잊지 못할 사건이 발생하지 않습니다. 이벤트를 조직하고 개최하는 데는 계획이 필요합니다. 회의, 세미나 또는 고객 감사의 날이든, 3 주간의 계획을 세우 든 1 년 내내 진행하든 귀하의 이벤트 성공에 대한 자세한 정보가 제공됩니다. 매년 Small Business Influencer Awards의 주최자 중 일부를 포함하여 전문가로부터 42 건의 중소기업 이벤트 기획 팁을 수집했습니다.
$config[code] not found중소기업 이벤트 기획: 무엇을 먼저 할 것인가
1. 무엇보다도 먼저 대상 고객을 결정하십시오. 첫 번째 단계 - 다른 작업을하기 전에 - 대상 고객이 누구인지 명확하게 정의해야합니다. 이 모든 다른 결정은 형식, 내용, 가격, 위치 등에 따라 결정됩니다.이 구조화 된 접근법은 특정 목표를 달성하는 데 집중하고 범위가 너무 넓어 지거나 물결 무늬가되지 않도록하는 데 도움이됩니다.
2. 조명 및 대중 교통을 포함한 모든 내용과 내용 및 다과에 대한 세부 정보 목록을 작성하십시오. 이벤트를 결정하면 모든 것이 중요합니다. 프로그램 내용 및 조명에서부터 운송 및 주차에 이르기까지 모든 것이 중요합니다. 그리고 청중은 당신과 당신의 모든 것을 귀착 할 것입니다 … 당신의 브랜드. 목록을 작성하면 사물을 간과하지 않게됩니다.
3. 이벤트 개최에 대한 명확한 비즈니스 목적을 가지고 있어야합니다. 성공적인 이벤트 계획을 시작하기에 앞서, 왜 그 이후에 모든 결정이 주요 목표를 뒷받침해야하는지에 대한 이유를 먼저 파악해야합니다. 리드 세대입니까? 귀사 또는 특정 제품에 대한 인지도를 높이는 것입니까? 고객 충성도를 개발하는 것입니까? 아니면 단순히 돈을 벌고 싶니? (역시 괜찮은가요?) 그리고 팀이 목적을 알고 있는지 확인하여 "범위 오름"이 없도록하십시오.
4. 스케줄링시 다른 업계 이벤트에주의하십시오. 달력을 확인하십시오. 공휴일이나 인기있는 휴가 시간에 이벤트를 예약하지 않도록하십시오. 목표 참석자들이 갈 수있는 다른 이벤트를 확인하는 것만 큼 중요합니다.
5. 크기, 위치 및 기타 세부 사항의 변화에 유연하게 대응하십시오. 이벤트 계획 프로세스를 진행할 때 이벤트가 원래 계획했던 것보다 크기, 위치 및 기타 여러 가지 방식으로 변경 될 수 있습니다. 처음부터이 모든 작업을하고있는 이유를 놓치지 않는 한 자연스럽고 완벽합니다. 약간의 유연성이 필요합니다.
6. 당신의 한계를 아십시오. 우리는 모두 목표가 훌륭한 라이브 이벤트를 던지는 것임을 알고 있습니다. 이를 위해 우리는 현실적으로 할 수있는 일과 할 수없는 일에 대해 알고 있어야합니다. 예산이든 시간적이든간에. 일주일 후에 실시간 이벤트를 개최하기로 결정했다면 좀 더 친밀한 관계를 계획하십시오. 큰 행사 인 경우 몇 개월 앞두고 준비하십시오. 예산이 작은 경우 독창성과 많은 자필로 일해야합니다.
7. 스마트 목표를 만듭니다. 항상 전략부터 시작하십시오. 모든 비즈니스를 구축하는 것처럼 훌륭한 이벤트는 강력하고 사려 깊으며 측정 가능한 전략으로 시작됩니다. 라이브 이벤트는 브랜드를 공유하고 타겟 시장과 연결하며 제품에 대한 피드백을 얻는 놀라운 방법이지만 달성하려는 목표를 알아야합니다. SMART 목표에 충실하고 목표로하는 것을 개략적으로 설명하십시오. 그런 다음이 목표를 달성 할 수 있는지 확인하십시오.
