 업무에 배정되지 않을 가능성이 있기 때문입니다. 다른 한편, 비 관리직에 관심이 있고 접수 원의 백업이거나 사무 직원을 관리하는 경우 복잡한 전화 또는 교환기 시스템에 대한 지식을 나타내십시오. 그러면 장비에 대해 잘 알고있는 것입니다.
당신의 사무 능력을 묘사하기
귀하의 직무 기술 및 능력을 설명하는 방법은 귀하가 신청하는 직책에 따라 다를 수 있습니다. 구인 광고가 직무의 일부라고 명시한다면, 이력서와 신청서에는 반드시 "직무 기술"섹션을 포함해야합니다. 이 섹션에서는 능숙한 소프트웨어 응용 프로그램을 표시하십시오. 고급 사용자 인 경우 설명에 포함하십시오. 해당 응용 프로그램에서 교육 또는 인증을받은 경우 해당 기술에 대한 설명이나 교육 및 인증을위한 이력서의 다른 섹션에 포함시킬 수도 있습니다. 또한, 특정 응용 프로그램을 사용하여 상당한 기간 동안의 경험이있는 경우 해당 응용 프로그램을 나열하십시오.
예를 들어 이력서에는 "Microsoft Word - 복잡한 보고서를 작성하고 편지 작성 및 대량 우편 발송을 효율적으로 처리 할 수있는 편지 병합 기능을 활용하는 등 10 년 경력의 Microsoft Excel - Microsoft Excel - 3 년을 포함한 8 년 경력 다중 참조 수식, 피벗 테이블 및 VLOOKUP 만들기 등과 같은 기능을 사용합니다. "
당신이 행정 팀의 일원이 아닌 곳에 일자리를 신청하거나 사무직을 신청하지 않는 경우, 비서를 찾고있는 회계사처럼 보이지 않는 방식으로 기술 능력을 설명하는 것을 고려하십시오 위치. 예를 들어, 직업 게시가 소프트웨어 및 생산성 응용 프로그램에 대한 지식이있는 회계사를위한 것이라면 이력서에 "직무 기술"을 기재하지 마십시오. Microsoft Excel, Access 및 PowerPoint와 같은 특정 응용 프로그램에 대한 숙련도에 대한 간단한 설명을 포함하십시오. 전문가 수준의 직원이 편안하게 사용해야하는 응용 프로그램입니다. 다시 말하지만 고급 Excel 사용자이거나 회계사가 사용하는 응용 프로그램에서 교육 또는 인증을받은 경우 이력서에 포함 시키십시오. "Productivity Applications"헤더 또는 이와 유사한 것을 사용할 수 있으므로 상위 직위를 위해 테이블에 가져다주는 자격보다는 자신이 원하는 직무의 직무에 더 중점을 두는 것처럼 보이지 않습니다.
직무 능력이 필요한 행정 보조직
행정 보조 역할은 직무 기술이 필요하지만 취업 알선이 "이 역할에서 필요한 직무 기술은 무엇입니까?" 나열된 직무는 직무 기술을 필요로하는 업무의 예입니다. 다음은 사무 및 사무 기술을 요구하는 행정 조교 직에 대한 취업 샘플입니다:
ABC 공중 보건 연구소 (ABC Public Health Institute)는 공중 보건 실험실 관리자를 지원하고 공중 보건 연구소 (Public Health Laboratories)의 일상적인 운영을 지원하기 위해 행정 보조원 (Administrative Assistant)을 찾고 있습니다. 이 행정 책임자는 방문객, 학생, 교직원 및 직원을 맞이하기 위해 연구소 7 층에 있습니다. 최고 수준의 고객 서비스를 제공하는 것 외에도이 직원은 실험실 기반의 교수진 및 직원에 대한 일반 사무실 지원을 제공하고 공중 보건 실험실 관리자 및 공중 보건 연구소의 전무 이사는 다양한 관리 활동 및 관련 작업을 지원합니다.
