이미 비즈니스의 일부 측면을 운영하기 위해 이미 "클라우드"(예: 온라인 접속)를 사용하고있을 것입니다.
그러나 Microsoft Worldwide SMB의 Thomas Hansen 부사장은 클라우드의 이점을 팔아서 판매하더라도 시작하기가 힘들어 보일 수도 있습니다.
그는 점진적인 조치를 취하는 것을지지합니다. 작게 시작하십시오. 그런 다음 시간이 지남에 따라 더 많은 일을하십시오.
$config[code] not found그래서 저는 오늘부터 시작하여 클라우드로 뛰어 들거나 클라우드 애플리케이션의 사용을 늘릴 수있는 10 가지 사항을 간략하게 설명함으로써 이러한 아이디어를 구축 할 것이라고 생각했습니다. 이러한 전술적 인 단계 중 몇 가지를 선택하면 시간을 절약하고 비즈니스를보다 효율적으로 운영하며 비용을 절감 할 수 있습니다.
1) 클라우드에 기본 파일 저장 위치 설정
중앙 온라인 파일 저장소에 대해 이야기하는 것이 중요합니다. 그러나 귀하와 귀하의 직원이 언제든지 파일을 온라인 클라우드 스토리지 플랫폼으로 전송하기 위해 추가 조치를 취해야하는 경우에는 또 다른 문제가 있습니다.
그것에 대해 생각 해봐. 귀하와 귀하의 직원이 로컬 하드 드라이브 또는 장치에 먼저 저장하는 경우 나중에 그 파일을 뒤돌아 클라우드 파일 저장소에 저장하는 데 두 배의 노력이 필요할 것입니다.
그러나 당신은 "그것을 설정하고 잊어 버릴"수 있으므로 여분의 조치를 취할 필요가 없습니다. 그리고 중요한 회사 파일이 자동으로 백업됩니다.
파일을 저장하는 각 직원의 기본 위치가 회사의 온라인 스토리지 솔루션이되도록 컴퓨터를 구성하면됩니다.
예를 들어 Microsoft OneDrive를 클라우드 저장소 솔루션으로 사용하는 경우 Windows 8에서 쉽게 구성 할 수 있습니다. "PC 설정"을 클릭하면 OneDrive에 대한 메뉴 항목이 표시됩니다. 여기에서 On / Off 단추를 클릭하여 OneDrive를 파일 저장을위한 기본 위치로 만들 수 있습니다.
또는 특정 장치에서 원하는 플랫폼으로 변경하는 방법에 대한 온라인 검색을 수행하십시오. 클라우드 스토리지를 많은 장치의 기본 저장 위치로 설정할 수 있습니다.
2) 낮은 매달린 과일: 클라우드 기반 이메일 및 문서 이동
또 다른 논리적 인 출발점은 Office 365와 같은 클라우드 기반 전자 메일 및 문서 플랫폼을 채택하는 것입니다. 아직이 작업을 수행하지 않았다면 비즈니스 이점이 매우 매력적입니다.
첫째, 귀하와 귀하 팀의 개인 생산성 향상에 도움이됩니다. 여러 개의 장치를 사용하는 경우 (내가하는 것처럼!), 사용중인 장치에 상관없이 모든 사무실 유형 문서 및 전자 메일에 액세스 할 수 있습니다. 컨퍼런스에 참석하고 노트북이나 태블릿을 가지고 다니십니까? Office 365와 같은 클라우드 생산성 플랫폼을 사용하면 로그인 만하면 필요한 모든 기능을 사용할 수 있습니다. 나중에 썸 드라이브에서 파일을 전송하거나 나중에 장치를 동기화해야 할 필요가 없습니다.
둘째, 팀 공동 작업에 도움이됩니다. 내 사업에서 팀 구성원 대부분은 집에서 멀리 떨어져 일합니다. 그러나 브라우저 나 모바일 앱과 연결하여 파일과 도구에 액세스 할 수 있습니다.
예를 들어 공유 캘린더를 광범위하게 사용합니다. 이렇게하면 여러 사람 및 부서에 영향을 미치거나 관련된 회사 기한을 추적하고 미리 알림을 중앙 집중화하며 일정을 한 눈에 볼 수 있습니다.
우리는 또한 일상적인 문서 공동 작업을 사용합니다. 우리가하는 일은 전화 회의 나 화상 회의를 통해 회의를 개최하는 것입니다. 그러면 우리는 회의를 진행하는 동안 단일 문서를보고 편집합니다. 또는 중앙 공유 문서에서 회의 노트를 가져옵니다. 그것은 많은 시간을 절약합니다. 회의록을 나중에 라우팅 할 필요가 없습니다. 우리는 같은 문서를 만들고 편집하기 때문에 최신 버전의 문서 버전에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
또한 월간 비용을 분산시킬 수 있습니다. 전면 라이센스 비용은 크지 않습니다. 예산과 여유가 훨씬 큽니다.
