중소기업의 약 2/3 (64 %)는 인쇄 장치의 비용을 추적하거나 사용량을 추적 할 수 없습니다. 비즈니스에서 이러한 기본 통계를 추적 할 수없는 경우 낭비되는 양을 알 수 없습니다.
Xerox (NYSE: XRX)의 SMB 문서 관리 설문 조사는 디지털 세상에서 인쇄에 대한 가치있는 통찰력과 솔루션을 제공합니다.
$config[code] not found프린터 모니터링의 이점
설문 조사
설문 조사는 미국, 프랑스, 독일, 영국에서 진행되었으며 1,000 개 이상의 중소기업이 참여했습니다. 목표는 이들 회사가 인쇄 및 문서를 관리하는 방법을 찾아내는 것이 었습니다. 프린터 사용량의 분석은 중소기업에서 일어나는 일을 나타냅니다. 인터뷰 대상 기업 중 56 %는 재무 및 청구서를 조직에서 종이 집약적 인 프로세스로보고했으며, 53 %는 비즈니스 및 재무보고가 비슷하게 종이 집약적이라고 답했으며 51 %는 HR 양식 및 직원 파일이 거대한 숫자로 프린터에서 나왔다고 말했습니다.
47 %의 직원이 전자 메일 인쇄는 프린터 사용의 상당 부분을 차지하고 있으며, 동일한 비율의 법적 서명은 용지 및 프린터 사용량에 큰 영향을 미쳤습니다. 구매 승인, 마케팅 자료 및 고객 견적을보고 한 기업의 40 % 가량이 많은 양의 종이 및 인쇄 자원을 사용했습니다.
소규모의 의료, 법률, 건축 및 디자인 회사의 경우 인쇄물 출력이 훨씬 높을 수 있습니다. 그리고 종종 이러한 기업들은이 노동 집약적 인 업무를 처리하는 Managed Print Services 제공 업체를 보유하지 않습니다.
조사에서 또 다른 눈부신 통계는 인쇄와 관련된 프로세스로 낭비되는 시간이었습니다. 프린터에서 작업을 기다리거나 소모품이 떨어지거나 프린터 샵에서 문서를 가져 오는 데는 상당한 시간이 걸립니다. 비용은 물론 보이지 않을 수도 있지만 거기에 있습니다.
Xerox는 미국에서 공용 중앙 프린터를 사용하는 비즈니스에서 문서를 대기하는 시간은 각 직원 당 약 3 분이라고 말합니다. 직원 1 인당 매년 13 시간이 걸립니다. 따라서 직원이 10 명인 중소기업이라도 130 시간의 낭비 시간을 겪을 수 있습니다.
보고서
"더 똑똑한 문서 관리로 IT 예산을 최적화하는 방법"보고서에는 중소기업이 배포 할 수있는 솔루션이 포함되어 있으므로 설문 조사의 주요 문제점을 피할 수 있습니다.
첫 번째는 Managed Print Services 파트너를 찾아 프린터 사용을보다 효율적으로 관리 할 수 있도록 돕는 것입니다. 공식 Xerox 블로그의 게시물에서 Xerox Channel Marketing Manager 인 Lisa Graham은 기업이 프린터 사용을 평가하는 데보다 능동적으로 대처할 필요성에 대해 씁니다. Graham은 "인쇄물 평가를 통해 비용 절감 및 효율성 향상을 신속하게 파악할 수 있습니다.
프린터 용지함에 버려진 문서에서부터 소모품 구입, 불필요하게 컬러 인쇄 및 기타 비효율적 인 작업까지 비용이 많이 든다.
거의 모든 부분을 디지털화하여 디지털화함으로써 신뢰할 수있는 Managed Print Services 또는 다른 파트너는 디지털화, 문서 워크 플로우, 모바일 인쇄, 클라우드 기술 및 보안을 통합 할 수 있습니다.
별도의 관련 문제로 보고서는 안전하지 않은 인쇄로 인해 비즈니스의 90 %가 위반 된 것으로 나타났습니다.
결론
보고서의 끝 부분에서 Xerox는 모든 규모의 회사가 적절한 Managed Print Services 파트너를 찾을 것을 권장하지만 소기업에게는 불가능할 수 있습니다. 보고서는 그러한 서비스를 고용 할 여력이없는 사람들에게 유용한 정보를 제공합니다.
추적 및 모니터링 솔루션을 갖춘 최신 프린터를 선택하고 올바른 관리 방식을 사용하여 모범 사례를 구현하고 인력을 교육함으로써 규제되지 않은 프린터 사용과 관련된 문제를 효과적으로 관리 할 수 있습니다. 일부 솔루션에는 모든 사본이 흑백으로 표시되도록 설정을 표준화하고, 클라우드 및 모바일 워크 플로우와 통합하고, 워크 플로를 자동화하고, 소모품 구매를 조정하는 기능이 포함됩니다.
이미지: Xerox
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