대부분의 중소 기업 소유주에게 가장 스트레스가 많은시기 중 하나는 지불금이 고객으로부터 유입되지 않기 때문에 현금 흐름이 빡빡 해지는 경우입니다. 귀하의 비즈니스가 매끄럽게 진행되지 않고 있지만 고객이 적시에 지불하지 않기 때문에.
인보이스 발행 및 수익 지급에 대한 본 안내서에서 고객에게 인보이스 발행을위한 모범 사례를 알려 드리고자합니다. 또한 현금 흐름에 대해 걱정할 필요가 없도록 가능한 한 가까운 시간에 돈을받을 수있는 방법을 공유하고자합니다.
$config[code] not found인보이스 소프트웨어 사용
Hiveage와 같은 인보이스 소프트웨어를 사용하면 비즈니스에 여러 가지 이점이 있습니다. 우선, 귀하의 회계 프로세스가 전문적이고 조직화되어 있음을 고객에게 보여줍니다. 그들은 또한 그들이 균열을 빠져 나가 지불을 놓칠 수 없다는 것을 알게 될 것입니다.
결국 특정 고객에게 제공되는 특별 프로모션, 고객이 지불하는 속도가 느리거나 느리거나, 인보이스가 만기가 지난 인보이스 등을 쉽게 추적 할 수 있습니다.
고객이 인보이스 발행 대 지불 내역에 관심이있을 때 도움이되는 자세한 보고서를 실행할 수도 있습니다. 또한 고객이 청구 한 금액과 관련하여 고객이받은 제품 또는 서비스에 대해 항의하는 경우에도이 보고서를 실행할 수 있습니다.
시작시 인보이스 세부 사항 토론
신규 고객과의 작업을 시작할 때 가능한 한 일찍 송장 세부 사항을 확인하는 것이 좋습니다. 구매 주문 번호와 같은 것이 하나 없어서 일부 고객은 인보이스 결제를 중단하게됩니다. 성공적인 인보이스 발행을 보장하기 위해 처음부터 바로 설정해야 할 사항이 있습니다.
고객이 함께 작업을 시작할 때 W-9가 필요합니까? 고객이 각 인보이스에 특정 프로젝트 이름 또는 PO 번호를 원하십니까? 고객이 여러 개의 사업장 주소를 가지고 있고 적절한 경로 지정을 위해 인보이스 발행시 특정 사업장 주소가 필요합니까? 이러한 일들을 찾아서 합법적 인 변제가 없어 지불을 지연시킬 수 있습니다.
대부분의 고객은 이메일을 통해 온라인 인보이스를받는 것이 좋습니다. 그러나 일부는 여전히 그 하드 카피를 메일에 올리고 싶어합니다. 이에 따라 인보이스를 보내십시오.
인보이스 발행의 경우 고객마다 다른 규칙이 적용됩니다. 일부 인보이스는 회사 소유자에게 승인을 받아야만 회계 부서로 전달됩니다. 다른 사람들은 당신이 일하는 프로젝트 매니저에게 CC를 통해 회계 처리를해야만 OK를 회계로 보낼 수 있습니다.
승인을 받기 위해 인보이스를 한 사람에게 PDF로 보내야하는 경우가 있습니다. 그런 다음 승인을 위해 다른 사람에게 보내야합니다. 마지막으로 전자식으로 외부 회계 부서로 보내야합니다.
고객의 프로세스가 무엇인지 알아 내고 이에 따라 처리하십시오.
명확하게 당신의 기간을 정의하십시오
놀랍게도 일부 사람들은 지불 조건을 지정하지 않습니다. 송장 수령 즉시 기본값을 그대로 두십시오. 지불 조건이 수령시 지불해야하는 것이 아니라면 인보이스에 따라 지불 조건을 변경해야합니다. 그렇지 않으면 사용자는 지불 조건을 기본 설정에서 변경하지 않고 자신의 지불 조건을 구성한다고 가정합니다.
