중요한 회의 시간 : 파일이 어디에 있는지 알고 있습니까?

조직 된 마음은 그들이 참여하는 모든 노력에서 조직 된 결과를 창출합니다. 잘 조직 된 비즈니스 란 조직화 된 마음이 쇼를 운영하고 있다는 것을 의미합니다. 이는 목표에 도달하는 일종의 비즈니스입니다.

실제 공간을 정리하는 것은 쉽지만 재정적 인 성공이라는 측면에서 볼 때 내부에있는 것이 바로 그 것입니다. 특히 컴퓨터 파일과 폴더. 조직 된 컴퓨터가 없다면 빈 자리가없는 사무실은 콩 언덕만한 가치가 없습니다.

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정리 된 컴퓨터의 파일 및 폴더 모양

정리 된 컴퓨터에는 사용자가 찾고있는 것을 쉽게 찾을 수 있도록 명명 된 파일과 폴더가 있습니다. 대부분의 사람들은 파일을 저장하고 폴더를 만들 때이 의도를 가지고 있지만 오래 가지 않습니다.

너무 빨리 데스크톱이 어수선하게 정리되고 다운로드 폴더가 넘치며 삭제되지 않은 설치 파일은 많은 하드 드라이브를 사용합니다. 기존 폴더를 찾을 수 없으면 새 폴더가 만들어지며 그 당시에는 편리하다고 여겨지는 파일 이름이 지정됩니다. 특정 파일을 미팅에 가져 가야하거나 서버의 파일에 액세스해야하는 직원 팀이있는 경우에는 작동하지 않습니다. 파일 이름을 마음에 가장 먼저 붙이면 혼란이 야기됩니다.

컴퓨터 파일 구성은 주문으로 시작됩니다.

파일 구성은 명명 규칙으로 시작됩니다. 이름 지정 규칙은 파일 이름을 지정하기위한 미리 정의 된 템플릿 또는 구조입니다. 예를 들어, Microsoft Word 문서를 정기적으로 작성하는 경우, 작성 날짜로 시작하는 파일 이름으로 문서를 저장할 수 있습니다. 문서에 여러 이벤트로 컴파일 된 정보가있는 경우 파일을 " 날짜 + 이벤트 이름 + 문서 설명 "이렇게하면 파일을 날짜순으로 그룹화하고 폴더 내에서 이벤트 두 번째로 그룹화 할 수 있습니다.

이름 지정 규칙을 사용하면 파일 이름 목록을 볼 때 즉시 인식하고 필요한 것을 찾을 수 있습니다. RevEngine Marketing이 게시 한이 예제에서 볼 수 있듯이 명명 규칙을 사용하면 전 세계에서 모든 차이를 만들 수 있습니다.

사용하는 모든 명명 규칙은 나중에 파일 및 폴더를 가장 많이 검색 할 가능성이있는 방식을 기반으로해야합니다. 여러 가지 유용한 조직 도구에 대한 설명 중에서 Setapp는 중요한 포인트입니다. 좋은 파일 이름을 사용하면 파일을 열지 않고 파일의 내용을 알 수 있습니다. 너무 늦었고 다른 이름으로 쌓여있는 파일이 많다면 이름 지정 규칙과 일괄 이름 바꾸기 앱을 사용하기 위해 몇 분이 걸립니다.

파일 및 폴더의 이름을 바꾸기 전에 명확한 명명 규칙을 제안하십시오. 명명 규칙은 다음과 같은 파일 이름에 중요한 정보를 포함해야합니다.

파일이 생성 된 날짜. 마케팅 파일의 경우이 방법이 효과적입니다. 예를 들어, Word 문서에 전자 메일 뉴스 레터를 작성하여 보내고 여러 개정판을 작성한다고 가정 해보십시오. 새 초안을 만든 날짜로 저장해야합니다. 이렇게하면 어제에 만든 초안으로 돌아가고 싶다고 결정할 수 있습니다.
파일 내용이 나타내는 날짜. 예를 들어 타임 라인에 입력되는 기록 이벤트에 대한 데이터를 수집하는 경우 파일 이름에 기록 이벤트의 날짜를 사용할 수 있습니다. 폴더에서 이러한 파일을 볼 때 날짜순으로 알파벳순으로 정리되어 시간순으로 내용을 추출하기가 더 쉽습니다.
콘텐츠가 파생 된 위치. 네트워킹 이벤트에 참석하는 동안 정보를 수집하는 경우 파일 이름에 위치를 추가하면 나중에 올바른 정보에 액세스하는 데 도움이됩니다. 갑자기 깨닫고 작년 Digital Hollywood의 정보가 들어있는 파일에 액세스해야하지만 파일 이름에 "Digital Hollywood"또는 "DH"를 넣지 않으면 문서를 열어 파일을 찾아야합니다.
특정 날짜 대안. '08-12-2015'와 같이 전체 날짜 대신 파일 이름의 분기를 참조 할 수 있습니다. 예를 들어, "2015-Q3"은 2015 년 3 분기를 나타냅니다. 어떤 연도의 3 분기로부터 정보를 참조해야하는 경우 파일 이름을 분기별로 구성해야합니다. 그렇지 않으면 올바른 파일이 있다는 것을 알기 전에 특정 날짜를 분기로 변환해야합니다.