3) 중앙 온라인 접수 시스템 생성
일단 모든 사람들이 클라우드에 저장되면, 팀은 공통 파일에 필요한 것을 찾을 수있는 간단한 방법이 필요합니다.
이렇게하려면 온라인 파일 시스템을 만드십시오. 비즈니스에서 매일 생성하는 문서 및 파일 수를 늘리십시오.
일련의 명확하게 레이블이 지정된 폴더를 사용하십시오. 프로젝트별로 프로젝트를 구성합니까? 고객이? 부서별로? 귀하의 비즈니스에 적합한 시스템을 만드십시오.
회사 전체의 파일 시스템을 사용하면 팀에서는 항목을 찾거나 낭비 할 시간을 많이 절약 할 수 있습니다.
4) 클라우드를 통해 고객과 협력 업체가 공유하도록 권장합니다.
파일을 이메일로 몇 번이나 보냈습니까? 그런 다음 이메일을 통해 나중에 사냥하여 필요한 파일을 찾아야합니다.
클라우드를 통해 파일을 직접 공유하여 시간을 절약 할 수 있습니다.
제 3자가 클라우드 공유 플랫폼을 사용하도록 "강요"못할 수 있습니다. 이유는 무엇입니까? "OneDrive 또는 Dropbox 또는 다른 플랫폼에서 파일을 공유하고 편집하는 것은 전자 메일을 통한 시간 낭비를 줄이므로 이점을 신속하게 설명하십시오. 이걸 너와 함께 나눌 수 있을까? "
일부는 이러한 방식으로 파일을 공유하기가 쉽지 않습니다. 그러나 옵션으로 언급하면 놀라실 수 있습니다.
5) 전자 서명 응용 프로그램 사용
서명이 필요한 많은 문서를 보내거나 받으나요? 그렇다면 귀하와 귀하의 팀이 이메일을 보내고, 인쇄하고, 서명하고, 스캔하고, 팩스로 보내는 데 많은 시간을 할애 할 것입니다.
팁: 클라우드 기반 전자 서명 애플리케이션을 확인하십시오. Think, Hello Sign 또는 DocuSign. 다른 전자 서명 옵션도 많이 있습니다.
그들은 많은 시간을 절약합니다. 뿐만 아니라 전자 서명 응용 프로그램은 프린터 나 팩스 기기 근처에있을 때까지 기다리지 않고 즉시 문서에 서명 할 수 있기 때문에 지연 시간을 줄여줍니다.
그들은 또한 서명을 위해 순환하는 서류의 번거 로움을 덜어줍니다. 문서를 모든 당사자에게 전달하여 서명하고 알림을 보냅니다.
6) 클라우드에서 디지털 자산 라이브러리 생성
제가 당신에게 질문을 해봅시다: 회사 디지털 자산을 사냥하거나 포워딩하는 데 얼마나 많은 시간을 할애합니까?
저는 여러분의 로고, 몇 년 전의 트레이드 쇼에 나온 소책자, 작년에 사용한 보드 프리젠 테이션 템플릿, 빈 성과 검토 양식, 공식 회사 사진, 경영진 바이오, 프레스 킷 및 기타 자산에 대해 이야기하고 있습니다.
당신 회사가 예전과 같은 어떤 것이라도, 당신은 그런 종류의 물질을 찾기 위해 너무 많은 시간을 소비합니다.
디지털 자산의 라이브러리를 만듭니다. 클라우드 스토리지 플랫폼에 중앙 공유 폴더를 설정하십시오. 이제 이러한 자산은 언제 어디서나 필요할 때 팀원에게 제공 될 것입니다. 그들은 그들을 찾기 위해 다른 이들을 괴롭힐 필요가 없습니다.
7) 하나의 중요한 비즈니스 시스템을 클라우드로 전환
모든 비즈니스 시스템을 다루고 모든 것을 클라우드로 즉시 옮길 필요는 없습니다. 우선 가장 중요한 세 가지 주요 시스템을 살펴보십시오. QuickBooks, 연락처 데이터베이스 및 재고 관리 시스템 일 수 있습니다.
해당 시스템의 로컬 또는 데스크톱 기반 버전을 계속 사용하는 경우 클라우드 기반 (온라인) 버전의 이점을 평가하십시오. 클라우드 버전을 사용하면 전체 팀이 정보에 액세스하고 공동 작업을 향상시킬 수있는 능력면에서 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 또한 클라우드 시스템을 사용하면 하나의 시스템에서 다른 시스템으로 데이터를보다 쉽게 전송할 수 있으므로 중복 된 데이터 입력과 한 시스템에서 정보의 사일로 효과를 제거 할 수 있습니다.
