조직 유지는 사무실이 원활하게 운영 될 수 있도록하는 데 중요합니다. 집행 조수로서, 당신은 종종 사무실을 효율적으로 유지하려고 노력하고, 준비가되어 있지 않으면 상황이 바쁠 수 있습니다. 매일, 매주 및 매월 작업을 수행하라는 요청을 받고 있습니다. 조직이 없으면 혼란에 빠지며 중요한 기한을 잊어 버리기 쉽습니다.
할일
끈적 거리는 메모와 종이가있는 것이 아니라 "할 일"영역으로 책상의 일부를 지정하십시오. 책상에있는 상자 나 폴더에 항목을 놓고 하루 종일 주기적으로 확인하십시오. 작업이 완료되면 책상에서 "완료된 폴더"또는 제출 용 상자로 항목을 제거하십시오. 하루의 시작에 하루의 전체 작업 목록을 만들어 "할 일"폴더에 넣으십시오. 완료되면 작업을 끕니다. 그들이 당신에게 와서 일을 추가하고 하루가 끝날 때 모든 것이 완료되었는지 확인하십시오.
$config[code] not found일 설정
주간 작업을위한 요일을 지정하십시오. OfficePRO 매거진의 빅토리아 모란 (Victoria Moran)은 "일주일을 주선 할 수 있으므로 어느 정도까지는 무엇을 할 지 알 수 있습니다. 예를 들어 수요일을 파쇄 일로 선택하고 시간이 될 때까지 상자에 파쇄가 필요한 서류를 보관합니다. 또는 금요일에 현금을 현금으로 계산하십시오. 이것은 일상적인 활동에도 사용할 수 있습니다. Moran은 하루에 특정 시간에 음성 및 이메일을 반환 할 것을 제안합니다. (REF1) 그렇게하면 하루 동안 자주하는 일을 멈추지 않아도됩니다.
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그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.색상 코딩
색상 코딩을 사용하면 수행해야 할 작업을 언제든지 구성 할 수 있습니다. 관리자 비밀의 주디 알렌 (Judith Allen)은 "수행하는 작업과 수행 빈도를 항상 생각하십시오. (REF2) 주간마다 빨간색과 같은 색으로 작업하는 코드; 매일 작업을 파란색으로, 월간 작업을 노란색으로 반복합니다. 코드 폴더에 작업을 배치 한 다음 캘린더를 가져 와서 그 뒤에 색칠 된 사각형으로 수행해야 할 작업을 표시하십시오. 전자 캘린더에서 상자를 만들 수없는 경우 작업 색상에 단어를 입력하십시오.
책임 공유
책임 공유는 조직 유지에 필수적인 요소입니다. 대부분의 작업을 위임받은 사람이므로 힘들 수 있습니다. 그러나 수행 할 수 있습니다. 때로는 작업의 적시성이 상사와 동료의 행동에 달려 있습니다. 책을 균형있게 관리하는 경우 동료에게 명세서를 제출할 마감 시간을주십시오. 또한 그들이 책에서 취한 각 수표에 서명하도록하십시오. 당신이 보스가 여행을 갈 경우, 그가 무엇을해야하는지에 대해 적어 두거나 체크리스트를 작성하게하십시오. 그런 다음 목록의 사본을 제공하여 두 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하십시오. 또한 동료들에게 특별한 폴더를 제공하여 사소한 현금 영수증을 하나의 폴더로 전환하십시오. 그런 식으로 서랍을 조정할 때 누군가를 사냥하지 않아도됩니다.