지불 조건에 관해서는, 당신이 일하기 전에 돈을받는 것을 확인하거나 제품을 보내는 한 가지 방법은 선급금에 대한 할인을 제공하는 것입니다. 고객은 조금만 구할 수있는 기회를 사랑하며, 굳은 걱정에 대해 걱정할 필요가 없다는 사실을 좋아할 것입니다.
인보이스 발행시기를 명확하게 정의하십시오.
고객에게 월말, 매월 첫째, 매달, 매주, 격주 또는 프로젝트가 끝날 때 일반적으로 인보이스를 발송한다는 사실을 고객에게 미리 알리십시오. 이렇게하면 언제 인보이스를 받을지 예상 할 수 있으며 예상되는 시간을 알 수 있습니다.
지불하는 방법 하나 이상을 제공합니다.
고객 중 90 %가 PayPal을 사용하거나 온라인으로 지불한다고해서 다른 10 %가된다는 것을 의미하지는 않습니다. 고객이 신용 카드 또는 수표로 지불하도록함으로써 대부분의 고객에 대한 대부분의 장벽을 제거 할 수 있습니다.
고객이 원하는대로 지불 할 수 있도록하려면 우편 주소를 인보이스에 넣고 PayPal 외부에서 온라인으로 지불 할 수있는 추가 지불 옵션을 사용하십시오.
PayPal에 좋은 신용 카드 처리 대안으로는 Stripe, Braintree 및 Authorize가 있습니다. 이들 3 명 모두 비슷한 가격을 거래 당 2.9 % + 0.30 달러에 책정했다. 추가 비용은 다음과 같습니다.
- Braintree는 처음 50k에서 거래 수수료를 부과하지 않습니다. 그들은 국제 통화 거래에 대해 1 %의 추가 수수료를 부과합니다.
- Braintree와 Stripe는 $ 15의 지불 비용을 청구합니다.
- 스트라이프는 국제 통화 거래에 대해 2 %의 추가 수수료를 부과합니다.
- 청구 금액에 49 달러의 설치비, 25 달러의 월별 게이트웨이 수수료, 국제 거래에 대한 평가 수수료 1.5 % 및 환불 수수료 25 달러를 승인하십시오.
너는 어떻게 선택하니? 귀하의 비즈니스에 대해 물어볼 몇 가지 질문이 있습니다.
- 휴대 전화 또는 휴대 기기에서 직접 결제 하시겠습니까?
- 표준 신용 카드 지불 (Visa, Mastercard, Discover, AMEX 등) 만 수락하고 싶습니까? 아니면 Apple Pay, Bitcoin 또는 Venmo와 같은 최신 결제 수단을 수락하고 싶습니까?
- 구독 결제가 필요합니까? 분할 지불 옵션?
- 전 세계 고객이 있고 PayPal을 사용할 수없는 국가에 있습니까?
이러한 질문에 대한 답변을 얻은 후에는 지불 프로세서의 기능을 필요에 맞게 조정하여 비즈니스에 적합한 지불 프로세서 기능을 결정할 수 있습니다.
또한 PayPal에 대해 무언가가 있기 때문에 PayPal을 통해 지불하지 않는 고객이있는 경우 Braintree가 PayPal에 인수 된 이후 Braintree를 좋아하지 않을 수 있습니다.
인보이스 발송 확인
귀하는 인보이스 발행 소프트웨어에 의존 할 수 있음을 알고 있습니다. 따라서 소프트웨어를 믿을 수 없기 때문에 반드시이 작업을 수행하는 것은 아니지만 예를 들어 인보이스를 보낸 첫 번째 알림을받는 것이 더 있습니다.
처음 고객에게 송장을 보낸 후 송장을 수령해야하는 사람과 송장에 방금 보내 준 송장이 필요한 사람에게 전자 메일로 보내십시오. 그것은 당신의 프로젝트 업데이트와 함께 캐주얼 언급으로 포함될 수 있습니다.
일반적으로 처음 지불하는 고객이나 정기적으로 지불이 늦은 고객 만이 작업을 수행하면됩니다. 최초 고객의 경우 인보이스 세부 사항이 올바른지 확인할 수 있습니다.