어떤 앱이 클라우드로 이동하여 가장 큰 강타를 전달합니까? 그것은 묻는 질문입니다.
8) 모든 근로자를 위해 클라우드로 업데이트 된 맬웨어 방지를 요구합니다.
이는 원격 작업자에게 특히 중요합니다.
대기업에는 일반적으로 맬웨어 방지와 같은 안전 장치를 갖춘 회사 네트워크를 구성하는 회사 IT 부서가 있습니다.
그러나 중소기업에는 네트워크가 없을 수 있습니다.
또는 소규모 비즈니스 팀은 종종 네트워크에없는 사람들과 함께 작업합니다. 원격 작업자는 공용 클라우드를 사용하여 집에서 자신의 장치로 연결할 수 있습니다. 인터넷을 통해 단순히 로그온하는 것입니다.
따라서 시스템 또는 데이터에 액세스하거나 파일을 공유하는 모든 사람이 클라우드를 통해 새로운 맬웨어 서명으로 정기적으로 맬웨어 보호를 업데이트하는 것이 중요합니다.
Microsoft는 데스크톱 및 Windows 기반 장치 용 Windows Defender 제품을 기본 제공하며 무료입니다. 활성화되어 있는지 확인하십시오. 또는 다른 맬웨어 방지 옵션을 사용할 수 있습니다.
또한 Windows 10이 올해 말에 출시되면 Windows Update를 통해 보안 기능이 추가 될 것입니다. Windows 10은 비즈니스 용 Windows Update라는 옵션도 제공합니다. 이를 통해 IT 관리자는 보안 업데이트 및 중요 수정 프로그램에 신속하게 액세스하고 업데이트 배포를 제어 할 수 있습니다. 예를 들어 IT 부서가있는 경우 제한된 대역폭을 사용하여 원격 사이트에 패치를 제공 할 수 있습니다.
9) 클라우드 기반 전화 시스템 설치
VOIP (Voice-over-IP) 전화 서비스 또는 소프트웨어 기반 가상 스위치 보드 및 음성 메일 시스템을 고려하십시오.
클라우드 기반 전화 시스템을 사용하면 원격 근무자가 매우 저렴한 비용으로 중앙 전화 시스템에 액세스 할 수 있습니다. 외근 직원이나 집에서 근무하는 소규모 기업의 경우 특히 중요합니다. 팀 구성원이 자체 모바일 장치를 사용하더라도 중앙 확장 및 회사 음성 메일 상자에 모든 사람을 연결할 수 있습니다.
또한 자동 음성 인사말 형태로 전문적인 인상을 얻습니다.
음성 메일 메시지는 전자 메일을 통해 오디오 파일로 라우팅 될 수 있으므로 다른 팀 구성원에게 전달할 수 있습니다.
또한 사용 통계를 통해 팀에서 전화를 사용하는 방법을 확인할 수 있습니다. 예를 들어 고객 지원 기능 관리에 이상적입니다.
10) 화상 회의 사용
마지막으로 비디오를 통해 가상 회의를 다양하게 활용하십시오. 이미 사용하고 있다면 환상적인 - 더 많은 일을하십시오.
비디오는 개인 여행의 비용 부담없이 고객 및 판매 전망에 대한 개인적인 상호 작용의 영향을 제공합니다.
화상 회의는 팀에게도 좋습니다. 집에서 일하거나 다른 사무실에있는 사람들은 고립 된 느낌을 가질 수 있습니다. 이것은 demotivating 수 있습니다. 전자 메일 및 인스턴트 메시징은 유용하지만 팀 구성원의 음성 정보를 듣거나 보스 스마일을 보는 대신 사용할 수는 없습니다. 비디오는 사람들이 느끼는 것을 느끼게합니다. 그것은 함께 일하는 방법을 부드럽게합니다.
많은 중소 기업은 Skype를 무료로 사용하므로 많은 사람들이 이미 익숙한 개인 용도로 Skype를 사용합니다. 어떤 회의 솔루션을 선택 하든지 관계 없습니다.
이 10 가지 아이디어를 통해 클라우드로 더 많은 것을 할 수 있기를 바랍니다. 클라우드와 관련하여 비즈니스가 원활하게 운영되고 있는지 확인하십시오.
즉시 이들 모두를 다루지 마십시오. 하나 또는 두 가지를 선택하고 시작하십시오.
이 글을 쓰는 시점에서 Anita Campbell은 Microsoft Small Business Ambassador Program에 참여하고 있습니다.
Shutterstock을 통해 낮은 매달린 과일 사진
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