문서 관리자의 역할

문서 관리자는 회사 내 문서의 전반적인 워크 플로를 구성, 업데이트 및 개선하는 것을 목표로하는 IT 직원의 구성원입니다. 대형 부동산 회사, 법률 서비스, 금융, 건강 관리 및 보험과 같은 특정 산업이 규모에 상관없이 문서 관리자를 보유하고있을지라도 기업은 문서 관리자의 최대 고용주입니다. 대부분의 문서 관리자 직책은 최소 1 ~ 3 년의 경험이 필요합니다. 그러나 전문 교육을받은 최근의 대학 졸업생은 직책으로 직접 이동할 수 있습니다. 문서 관리 시스템 및 / 또는 고객 관계 관리 프로그램과 같은 특정 소프트웨어의 능숙도는 직무에 필수적입니다. 문서 관리자는 접근성 향상, 문서 보관, 정보 업데이트, 추적 가능성 기록 및 문서 검색과 같은 5 가지 업무를 담당합니다.

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접근성 향상

직원들은 커버 레터, 마케팅 자료, 자습서 및 고객 정보와 같은 문서에 액세스하여 작업을 완료해야합니다. 전통적으로 직원들은이 파일을 나중에 액세스 할 수 있도록 하드 드라이브에 직접 저장했지만 파일이 오래 될 수 있다는 고유 한 위험이 있습니다. 또한 직원들은 다운로드하지 않은 문서에 하드 드라이브를 썼을 때 귀중한 시간을 낭비 할 수 있습니다. 문서 관리 시스템은 이러한 모든 문제를 해결합니다. 모든 문서가 저장되는 초점을 만듭니다. 또한 동일한 문서를 웹 사이트를 통해 직원 및 고객과 공유 할 수 있습니다. 대부분의 문서 관리 시스템은 웹 사이트에 쉽게 출력 할 수 있습니다. 이점은 인터넷에 연결된 모든 사람이 액세스 할 수 있으며 볼 수있는 추가 소프트웨어 나 설치가 필요하지 않습니다 (사용자 이름과 암호가 필요하지만 지정할 수 있음).

문서 보관

IRS는 금융 기관이 계좌가 해지 된 후 5 년 동안 고객과 관련된 모든 문서를 보관할 것을 요구합니다. 법무부는 법률 사무소에서 더 긴 시간을 요구합니다. 즉, 모든 파일을 어딘가로 옮겨야합니다. 문서 관리자는 일반적으로 문서를 시간순으로 보관하지만, 일부는 저장할 정보의 양에 따라 알파벳순으로 선호합니다. 서류가없는 사무실의 경우 문서를 두 곳의 별도 위치에 백업 한 다음 서버에서 제거해야합니다.

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문서 업데이트

조직의 규모에 따라 문서 작성 기술이 문서 관리자 역할의 핵심 요소가 될 수 있습니다. 표지 글, 템플릿 및 자습서는 관련성을 유지하기 위해 지속적인 업데이트가 필요합니다. 또한 개인 정보 취급 방침, 빈 계약 및 기술 문서는 약 일년에 한 번씩 미세 조정할 수 있습니다. 문서 관리자가 이러한 변경을 개인적으로 수행하든 아니든간에 모든 사람이 최신 버전을 사용하고 있는지 확인하는 것은 그의 책임입니다. 가장 간단한 방법은 문서 관리 시스템을 사용하는 것입니다.

추적 가능성 기록

문서가 변경되고 누가 변경 작업을했는지 아는 것은 문서 관리자의 책임입니다. 추적 성은 대부분의 문서 관리 소프트웨어의 표준 기능입니다. 그러나 문서 관리자는 모든 문서를 읽기 전용으로 만든 다음 요청 된 변경 사항을받은대로 로깅하여 소프트웨어없이 추적 기능을 추적 할 수 있습니다.

문서 검색

문서 관리자가 이미 보관 된 항목을 찾아야 할 때가있을 것입니다. 대개의 경우 감사, 소송 및 자연 재해로 인해 발생합니다.이 모든 작업에는 과거 사건에 대한 세심한 기록이 필요합니다. 이러한 이유로 문서 관리자는 가능한 한 논리적이고 정확하게 자료를 보관해야합니다. 이렇게하면 원래 문서를 저장 한 사람과 상관없이 모든 문서 관리자가 필요한 레코드에 액세스 할 수 있습니다. 자연 재해를 대비하는 데 사무실 서버의 백업을 사무실 외부에 저장하십시오. 가능하면 위성 사무실과 같은 다른 지역에 보관하십시오.