행정 비서직 설명은 그들이 도와 줄 사람과 조직의 필요에 맞게 조정되어야합니다. 특히 법적 계약으로 간주 될 수 있으므로 신중하게 생각하고 계획해야합니다. 좋은 설명은 행정 보조원이 작업 할 수있는 상세한 작업 목록과 벤치 마크를 제공합니다.
직업의 기본 범주를 요약하십시오. 여기에는 직위 (즉, 부 행정 관리자), 부서, 직속 감독자, 일반적인 감독 영역, 직무, 고용 조건 및 자격이 포함되어야합니다.
$config[code] not found직원이 누구를 도와야하는지 명확히하십시오. 이렇게하면 장래에 발생할 수있는 모든 사무 갈등을 예방할 수 있습니다. 이 조수가 직책을 맡을 경우 그 점을 분명히하십시오. 이 조수가 한 임원의 재량으로 완전히 고용 된 경우 서면으로 제출하십시오. 또한 명령 체계와 적절한보고 구조를 표시하십시오.
기본 작업을 정의하십시오. "모든 필요한 작업"과 같은 작업 설명을위한 게으른, 포괄적 인 구절을주의하십시오. 구체적으로 말하십시오. 관리 조수가 여행 예약, 숙박 예약, 받아쓰기 받기, 회의록 확보, 일정 관리, 파일 시스템 구성 또는 다른 보조 직원의 감독을 담당합니까? 이것들을 각 동그라미가 행동 동사 (유지, 분류, 감독, 생성, 정의, 생각 나게하기 등)로 시작하는 총알 목록에 포함 시키십시오.
우수한 성능을 위해 필요한 특성을 정의하십시오. 이들은 가능한 한 구체적이어야합니다. 예를 들어, 컴퓨터 활용 능력보다는 Word, Excel 및 Photoshop에 대한 전문 지식을 구하십시오.
적절한 수준의 교육과 경험을 수립하십시오. 이는 필요한 특정 의무에 근거해야합니다. 행정 비서직의 경우 고교 졸업장 만 있으면됩니다. 그러나, 경영학이나 다른 공식 비서 교육에 대학 학위가 필요할 수 있습니다. 고급 행정 보조자의 경우 사전 경험이 필수입니다.
팁
편견 또는 불법으로 간주 될 수있는 진술에 대해 직업 설명을 조사하지 않도록주의하십시오.
