예산 삭감에 관한 나쁜 소식을 담고있는 메모는 그것을받는 직원에게 그대로 작성해야하는 사람에게는 스트레스가 많습니다. 그러나이 불행한 일을 위해 올바른 종류의 메모를 작성하는 방법이 있습니다. 그것은 음색, 직접성 및 공감과 같은 특성을 염두에 두는 것과 관련이 있습니다. 귀하의 메모에 정면으로 나쁜 소식을 접하고, 다음에 무슨 일이 일어나는지 설명하십시오. 그러면이 부정적인 상황을 합리적으로 받아 들일 수있는 길이 멀어 질 것입니다.
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가능한 빨리 메모 내용을 설명하십시오. 당신이 전달할 뉴스가 환영받지 못한다는 인식으로 시작하십시오. 그런 다음 예산 삭감의 이유를 설명하고 조용하고 합리적인 방식으로 그렇게하십시오.
직원의 업무에 예산 삭감이 무엇인지 설명하십시오. 그것이 당신이 가질 수있는 가장 큰 질문이며 조기에 해결해야합니다. 귀사에서 어떤 부서가 삭감에 영향을 받고 얼마나 많은 일자리가있을 것인지를 기술하십시오.
메모의 어느 부분에서나 화가 나 비웃거나 모욕적 인 언어를 사용하지 마십시오. 진실을 말하고 자비로운 방식으로 직원을 존중하십시오. 그러나 당신이 얼마나 화가 났는지에 대해 사과하거나 지나치게 글을 쓰지 마십시오. 직원은 성실하지 못한 의견을 볼 수 있습니다.
피드백에 대한 관심을 표현하십시오. 예산 삭감에 관한 질문으로 직원에게 연락 할 수있는 방법을 직원에게 알리십시오. 그들이 물어볼 질문의 종류를 예상하고 신뢰할 수 있고 간결한 대답을 줄 준비를하십시오.
메모를 읽는 것뿐만 아니라 일에 열심히 노력하고 헌신 한 직원들에게 감사를드립니다. 가짜 연민을 피하십시오. 대신 공감과 관심을 보여주십시오. 카운셀링에 대한 메모 및 기타 직원 지원에 대한 정보를 제공하여 지원을 제공하십시오.
예산 삭감에 대한 자세한 정보는 직원에게 인적 자원을 안내하십시오. 해당 부서에서는 퇴직금, 보험 및 취업 알선과 같은 조치에 대해 직원에게 알리는 한편 직원들이 우려 지향 질문에 답변하지 않도록하십시오. 직원들을 더 편하게 느끼게하는 것은 귀하의 책임이며, 그러한 질문으로 귀하에게 와야합니다.
예산 삭감과 관련하여 첨부 파일을 첨부하십시오. 질문에 대한 가용성을 약속 한 메모를 서명 한 후 독자에게 차트 및 예산 삭감 결정을 뒷받침하는 기타 통계 정보를 알려주는 추록을 추가 할 수도 있습니다. 직원이 이동 이유를 더 잘 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다.
팁
실행 가능한 한 빨리 메모를 작성하여 소문을 피하십시오. 임박한 나쁜 소식에 대한 소문은 신속하게 해결해야 할 산만 한 사기 문제를 야기 할 수 있습니다.
문법, 언어 또는 철자법 오류에 대한 메모를주의 깊게 확인하십시오. 실수는 발표의 진지한 의미를 손상시킬 것입니다.
