기록 관리를 사용하면 회사는 정보를 올바르게 저장하고 보호하며 나중에 사용할 수 있고 액세스 할 수 있도록하여 정보 가치를 유지하고 최대화 할 수 있습니다. 레코드 관리자는 회사의 자산 정보가 안전하고 잘 관리되도록하는 데 중요한 역할을합니다. 지원자는 도서관 및 보관 관리 분야의 전공 과정 또는 밀접한 관련 분야가 필요합니다. 또한 업무에는 비판적 사고, 문제 해결 기술 및 대용량 정보를 적극적으로 모니터링하고 조정할 수있는 능력이 필요합니다.
$config[code] not found기록 관리 시스템 설계 및 구현
회사는 영업, 마케팅, 인적 자원 및 재고와 관련된 많은 정보를 생성합니다. 적절한 관리 시스템이 없으면 기록을 식별, 저장, 순환 및 폐기하는 것이 어렵고 지루한 과제가 될 수 있습니다. 기록 관리자는 직원의 파일을 사전 순으로 저장하는 것과 같은 인쇄 및 전자 기록 관리 시스템의 설계 및 구현을 감독합니다. 또한 레코드 관리자는 사용자가 레코드에 액세스 할 수 있도록 도와주는 참조 시스템을 설계하고 직원이 인쇄 레코드를 폐기하기 전에 전자 형식이나 다른 백업 시스템에 저장하도록 할 수 있습니다.
정책 구현 감독
레코드 관리자는 액세스 가능성 및 내부 및 외부 이해 관계자와의 관련성에 따라 레코드를 정의하고 분류합니다. 예를 들어, 주주는 회사의 연간 재무 보고서에 액세스 할 수 있지만 직원의 데이터에는 액세스 할 수 없습니다. 정부 기관에서는 관리자가 주정부의 보안 또는 혁신을 저해하지 않는 정보에 대해서만 대중이 액세스 할 수 있도록합니다. 기록 관리자는 또한 직원이 감사원, 연방 기관 및 주주와 같은 외부 기관에 기록을 공개하는 절차를 설명합니다.
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기록 관리자는 회사의 정책 및 지침에 따라 기록을 처리하는 방법을 직원에게 알리는 교육 및 인식 프로그램을 설계하고 구현합니다. 그는 직원들이 기밀성, 정확성 및 신뢰성과 같은 기록 관리 정책을 이해하고 있음을 확인합니다. 규칙을 지키지 않으면 레코드 관리자가 자신의 부서 직원에게 설명하는 결과가 발생합니다. 오리엔테이션을 통해 신입 사원을 고용하고 기록 부서에서 직무의 범위를 정의하는 것도 그의 책임입니다. 기록 관리자는 또한 전자 기록 관리에 새로운 기술을 구현하는 능력과 같은 직원의 기술 요구 사항을 확인하고 기술을 최신 상태로 유지하는 교육 솔루션을 마련합니다.
기록 보관 및 보관
레코드 관리자의 또 다른 중요한 책임은 레코드의 보안과 액세스 가능성을 보장하는 것입니다. 관리자는 보안 시스템을 구현하여 안전한 기록 보관을 감독합니다. 예를 들어, 그녀는 예산을 책정하고 카메라 설치를 구현하여 레코드 라이브러리에서 활동을 모니터 할 수 있습니다. 또한 관리자는 권한이있는 직원 만 레코드에 액세스 할 수 있도록 데이터베이스에 대한 비밀번호를 특정 직원에게 부여 할 수 있습니다.
