대부분의 전문가들은 자신의 커리어의 어느 시점에서 공식 비즈니스 서신을 초안해야합니다. 직업을 찾고, 직장을 그만두고, 고객과 의사 소통을하거나, 비즈니스 편지를 올바르게 포맷하고 쓰는 것은 전문성을 나타냅니다. 그러한 편지를 쓰려면 올바른 형식을 따르고 전문적인 언어를 사용하여 필요한 모든 요구 사항을 해결하십시오.
블록 서식 지정
형식적인 비즈니스 서신의 가장 일반적인 형식은 블록 형식입니다. 이 형식을 사용하면 모든 텍스트가 왼쪽으로 지나가고 페이지 전체에 1 인치의 여백이 생깁니다. 이 형식으로 편지를 쓰려면:
$config[code] not found- 레터 헤드가 미리 인쇄되지 않은 경우 주소를 입력하십시오.이 경우 레터 헤드는 날짜로 시작합니다.
- 선을 건너 뛰고 날짜를 추가하십시오.
- 다른 줄을 건너 뛰고 편지 수신자의 이름과 주소를 추가하십시오.
- 다른 줄을 건너 뛰고 인사말을 삽입 한 다음 콜론을 입력하십시오.
- 다른 줄을 건너 뛰고 편지를 시작하십시오.
- 편지 본문 뒤에 닫기를 입력하십시오.
- 세 줄을 건너 뛰고 이름과 직함을 입력하십시오.
들여 쓰기 서식 지정
들여 쓰기 된 서식은 섹션 간의 간격에 따라 서식을 차단하는 것과 비슷한 패턴을 따릅니다. 그러나 섹션 정렬에 따라 약간의 차이가 있습니다.
- 페이지의 가운데에 맞춰진 줄의 왼쪽 가장자리에 주소와 날짜를 입력하십시오. 다시 인쇄 된 레터 헤드를 사용하는 경우 주소를 다시 입력하지 마십시오.
- 회선을 건너 뛰고 수신자의 이름과 주소를 입력하십시오. 블록 스타일처럼 왼쪽으로 플러시해야합니다.
- 단락 사이에 하나의 공백을 넣은 채로 문자의 각 단락을 반 인치 정도 들여 씁니다.
- 마침표와 서명란을 입력하면 왼쪽 상단이 페이지 중앙에 정렬되고 페이지 상단에 주소와 날짜가 표시됩니다.
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그레이로 당신에게 가져 왔습니다. 그레이로 당신에게 가져 왔습니다.편지 내용
전형적으로, 형식적인 비즈니스 서신은 5 개의 별개의 부분으로 나눌 수 있습니다:
- 수령인에게 편지가 무엇인지 알려주는 소개.
- 글쓰기의 이유.
- 모든 인클로저에 대한 정보.
- 추가 비고 또는 진술.
- 미래 접촉을 나타내는 닫는 것.
예를 들어, 정보 제공 면접에서 후속 조치를 취하는 경우, 회의를 참조하고 후속 조치를 쓰겠다고 말하십시오. 이력서 또는 작문 견본과 같은 서류를 보내려는 경우 편지에 유의하십시오. 예를 들어, "우리가 논의한 것처럼, 나는 내가 쓴 기사의 사본을 동봉했다. XYZ 저널 마케팅 전술에 관해서. "당신이 회의를 높이 평가하고 당신이 구직 활동을 통해 연락을 유지할 것이라는 점을 되풀이하여 끝내십시오. 편지에 약어 나 속어를 사용하지 말고 보내기 전에주의 깊게 교정하십시오.
특별 고려 사항
다른 사람이 귀하를 대신하여 편지를 타이핑 할 경우, 서명란 아래 줄에이를 표시하십시오. 줄을 건너 뛰고 대문자로 머리 글자를 입력 한 다음 슬래시와 타이프 스트의 이니셜을 소문자로 입력하십시오.
편지에 인클로저를 포함하는 경우 편지 맨 아래에 메모를 추가하여받는 사람에게 알리십시오. 서명 줄에서 두 줄 건너 뛰거나 타이피스트 줄에서 건너 뛰십시오. 유형 "인클로저"다음에 괄호 안의 격납 장치 수 또는 콜론과 별도의 번호가 매겨진 행에 나열된 특정 격납 장치 (예: 격납 장치)가옵니다. 1. 재개 2. 샘플 작성.
편지 사본을 다른 사람에게 보내려면 CC 라인도 함께 포함하십시오. 인클로저 선 다음에 선을 건너 뜁니다. CC를 입력하고 콜론과 추가받는 사람의 이름을 입력하십시오. 두 명 이상의 사람이있는 경우 각 이름을 별도의 줄에 넣으십시오.
마지막으로, 보수적이고 읽기 쉬운 글꼴을 선택하십시오. Times New Roman 또는 Arial은 비즈니스 편지에 가장 일반적으로 사용되는 선택입니다.