행정 비서는 다음과 같은 역할을 수행합니다. 공중 보건 연구소 (Public Health Institute) 및 공중 보건 연구소 (Public Health Laboratories)에 관한 직접적인 전화 통화, 메시지 및 답변 질문. 사무실, 실험실 및 교육 용품의 주문, 수령, 저장 및 분배를 돕는다. 필요에 따라 복사, 팩스 및 파일링과 같은 다른 관련 사무 업무를 지원합니다. 복사기 및 프린터 용 용지 및 토너와 같은 소모품을 포함하여 매일 사무 용품을 모니터하고 보충하십시오. 사무용품 및 프리젠 테이션 자료가 적절하게 갖추어 졌는지 확인하기 위해 회의실을 정기적으로 모니터링하십시오. 중앙 오피스 스위트 및 7 층 위치의 다른 공공 장소에서 작업 환경의 청결과 안전을 유지합니다. 직원을위한 보안 절차를 따르고 사무실 구내 전체 방문객을위한 보안 절차 준수를 요구합니다. 사무실 간 구매 프로세스를 사용하여 주문하고 7 층 전체에서 주문 및 회계 사용 회계를 유지합니다. 공중 보건 연구소 (Public Health Institute)의 7 층 회의실 예약; 실험실의 교수진과 교직원을위한 주요 연락처 역할; 사무용품 및 가구에 대한 유지비 요청 제출 하룻밤 및 속달 우편 서비스 (예: FedEx, UPS)의 좌표 수령 및 배달; 교직원, 방문객 및 학생들을위한 주요 연락 창구 역할을합니다.
직무 기술자가 요구되는 직원 회계사 (비 행정직) 직종
마찬가지로 관리 비서 유형 역할이 아닌 직원 회계사와 같은 유사한 직무 기술이 필요한 직책도 있습니다. 직원 회계사를위한이 취업 샘플 채점은 직무 기술을 필요로하는 몇 가지 의무가 있습니다. 그러나, 그들은 특별히 사무 또는 사무 기술로 나열되지 않습니다. 예:
XYZ Industries의 직원 회계 담당자는 업무 일지 항목, 월말 및 연말 마감, 은행 화해, 고정 자산 유지 보수 및 총계정 원장 조정을 담당합니다. 또한 분기 별 검토 및 연간 감사를 위해 컴플라이언스,보고 프로세스 일정 검토 및 외부 감사원과의 협력에 참여하게됩니다. 주요 책임 - 현금, 선결제 비용 및 급여를 포함하되 이에 국한되지 않는 업무 일지 항목과 계좌 조정을 준비하십시오. 감독없이 월말 마감, 업무 일지 기입; 고정 자산 원장 유지, 감가 상각 및 화해; 손익 계산서와 대차 대조표를 분석하고 결과를 경영진에게 알린다. 부서 차원의 이니셔티브에 참여하십시오. 월별 재무 마감 마감일 준비를 포함하여 월말, 분기 및 연말 마감 절차 지원; SOX 및 GAAP 준수를 보장하는 회계 절차에 따라 내부 통제를 이행, 유지 및 준수합니다. 재무 데이터를보고하고 유용하고 이해할 수있는 방식으로 전달하십시오. 자본 임대 및 월별 지불 일정을 관리합니다.
작업 요구 사항에는 문제 식별, 관련 데이터 수집, 유효한 결론 도출 및 개선 및 시정 조치 제안과 같은 검증 된 분석 기술이 포함됩니다. 결제 및 계정 조정을 잘 알고있는 경험; 미수금 경험이 선호되고 Microsoft Excel을 능숙하게 활용할 수 있습니다. 저널 항목 및 계정 채무 경험에 대한 기초 지식; 조직, 서면 및 구두 의사 소통 기술; 스프레드 시트 및 데이터베이스 내에서 작업 할 수있는 능력; 헌신 및 필수 기술을 제공하여 중요한 비즈니스 마감 시간을 충족시킵니다.
결코 경험의 관련성을 과소 평가하지 말라.
행정 보조원이든, 소송 대리인이든 관계없이, 직무 기술이나 사무 경험의 중요성을 과소 평가하지 마십시오. 사무실 운영 및 사무 기술에 관한 귀하의 방법을 아는 것은 모든 직업에서 유용한 자격입니다. 사무실 프로세스와 관리 방법에 익숙하면 관리 역할에서 필수적입니다. 사무원을 감독해야하는 역할을 신청하는 경우 관리 기술이 필요하지만 사무 기술의 중요성을 이해하는 것은 업무 부하를 조정하고보고하는 다른 사람들의 업무 기대치를 관리 할 수 있다는 것을 의미하므로 중요합니다.. 또한 비 행정 또는 비 군사적 역할에서 사무실 기술을 습득하면 관리 비서 나 비서가 사 용 불가능하거나 다른 우선 순위에서 일할 때 팀원으로 참여할 수 있다고 제안합니다.
