10 가지 단계로가는 종이없는

종이없는 직장을 창출하는 것만으로도 비용을 절감하고 지출을 줄이는 데 도움이 될뿐만 아니라 환경 친화적 인 기업으로 나아가고 있습니다. 종이없는 시스템을 위해 파일 캐비닛을 문서 산과 함께 교환하려고하지만 어디서부터 시작해야할지 모르겠다면 다음의 10 가지 단계를 종이없이 진행하십시오.

종이없는 직장에서 일하기

디지털 파일 공유

프린터를 사용하여 수많은 문서를 인쇄하는 대신 Google 문서 도구와 같은 디지털 방식으로 동료와 파일을 공유하십시오. 또한 Gmail을 통한 무료 서비스가 지속적으로 저장되므로 복사기와 달리 작업 파일이 손실되지 않습니다!

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Progressly의 공동 창업자이자 CEO 인 Nick Candito는 중소기업 동향에서 종이없는 비즈니스를 지원하는 몇 가지 주요 방법에 대해 이야기했습니다. '순응 (adherence)'에 대해 말하며 디지털화가 업무 관행을 개선하는 방법에 대해 Candito는 다음과 같이 말했습니다:

"디지털화가 협력을 향상 시킨다는 데는 의문의 여지가 없습니다. 모든 사람이 중요한 문서에 액세스하여 필요할 때 올바른 사람에게 올바른 정보를 일관되게 수집 할 수 있으므로 회사 내부 통신 엔진의 윤택을 닦을 수 있습니다. "

클라우드에 파일 저장

모든 규모의 기업은 서류 작업에 의존하게되며 곧 서류 정리 작업이 필요하게됩니다. 파일 캐비닛에 중요한 서류를 넣는 대신 Dropbox와 같은 클라우드 기반 시스템에 편리하게 보관하십시오. 이러한 종이없는 디지털 시스템은 중요한 문서를 안전하게 유지하는 데 도움이 될뿐만 아니라 사무실에서 엄청난 공간을 절약 해줍니다.

스캔 및 팩스 더 이상 없음

문서 스캔 및 팩스 전송에는 용지 사용이 필요합니다. 휴대 전화의 스캐너 응용 프로그램을 사용하여 문서를 스캔하여 종이없는 업무를 지원하십시오. 저장된 문서는 PDF로 변환하고 이메일을 통해 동료와 공유 할 수 있습니다.

디지털 통신 장려

인력에게 디지털 통 신 문화를 채택하도록 권장하십시오. 우편 발송 인보이스 및 페이 슬립과 같은 이전의 종이 기반 통신 방법이 이메일 및 인스턴트 메시지와 같은 디지털 방식으로 대체됩니다.

종이 기반 메시지 대신 디지털 통신을 통해 비즈니스 시간을 절약 할 수 있습니다. Candito는 종이 워크 플로우 대신 디지털을 사용하여 경영진이 "비즈니스 및 핵심 협력을 실시간으로 모니터링하고 병목 현상을 분석하여 문제점을 개선함으로써 결과를 향상시킬 수 있습니다"라고 설명합니다.

디지털 청구서 및 명세서 교환

에너지 청구서, 은행 계좌 명세서 또는 계약자 송장과 상관없이 모든 비즈니스는 청구서와 명세서를 생성합니다. 청구서가 종이 형태로 작성되는 경우 디지털로 보내달라고 요청하십시오. 일반적으로 말하자면, 은행 및 기타 조직의 좋아하는 사람들은 인쇄 및 우편 비용을 절약 할 수 있기 때문에 디지털 진술 및 우편 발송을 선호합니다.

디지털 명함 생성

명함은 필수적이지만 상당한 양의 나무 낀 종이가 필요합니다. 명함 뭉치로 지갑을 쌓는 대신 명함을 디지털화하십시오. Pearl Scan 및 CamCard와 같은 많은 소프트웨어 및 응용 프로그램이있어 명함을 스캔하여 디지털 문서로 변환합니다.

전자 서명 사용

우리의 서명조차도 전자적으로 서명 할 수 있습니다. 문서를 인쇄하지 않고 물리적으로 펜으로 서명하여받는 사람에게 보내면 전자 서명을 통해 서명 할 수 있으므로 시간과 비용이 많이 드는 서류 작업이 필요하지 않습니다. Abode Reader는 아무 것도 인쇄하지 않고 문서에 서명하는 데 사용할 수 있습니다.

이러한 디지털 방식은 비즈니스 보안을 향상시키는 데 도움이 될 수 있습니다. Candito는 "디지털화 된 프로세스를 통해 거버넌스와 액세스 제어를 식별하면 적합한 사람들 만 특정 문서와 시스템에 액세스 할 수 있습니다."

기존 서류 작성 및 분류

종이없는 사무실을 성공적으로 만들려면 지난 20 년 또는 30 년 간 사무실에있을 수있는 기존 서류를 '깎아 내야'합니다. 아침 또는 오래 동안 헌신하여 오래된 문서 작업을 통해 선별을하고 출혈을 통과 할 수있는 것을 결정하십시오. 사무실에서 불필요한 서류 작업을 제거하면 엄청난 만족도를 얻으면서 더 많은 공간이 생깁니다!