"파일"로 언급 된 직장 의사 소통은 업무 통신을위한 기본 형식뿐만 아니라 고용 기록을위한 프로세스와 구조를 준수해야합니다. 파일 메모는 직원 교체 또는 고용 결정과 같은 조치를 문서화하기위한 것입니다. 또한 인적 자원 활동 및 작업장 조사와 관련된 사실과 상황을 보존합니다.
수취인
귀하의 메모는 파일을 문서화하기위한 것이지만, 여전히 사본을 직접 받아야하는 수신자가있을 수 있습니다. 예를 들어 승진에 대한 고려 사항에 대해 직원의 파일을 문서화하는 경우 새 역할에보고 할 현재 감독자와 감독자를 포함 할 수 있습니다. 또한 직원에게 메모 사본을 제공하십시오.
$config[code] not found민감한 정보
민감한 정보에 대한 직장 메모는 알 필요가있는 사람들에게만 전달되어야하며, 메모에는 인사과 직원의 감독자간에 논의되어서는 안되는 정보가 포함되어있는 경우 명확하게 "기밀"로 표시해야합니다. 경우에 따라 민감한 사안을 다루는 메모를 직원의 파일에 보관해서는 안됩니다. 예를 들어, 성희롱과 같은 직장 조사의 경우 파일에 대한 메모가 직원 파일이 아닌 조사 파일에 기록됩니다.조사 목적을 위해 제출할 메모는 기밀로 유지되며 HR 직원, 회사 임원 및 소유자 또는 법률 고문과 같이 알 필요가있는 직원 만 액세스 할 수 있습니다.
메모 내용
이 메모가 진행중인 서신의 일부가 아니라면 상황을 설명하거나 문서의 이유를 설명해야 할 수 있습니다. 조사가 아닌 인적 사항 일 경우 고용인의 이름, 부서, 직위 및 직무와 관련된 메모를 시작하십시오. 예를 들어, 직원의 이전 요청을 요약하는 경우 첫 번째 단락에 직원의 직위와 직원이 이전을 요청한 직위 또는 부서와 같은 관련 정보가 포함되어야합니다. 이 메모에는 양도 요청이 승인되었거나 거부되었는지 여부에 대한 세부 정보가 포함됩니다.
배포 및 기록 보관소
직원의 파일을 작성하는 경우 메모 사본은 배포 목록의 일부로 HR 일반 통신 파일로 이동해야합니다. 또한 직원이 사본을 받고 직원 메모가 기밀 작업장 조사의 일부가 아닌 경우 직원 정보에 관여 할 수있는 다른 당사자도받습니다. 이 경우 조사에만 종사하는 인사와 직원 만 메모에 액세스 할 수 있어야합니다. 메모가 들어있는 파일을 보관소로 보내면 HR 부서에서 해당 부서의 일반 통신 파일에있는 메모 사본을 보관합니다.