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예산: 행사 비용 지불 방법
8. 귀하의 행사에 대한 "재정적 계획"을 개발하고 숫자를 추산하십시오. 이벤트 비용 지불 방법을 알아보십시오. 대부분의 행사는 스폰서 십, 티켓 판매, 내부 마케팅 예산 또는이 세 가지가 모두 포함되어 있습니다. 이벤트 예산을 작성할 때 각 영역에서 실제로 올릴 수있는 금액을 예상해야합니다. 장소를 예약하거나 계약서에 서명하기 전에 먼저 스폰서 서명을 시작하거나 사전 티켓을 판매하여 자금 지원에 대한 충분한 관심이 있는지 확인하는 것이 좋습니다.
9. 경비 예산을 만들고 "현물"스폰서 기부금을 통해 비용을 절감하십시오. 이벤트는 평균 중소 기업 소유주가 생각하는 것보다 많은 비용이 드는 경향이 있습니다. - 주로 개최지와 음식 및 음료에 관해서. 당신이 필요로 할 모든 허가증과 면허증을 가격을내는 것을 잊지 마십시오. (이것은 이벤트 플래너가 두통을 피하는 데 도움이 될 수 있습니다.) 모든 비용에 대한 포괄적 인 목록을 작성한 후 후원사가 "현물"로 제공 할 수있는 역할을 할 수 있다고 생각되는 부분을 강조하십시오. 다른 브랜드 및 파트너가 이벤트를 개최하면 더 많은 것을 저장할 수 있습니다.
10. 이벤트 자금을 모으기위한 새로운 옵션으로 crowdfunding을 고려하십시오. 이벤트를 처음 실행하는 경우 크라우드 펀딩 플랫폼을 사용하여 위험을 완화하십시오. 이러한 플랫폼에 이벤트를 게시함으로써 참석자는 행사 티켓을 발급 받아야합니다. 필요한 최소 참석자 수가 충족되지 않으면 이벤트가 발생하지 않습니다.
마케팅: 사람들이 참석하도록 유도
11. 상세 마케팅 계획이 필요합니다. 이벤트에 대한 마케팅 계획을 작성하십시오. 당신이 조직적 일수록 더 전문적인 이벤트가 될 것입니다.
12. 노력에 지치지 않으면 이벤트가 실패합니다. 만약 당신이 혼자서 당신의 사건에 참여하고 싶지 않다면 … 시장, 시장, 시장, 시장 … 그리고 시장을 좀 더.
13. 사람들이 나타나기 좋은 이유를 정의하십시오. 참석자들의 추첨은 무엇입니까? 문안에 목표 참석자를 불러올 이벤트에서 수행중인 작업을 정의해야합니다. 소비자 제품의 경우 엔터테인먼트 및 제품 데모와 공짜가있는 파티가 될 수 있습니다. 비즈니스 관중에게는 교육 컨텐츠 또는 흥미롭고 유명한 유명 연사가 될 수 있습니다. 그것이 무엇이든, 왜이 특정한 청중이 들어 오기를 원하는지와의 연관성을 잃지 마십시오.
14. 목표 시장이 출석해야하는 이유를 서면으로 작성하십시오. 이점이 명백하다고 가정하지 마십시오. 이벤트를 홍보 할 때 타겟 시장에 그들이 무엇을 배우고, 누가 만날 것이며 왜 그들이 있어야하는지 알려주십시오. 친구들이 친구들에게 말할 것이라고 가정하지 마십시오. 연사를 사용하는 경우, 경청자에게 행사를 홍보 할 수 있도록 광고문 사본을 제공하십시오.
15. 미디어와 대화하는 법을 배웁니다. 기자들은 매우 바쁘고 항상 마감 기한에 있습니다 … 판매 상담을들을 시간이 없습니다. 정보가 존재 함을 알리고 미래의 이야기를 위해 당신이 그 분야의 전문가임을 알리십시오. 연락을 취할 때 해당 정보를 포함하십시오.
