접수 원의 좋은 자질

안내 원은 첫 번째 방문 또는 전화를 통해 고객을 맞이하는 얼굴과 목소리로 회사를 대표합니다. 접수처의 첫 인상을 창출하는 능력은 사업 전반의 성공에 중요한 요소입니다. 접수자의 의무는 사용자와 산업에 따라 다소 다를 수 있지만 접수처의 공통된 기술과 자질이 모든 직무에 필요합니다.

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커뮤니케이션 기술

통신은 접수 원의 임무 중 핵심입니다. 그녀는 전화 나 직접 방문하는 사람들에게 분명하게 말할 수 있어야합니다. 그녀는 메시지를 받아 적절한 개인에게 전달합니다. 그녀는 방향을 알려주고, 질문에 대답하고, 방문객이나 발신자를 다른 직원이나 부서로 안내 할 수 있습니다. 좋은 접견 자에게는 읽기 쉬운 필기가있어서 메모와 메시지를 쉽게 읽을 수 있습니다.

분야의 용어를 아는 것도 중요합니다. 예를 들어, 의료 접수 기술은 보험 회사 및 약사가 사용하는 의료 절차 및 조건에 대한 기본 지식을 포함합니다. 훌륭한 상담원은 기본적인 질문에 답하고 발신자와 방문자를 적절한 부서로 안내 할 수 있도록 비즈니스와 전문 용어에 대해 충분히 알고 있습니다.

팀 플레이어가되는 능력

접수는 고객과 원하는 서비스를 제공하는 직원 간의 연결 고리 역할을합니다. 응접 원은 고객과 고객이 원하는 것을 얻을 수 있도록 도와줍니다. 그들은 전화를 걸고 약속을 지키고 일상적인 업무를 수행하는 등 다양한 방법으로 동료를 도왔습니다. 수신자는 동료 간 통신을 원활하게 해주어 가능한 한 원활하게 비즈니스를 운영 할 수 있도록합니다.

컴퓨터 활용 능력

업무에 따라 접수 담당자가 전화 또는 인사말보다 훨씬 많은 것을 할 수 있습니다. 접수 업무에는 편지, 메모, 청구서, 일정 및 기타 서류 및 기록 작성이 포함될 수 있습니다. 오늘날 대부분의 비즈니스는 문서를 생성하고 유지 관리하는 전자적 수단에 의존합니다. 수신자는 Microsoft Word 및 Excel과 같은 표준 워드 프로세싱 및 스프레드 시트 소프트웨어에 능숙해야합니다. 그들은 회사가 관리 업무를 위해 사용할 수있는 특수 소프트웨어를 배울 수 있어야합니다.

수신자는 또한 표준 사무실 장비를 작동하는 방법을 알아야합니다. 여기에는 다중 회선 전화, 복사기, 팩스기 및 우편 요금계가 포함됩니다.

올바른 성격

접수 원의 일부 자질은 학교에서 배울 수 없습니다. 접수 원이된다는 것은 스트레스가 될 수 있습니다. 좋은 접수처는 한 번에 여러 작업을 평온과 효율성으로 처리합니다. 주의를 기하기 위해 여러 고객이 대기 중일 수 있습니다. 배달 드라이버는 여러 줄에서 전화 통화를하는 동안 서명이 필요할 수 있습니다. 한 동료가 다른 사람에게 메시지를 요청할 때 다른 사람이 약속 일정을 확인하도록 요청할 수도 있습니다. 좋은 접대사는 업무를 체계적으로 정리하고 우선 순위를 정하여 적시에 올바르게 수행 할 수 있습니다.

안내 원으로서 동료 및 고객에 대한 기밀 정보에 액세스 할 수 있습니다. 접수 정보는 개인 정보 보호에 대한 충성심과 재량권을 제외하고 모두 적용됩니다.

외향적 성격은 훌륭한 접대 종사자에게는 명확한 플러스입니다. 근무하는 지역에 따라 고객과 동료와의 많은 교류로 하루가 매우 바쁠 수 있습니다. 자신이 무엇을 느끼고 있든, 어떤 날을 보내고 있든 항상 즐겁고 비즈니스와 같은 것이 중요합니다.

업무 환경

접수는 대개 접수 구역의 대기실이나 대기실의 사무실에 있습니다. 최근 설문 조사에 따르면 보스턴 글로브 현재 근무중인 접수의 90 % 이상이 여성입니다. 접수가 필요한 다양한 업종과 환경으로 인해 풀 타임 및 파트 타임 업무, 정규 업무 시간, 저녁, 밤, 공휴일 및 주말 일정에 기회가 있습니다.