행정 보조원의 일정은 일정 수립, 이메일 전송 및 프로젝트 관리 등의 여러 작업으로 채워집니다. 또한 때로는 사장님이 부재중 일 때 사장에게 메시지를 전하는 것이 필요합니다. 불분명하고 불충분하게 작성된 메시지는 귀하의 상사를 좌절시킬 수 있습니다. 그녀에게 깊은 인상을주고 싶다면 통화의 성격과 요청 된 응답을 요약 한 상세한 메시지를 제공하십시오. 행정 보조원이 아니더라도 가끔 사장에게 메시지를 받아야 할 수도 있습니다.
$config[code] not found전화 중일 때
발신자에게 메시지를 남기고 싶은지 물어보십시오. 대답이 "아니오"이면 잠시 시간을내어 메시지를 장려하십시오. 당신의 상사가 하루 종일 회의에 참석할 것이라고 말하면, 다시 전화하는 것이 최선의 선택이 아닐 수도 있습니다.
발신자에게 자세한 메시지를 제공하도록 요청하십시오. 일부 발신자는 "나 한테 전화 해."라고 대답 할 것입니다. 불행히도, 당신의 상사는 애매한 메시지에 만족하지 못할 수 있습니다. 이 경우, "물론입니다. 내가 그녀에게 무엇을 말할 수 있습니까?"
발신자에게서 전체 이름을 요청하십시오. 이름이 귀하의 상사에게 혼동을 줄 수 있습니다. "네 이름을 알려줄 수 있니?"라고 물으면됩니다. 메시지를 내릴 때.
발신자의 전화 번호를 물어보십시오. 이것은 분명해 보일지 모르지만 통화의 다른 측면에 초점을 맞춘 경우에는 번호를 잊어 버리는 것이 쉽습니다. 발신자가 전자 메일로 연락하기를 원할 경우이를 적어 두십시오.
질문 할 때이 모든 정보를 폐지에 적어 두십시오. 통화의 날짜와 시간도 기록하십시오.
메시지 중계
작은 종이에 메모를 정리하십시오. 각 메시지는 한 장만 채워야합니다. 각 전표에 하나 이상의 메시지를 쓰는 것을 피하십시오.
통화의 날짜와 시간을 적고 그 뒤에는 발신자의 성과 이름을 적어주십시오. 그녀가 회계사 나 공급자와 같은 당신의 상사에게 자신의 입장이나 관계를 줬다면 여기에 적어주십시오.
짧게 한 문장으로 통화의 목적을 요약하십시오. 발신자 이름 아래에 이것을 적으십시오. 귀하의 상사가 이것이 무엇인지 궁금해 할 필요가 없도록 간단하고 구체적으로 작성하십시오.
메시지 맨 아래에 발신자 전화 번호를 씁니다.
전화가 매우 중요하다면 메모의 오른쪽 상단 모서리에있는 대문자로 "긴급 (URGENT)"이라고 적으십시오. 대부분의 전화 메시지는이 범주에 속하지 않습니다. 긴급 메시지는 회사에 큰 악영향을 미칠 수있는 가족 비상 사태 또는 비즈니스 문제를 나타냅니다.
가능한 즉시 사장에게 메시지를 전달하십시오. 그에게 각 메시지를 건네면서 그것을 크게 읽으십시오. 이렇게하면 중요한 메시지를 놓칠 기회가 없습니다.
팁
말 할 때 알기. 메시지가 정말 긴급한 경우, 특히 사장님의 가족과 함께 있으면 그녀를 중단시키고 발신자에 대해 즉시 알려주십시오. 인생에서 어떤 것들은 비즈니스 모임보다 더 중요합니다.