16. Twitter 해시 태그 사용. Twitter는 이벤트를 홍보하고 이벤트를 중심으로 온라인 커뮤니티 감각을 기르기에 좋습니다. 초기에 유일한 해시 태그를 설정하십시오. 트위터를 먼저 검색하여 아직 사용하고 있지 않은지 확인하십시오. 해시 태그를 이벤트 웹 사이트에 넣고 사이트에서 공유하기 위해 트윗 버튼을 사용하는 경우 해시 태그를 미리 작성한 구술로 바로 작업하십시오. 사람들이 트윗 할 때 트위터에서 자동으로 이벤트를 홍보합니다.
$config[code] not found17. 온라인 소셜 사전 이벤트를 사용하여 메인 이벤트 홍보. 이벤트에 관심을 가지려면 메인 이벤트 몇 주 전에 Google 행 아웃이나 Twitter 채팅을 시도하십시오. 연사 몇 명을 초대하여 온라인 사교 행사에 참여하십시오. 주요 행사에 참석할 내용을 미리보고, 연사가 다루는 내용에 대해 토론하거나 활동을 강조하십시오. 그것은 기대를 창출합니다.
18. 소셜 미디어 네트워크에서 광고를 구매하십시오. 소셜 네트워크에서 광고를 구매하면 작은 이벤트가 간과되는 경우가 많습니다. 무엇보다도 소셜 광고 플랫폼 (Facebook, LinkedIn 및 Twitter)은 지리적 위치에서 타겟 잠재 고객에게 도달하는 데 크게 도움이되는 심도있는 타겟팅 옵션을 제공합니다. 좋은 소식은 큰 예산이 필요없고 티켓 판매를 쉽게 측정 할 수 있다는 것입니다.
19. YouTube를 사용하여 이벤트를 홍보하십시오. YouTube는 Google 이후 전세계에서 두 번째로 검색 엔진입니다. 이전 이벤트의 비디오를 업로드하거나 연사 / 연주자와의 인터뷰는 잠재 참석자가 구매를 클릭하도록 유도하는 좋은 방법입니다. 비디오는 시각적 단서를 제공하므로 의사 결정 프로세스에 크게 영향을 미칩니다. 우리는 항상 어떤 일이 일어날 지 모르는 위험을 느끼고 있습니다. 비디오는 긴장을 완화시킵니다.
20. 저탄소 프로모션 비디오 제작. 어떤 포스터 보드, 로열티없는 뮤직 클립, 좋은 스마트 폰 비디오 카메라로 창의력을 발휘하면 앞으로있을 일을 홍보 할 수있는 재미있는 비디오가 만들어집니다. 소규모 비즈니스 이벤트를 홍보하기 위해 예산을 소진 한 좋은 예가 있습니다.
21. 관련 지역 블로거를 만나십시오. 블로거와 똑똑하십시오. 이벤트에 참여하기 위해 지역 블로거를 참여시키는 것은 대개 이벤트 전, 도중 및 후에 관객을 확보하는 훌륭한 전략입니다. 블로거는 일반적으로 광범위한 도달 범위에 의존하며 일반적으로 전통적인 미디어 규칙을 따르지 않습니다.
22. Meetup과 같은 이벤트 등록 플랫폼 활용. 기존 플랫폼을 사용하십시오. 이것이 이벤트를 실행하기위한 첫 번째 시도이고이를 홍보 할 기술이 부족하다면 Meetup.com을 살펴보십시오. Meetup은 온라인 이벤트를 관리하는 제품군을 제공하는 것 이외에 해당 지역의 관련 고객에게 훌륭한 리퍼러입니다. 또한 등록과 RSVP 관리 기능을 갖추고있어서 경험이없는 사용자에게 특히 편리합니다.
23. 온라인 등록을 사용하십시오. 사람들을 놀라게하는 더 쉬운 방법은 아날로그 등록 (팩스, 은행 어음 또는 입구에만 해당)을하는 것입니다. 최대한 빠른 시일 내에 많은 수의 참석자를 확보 할 수 있도록 온라인 등록을 제공하면 수치를 예측하고 곧 예산을 공개하는 데 도움이됩니다.
