Interoffice 메모를 작성하는 방법

메모 - 메모의 약자 - 문자와 거의 같습니다. 그들 사이의 주요 차이점은 편지가 조직 외부의 사람들에게 정보를 전달하는 반면 메모는 일반적으로 내부의 사람들에게 쓰여진다는 것입니다. 글자와 메모의 또 다른 차이점은 형식입니다. 편지는 인사말 ("친애하는 부인")과 친밀한 ("근실하게") 인사말을 사용합니다. 메모는하지 않습니다. 메모에는 항상 제목이 들어 있습니다. 메모는 누가 읽을 것인지에 따라 공식 또는 비공식이 될 수 있습니다.

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콘텐츠 계획

메모에 작성해야 할 포인트를 적어두고 해당 포인트를 뒷받침하는 데 필요한 정보를 기록하십시오. 주제에 문맥을 부여하는 데 필요한 배경 정보를 포함하십시오.

정보를 주문하십시오. 주제가 복잡하거나 불쾌하거나 논쟁의 여지가있는 경우 배경 컨텍스트가 우선되어야합니다. 그렇지 않다면, 주요 아이디어로 시작하십시오.

지원 또는 주요 정보를 빠뜨리지 않았는지 확인하십시오.

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메모 작성시 참고할 수 있도록 지원 서류를 준비하십시오.

메모 서식 지정

귀사에 사내 메모에 대한 선호 형식이 있는지 확인하십시오. 일부 회사는 각서 양식을 미리 인쇄했습니다. 선호 또는 미리 인쇄 된 형식을 사용할 수있는 경우이를 사용하십시오.

여백을 설정하고 상단과 하단 모두에 최소 1 1/2 인치 공간과 각면에 1 인치 공간을 남겨 둡니다. 메모의 내용은 페이지 중앙에 위치해야합니다. 메모가 매우 짧은 경우 상단 및 측면 여백을 늘려야합니다.

워드 프로세싱 문서의 스타일을 블록 형식으로 설정합니다: 왼쪽 맞춤, 단락 간격, 단락 사이 간격.

제목 만들기

메모를 시작하려면 제목 구성 요소를 입력하십시오. 한 줄 간격으로 하나의 구성 요소가 있습니다. 각 구성 요소 뒤에는 콜론이 와야합니다. 예를 들면 다음과 같습니다. Date: To: From: Subject:

제목 스타일을 사용하여 제목 정보를 입력하십시오. 즉 제목을 시작하거나 끝내지 않는 한 제목, 전치사 및 연결사가 4 자 미만인 경우를 제외하고는 제목의 단어를 모두 대문자로 표시해야합니다. 주제를 구체적으로 만드십시오.

"Date", "To"및 "From"줄을 채우고 각 줄의 첫 단어를 제목 줄의 첫 번째 단어와 맞추십시오. 날짜는 예를 들어 2020 년 7 월 4 일로 작성해야합니다. "받는 사람"및 "보낸 사람"줄에 전체 이름을 사용하십시오.

메모가 한 페이지 이상 실행되는 경우 두 번째 및 후속 페이지에서 제목을 만듭니다. 메모가 여러 명의 수신자에게 주어지면 제목 줄, 단일 공백의 단축 된 양식을 사용하고 날짜를 포함시킨 다음 다시 단일 공백을 넣고 페이지 번호를 포함시킵니다. 한 사람에게만, 다른 양식을 사용하여 독자의 이름, 페이지 번호와 날짜를 한 줄에 나열하고 이름을 오른쪽 정렬, 가운데 정렬 한 숫자와 왼쪽 정렬 한 날짜를 나열 할 수 있습니다.

본문 쓰기

독자가 문맥에 필요한 경우 소개 단락을 작성하십시오. 이 단락은 역사를 제공하고 메모에서 다루어야 할 문제를 기술하고 주제에 관한 이전의 의사 소통에 대한 독자의 기억을 새롭게합니다.

메모의 주요 아이디어를 기술하십시오. 소개 단락을 쓰지 않았다면 이것은 개막식이 될 것입니다. 여기에서는 정책, 솔루션, 결정, 권장 사항, 발견 또는 이벤트를 발표합니다. 만약 소개가 없다면, 예를 들어 "우리가 논의한대로 …"또는 "카페테리아가 긴 줄을 경험 했으므로 …"와 같은 간단한 문맥을 제공하십시오.

독자가 주제를 이해하는 데 필요한 정보를 설명, 지원 또는 전하는 데 필요한 정보를 제공하십시오.