고객의 문의 사항을 해결하는 데 필요한 중요한 문서가있는 이전 폴더를 찾기 위해 서류 캐비닛을 통해 소총을 던지라고 강요당하는 경우를 상상해보십시오.
글쎄요, 서류상의 서류 안에 보관 된 그러한 정보를 찾는 것은 과세, 좌절감을 줄 수 있으며 의심의 여지가 있습니다. 그러나 이전 문서를 스캔하여 전자 데이터베이스에 저장하면 문서 관리를 훨씬 쉽고 효율적으로 수행 할 수 있습니다.
$config[code] not found문서 스캐닝이란 무엇입니까?
문서 이미징이라고도하는 문서 스캐닝은 단순히 종이 문서 (또는 마이크로 필름)의 디지털 이미지를 캡처하는 프로세스로 정의됩니다.
"영국의 문서 관리 및 스캐닝 서비스 인 Kefron의 문서 이미징 전문가 인 Neil McKeever는 Small Business Trends에서 전자 메일 응답을 통해"종이 문서가 전자 검색 이미지로 변환되어 비즈니스 프로세스에 큰 도움이되는 방법입니다.
물리적 문서를 디지털 형식으로 변환하는 전 과정에는 OCR (Optical Character Recognition) 소프트웨어를 사용하여 이미지를 스캔하고 캡처하는 작업도 포함됩니다. OCR은 디지털 그림을 지능적으로 인식하여 문서 내에서 키워드를 검색 할 수 있도록 텍스트 문서로 변환합니다.
McKeever는 "문서 작업을 올바르게 수행하면 문서 검색이 비즈니스 운영 방식을 바꿔 시간과 비용을 절약 할 수 있습니다.
문서 스캔의 비즈니스 이점
중소기업 고객이 정보 관리 시스템을 가장 효율적이고 적시에 구현 및 유지 관리 할 수 있도록 돕는 것이 McKeever에 따르면, 문서 스캐닝 (또는 이미징)이 귀사의 비즈니스에 유용 할 수있는 여러 가지 이유가 있습니다.
그는 기업용 문서 스캐닝의 6 가지 주요 이점을 설명합니다.
1. 문서 스캐닝으로 시간과 돈을 절약 할 수 있습니다.
버튼 하나만 클릭하면 모든 파일 및 문서에 쉽게 액세스 할 수 있기 때문에 필요한 문서를 찾기 위해 상자 나 파일을 검색하는 데 시간을 낭비하지 않아도됩니다. 몇 초 내에 완료해야하는 데 몇 시간이 걸릴 수있는 작업에 대해서는 직원에게 비용을 지불하지 않을 것입니다.
2. 문서 스캐닝으로 고객 서비스 향상
문서 이미징을 사용하면 파일의 모든 부분을 디지털화하고 다양한 메타 데이터로 색인을 생성 할 수 있습니다. 즉, 인보이스 번호와 같은 특정 정보가 필요한 경우 즉시 찾을 수 있습니다. 이는 가능한 한 빨리 고객의 요구를 충족시키려는 경우에 특히 유용합니다.
3. 문서 스캐닝으로 저장 공간 줄이기
모든 실제 문서를 디지털 파일로 변환하면 더 이상 가까이에 저장할 필요가 없습니다. 박스형으로 보관하여 전용 사이트에 안전하게 보관할 수 있으므로 사무실 공간을 확보하여 중요한 일을 처리하고 종이 파일 저장과 관련된 비용을 줄일 수 있습니다.
4. 문서 스캐닝으로 보안 성 향상
현장에서 종이 파일을 필요로하지 않으므로 뛰어난 보안 프로토콜을 갖춘 전용 저장 장치에 보관할 수 있습니다. 모든 디지털 파일과 백업을 안전한 서버에 원격으로 저장할 수 있기 때문에 사무실의 보안에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
5. 문서 스캐닝을 통해 공유하고 공동 작업 할 수 있습니다.
종이 파일에 비해 디지털 파일의 또 다른 장점은 문서 공유입니다. 여러 동료가 필요할 때 동일한 문서에 액세스 할 수 있으므로 한 부서에서 다른 부서로 서류 파일을 전달해야하는 불필요한 시간을 다시 줄일 수 있습니다.
6. 문서 스캐닝을 통해 규정 준수 요구 사항 충족
마지막으로 업계에서 준수 절차를 수행하려면 물리적으로뿐만 아니라 일부 문서를 디지털 방식으로 보관해야합니다. 안전하고 효율적인 문서 이미징 솔루션을 제자리에 배치하면 시간과 노력을 절약 할 수 있습니다.
Shutterstock을 통해 사진 스캐닝
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