24. 귀하의 그룹에 음식을 제공하는 사이트에 등록하십시오. 참석하고자하는 사람을 알게되면 다음 단계는 자신을 앞에 두는 것입니다. 전국적으로 이벤트를 전문으로하는 웹 사이트 (예: Meetup, Lanyrd)가 있으며 현지에서 시작하여 위에 나열된 가장 적합한 조사가 있습니다.
25. 지역 홍보 인센티브를 제공하여 홍보하십시오. 관련 언론 매체에 보내진 보도 자료를 통해 뉴스가 빠르게 확산되고 미디어 (온라인 및 오프라인)를 파트너로 활용할 수 있습니다. 그들은 홍보하기를 대가로 귀하의 이벤트에 노출됩니다. 그 수준에 참여하고 싶지 않다면 독자들이 티켓을 얻기 위해 경쟁을 벌이는 아이디어로 접근하십시오.
26. 연사가 추종자에게 알리기 쉽게하십시오. 참석하는 전문가 / 연사가있는 경우 소셜 미디어 추종자 / 전자 메일 가입자에게 자신의 출석을 알리는 것이 좋습니다.
27. 조기 인센티브를주십시오. 빠른 요금의 조기 티켓은 기다림과 잊기보다는 행동하기위한 인센티브를 사람들에게 제공함으로써 초기 가입을 얻는 가장 좋은 방법입니다.
팀: 누가 도울 것입니까?
28. 위임 책임. 비즈니스 규모에 관계없이 항상 책임을 위임하려고하십시오. 모든 세부 사항을 담당하는 한 사람이 일반적으로 잘 작동하지 않습니다. 가능할 때마다 사람들이 가장 즐기는 분야를 장악하십시오. 예를 들어, 회사의 식도락가가 음식 정보를 처리하도록하십시오. 누군가가 자신의 책임을 누릴수록 성공할 가능성이 높아집니다.
29. 추가로 후속 조치를 취하십시오. 일찍 체크인하십시오. 어느 누구도 소액 관제를 실시하고 싶지는 않지만 직원 및 공급 업체가 해당 행사 의무에 부합하는지 확인하십시오. 사람들이 당신이 수시로 업데이 트를 기대하는 한, 당신이 전화하거나 이메일을 보낼 때 좌절하지 않을 가능성이 적습니다.
30. 스폰서는 로열티가 있습니다. 스폰서가있는 경우 - 그들을 왕처럼 대하십시오. 그들은 당신의 행사에 자금을 제공하고 그것을 할 수있게 해줍니다 (귀하의 비즈니스 모델 인 경우). 그들이 스폰서로서 얻게 될 사건이 있기 전에 아주 분명히하십시오.
31. 항상 스폰서를 위해 투표율을 과소 평가하십시오. 100 명의 참석자를 확보 할 수 있다고 생각되면 스폰서 십 피치를 낮은 예상치에 기초하십시오. - 특히 이것이 첫 번째 사건이라면. 실망스러운 것보다 후원자에게 즐거운 놀라움을주는 것이 낫습니다.
32. 사람들에게 그들이 생각하는 것을 묻고 피드백의 좋거나 나쁜 준비를하십시오. 비판을 요청하십시오. 반쯤 괜찮은 일을했다면 많은 명성을 얻게 될 것입니다. 고맙다고 말하지만, CRITIQUE에 대해 질문하고 준비하십시오.
33. 숙련 된 소셜 미디어 팀이 당신의 사건을 다루도록하십시오. 소셜 미디어 팀을 잊지 마세요. 모든 이벤트 나 업계에서 필수적이지는 않지만 점점 더 많은 이벤트가 청중의 바이러스 성 힘을 이용하는 데 중점을두고 있습니다. 청중이 트위터에 올리면 Instagram에서 Facebooking하고 사진을 찍습니다. - 당신도 똑같이해야하고 당신은 훈련 된 팀이 필요합니다.