부드러운 미리 알림 보내기
모든 사람이 정시에 100 %를 지불하지는 않습니다. 어떤 사람들은 합법적으로 너무 바빠서 의도하지 않게 송장을 잊어 버릴 것입니다. 처음에는 인보이스가 실수로 잊어 버렸다고 가정하고 그에 따라 리마인더의 틀을 지정하려고합니다.
인보이스를 재발송 할 때 인보이스 알림에 접근하는 몇 가지 좋은 방법은 특수 상황에 대한 몇 가지 문구를 포함하여 다음을 포함합니다.
- 아직 내 인보이스를 보지 못했던 것으로 나타났습니다. 단지 그것이 올바르게 통과하지 못했다면, 나는 그것을 다시 보내고 있습니다. 별도의 전자 메일로 PDF를 통해 사본을 첨부하겠습니다. 요즘 이메일 스팸 필터에 대해 잘 알지 못합니다.
- 나는 당신이 최근에 시작된 새로운 프로젝트로 바쁘다는 것을 알고 있습니다. 받은 편지함에 묻힌 경우를 대비하여 지난 달의 작업에 대한 인보이스가 있습니다.
- 네가 좋은 여행을했기를 바란다. 나는 당신이 아마 따라 잡기 위해 많은 것을 알고있다. 그래서 나는 그것이 30 일 이래로 이것이 목록의 맨 위에 올랐 으면 좋겠다.
- 지난 달의 인보이스에 대한 알림입니다. 시간이 흐르지 만, 30 일이 지난 지금, 나는 당신에게 알려줄 것이라고 생각했습니다.
대부분의 경우 문제가 해결되어야하며 회신 및 결제를 받아야합니다. 한 사람에게서 응답을받지 못하면 항상 다른 사람에게 부드러운 알림을 보낼 수 있습니다. 그 사람은 귀하가 귀하의 인보이스에 관해 귀를 기울이지 않았으며 귀하가 청구서를 받았음을 확실히하고 싶다는 사실을 알리십시오.
개인화 된 미리 알림이 없어도 괜찮습니다. 대신 자동 알림을 보내도록 선택할 수 있습니다!
발을 내려 놓으십시오.
위의 알림이 눈에 띄지 않으면, 좀 더 공격적으로해야 할 수도 있습니다. 송장이 만기일이 지나면 심각하게 지워지는 경우 특히 중요합니다. 이 길을 가기 전에 고려해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.
- 이 회사가 고객으로 남아 있기를 원하십니까? 당신이 그렇게한다면, 느린 지불에 호의적 인 것은 당신에게 그들의 미래 충성도를 얻을 수 있습니다.
- 미납으로 인해 배송 또는 서비스를 중단 할 수 있습니까? 다시 말하지만,이 선택은이 회사가 고객으로 남을 것인지 여부에 달려 있습니다.
이러한 대답을 염두에두고 그에 따라 행동하십시오. 디지털 및 우편으로 인보이스를 다시 발송하십시오. 고객에게 전화를 걸어 제품에 어려움이 있음을 이해하고 동의 한 서비스를 완료했거나 제품 인도 물을 보냈음을 고객에게 알리십시오. 따라서 현재 지급은 즉시 지불해야합니다.
그렇습니다. 불편할 수 있습니다. 그러나 또한 사업이기도합니다. 고객이 늦게 지불하는 유일한 공급 업체는 아니므로이 문제를 시행하는 유일한 회사는 아닙니다. 그러나 만약 당신이 그들에게 압력을 가하는 유일한 사람이라면, 먼저 돈을받을 것입니다. 또는 필수 유틸리티, 임대료 및 기타 청구서를 지불 한 후에 적어도 먼저.
이 문제를 계속하면 당신과 당신의 고객 모두에게 실망 스러울 수 있지만, 돈을받는 데는 중요 할 수 있습니다. 일부 중소기업 소유주들은 법안이 만기가 된 지 2 년 만에 급여를받는 것으로보고했습니다. 늦은 것이 결코 좋지는 않지만 결코 결코 좋지 않습니다.
Shutterstock을 통한 송장 이미지
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