34. 귀하의 틈새 시장을 위해 일하고 참여하기를 원하는 공급 업체를 찾습니다.. 함께 일할 수있는 최고의 공급 업체는 중소 기업 문화에 익숙한 사람들입니다. 중소기업에서 자주 일하는 벤더 또는 자신의 역할보다 더 큰 수준에서 참여할 벤더를 찾습니다.
이벤트 데이: 당겨 끄기
35. 기대를 세 심하게 설정하고 전달하십시오. 잠재 고객의 만족도가 좋지 않음을 확인합니다. 그들이 참석 한 것으로 기대하는 것을 그들에게 주셨습니다.
36. 태도는 전염성이 있습니다. 이벤트 기간 동안 귀하의 손님들은 귀하의 태도와 역학 관계를 크게 벗어나지 않을 것입니다. 모범을 보이며 좋은 시간 보내십시오.
37. 군중 반응이 당신의 바로미터가되도록합시다.. 이벤트 중 관객을 읽으십시오. 사람들에게 그들이하는 일을 물어보십시오. 일이 잘 진행되고 그렇지 않다면 알게 될 것입니다.
38. 항상 스스로에게 물어보십시오. 이것은 참석자와 어떻게 관련이 있습니까? 잠재 고객의 80 % 이상과 관련된 콘텐츠를 제공하고 있는지 확인하십시오. 청중은 비즈니스와 경력을 향상시키기 위해 확실한 전술로 벗어나야하며 … 연사의 힘을 느껴야합니다. 청중에게 필요한 것을 제공하지 않고 귀하의 비즈니스와 당신이하는 일에 대해 말하면 모든 사람들에게 시간과 돈을 낭비합니다.
39. 의식의 마스터 또는 연사 - 연습. 당신은 당신의 사업을 알고 있지만 발표를하는 방법을 알고 있다고 가정하지 마십시오. 프리젠 테이션을 연습하고, 질문에 답하고, 어렵고 대립적인 청중을 다루는 연습을하십시오. 더 준비가 잘되어 있습니다.
$config[code] not found40. 최선을 다하십시오.. 부분을보세요 … 편안하고 유행을 추구하십시오. 당신이 회계사 또는 변호사이더라도, 가장 특유한 한 벌 또는 동점자를 선택하십시오. 사람들은 자신이 얼마나 편안하게 피부에 있는지 기억합니다.
비상 계획: 일이 잘못 될 때해야 할 일
41. 사건을 한 단계 한 번 상상해보십시오. 한 칸에서 무엇이 잘못 될 수 있는지, 두 번째 칸에서는 비상 계획이 2 열로 구성된 목록을 작성하십시오. 예상치 못한 것에 대비하십시오. 어쩌면 사운드 시스템이 실패 할 수도 있습니다. 어쩌면 당신의 기조 연설자가 보석 될지도 모릅니다. 대처하고 계속 나아갈 수 있습니까?
42. 공백을 채우기 위해 손을 빌려줄 준비를하십시오.. 앞서 계획하는 것이 성공을위한 훌륭한 공식이지만 결코 충분하지 않습니다. 뜻밖의 일이 항상 생깁니다. 따라서 참지 마땅한 환경을 위해 약간의 여분의 팔꿈치 기름을 바르면됩니다. 이것은 케이터링 준비, 인쇄 요구 사항, 게스트 숙박, 일기 예보, 엔터테인먼트 등에 적용됩니다.
위의 중소 기업 이벤트 기획 팁에 공헌 한 전문가들에게 큰 감사를드립니다.
- Matt Telfer, 마케팅 매니저, Heart Internet 및 마케팅 담당 블로거 팁 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Doubet Consulting 전무 이사 팁 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, 이벤트 플래너 및 소유자, L2 이벤트 제작 팁 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, 인터넷 마케팅 및 제휴 프로그램 관리자, 2 일째 인쇄 팁 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, 최고 이벤트 전문가, Liz King 이벤트 팁 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, 이벤트 업계 연사 및 이벤트 관리자 블로그 편집자 팁 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, Technology Evangelist 및 Small Biz Technology 편집자 팁 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, 중소기업 동향 창업자 겸 CEO 팁 16, 17, 20
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